Rutiner för beredning av avtal och överenskommelser

Rutinerna som beskrivs nedan tar i första hand sikte på hanteringen av bidragsavtal överstigande 6 000 000 kr samt uppdragsavtal överstigande 500 000 kr.

Dessa typer av avtal upprättas i normalfallet hos motparten och ska tecknas av rektor i enlighet med universitets delegationsordning. Dokumentet innehåller även en beskrivning av handläggningsordningen av avtal som upprättas vid någon av fakultetens institutioner och som ska undertecknas av rektor.

Vid stöd och rådgivning avseende avtal som ska tecknas av prefekten vid institutionen kontakta Rättssekretariatet vid Rektors kansli via ”Fråga juristen” på su.se/serviceportalen.

Nedan används endast benämningen ”avtal” för enkelhetens skull men när det är fråga om två parter inom staten är den korrekta benämningen ”överenskommelse”.

Avtalet upprättas hos motparten

  • Maila avtalet till avtal@science.su.se. Områdeskansliet gör en första granskning av avtalet och mailar sedan avtalet vidare till juristfunktionen vid Rättssekretariatet. Synpunkter på avtalet lämnas sedan av Områdeskansliet till institutionen som i sin tur framför dessa till motparten.
  • Skicka en kostnadsberäkning. I normalfallet ska SU-mallen för projektbudget skickas in. För det fall institutionen måste medfinansiera ett projekt ska detta redovisas med hjälp av SU mallen som finns här.
  • Vid uppdragsavtal är det vanligt att motparten erhåller ägande- och nyttjanderätt till forskningsresultaten. Ibland reglerar ett avtal inte forskarnas/doktorandernas ägande- och nyttjanderätt. I båda dessa fall måste forskarna/doktoranderna godkänna avtalet.

Mall för forskargodkännande (pdf).

  • Prefekten ska alltid godkänna avtalet, antingen genom att underteckna avtalet eller i en separat skrivelse alternativt via e-post till avtal@science.su.se.
  • När avtalet är färdigställt ska det skickas i två original till Daria Zheltukhina Nyholm på Områdeskansliet. Avtal som undertecknas av rektor ska först ha undertecknats av motparten. Områdeskansliet bereder sedan ärendet inför rektorsföredragningen (RF).
  • När rektor undertecknat avtalet skickar Områdeskansliet motpartens original till institutionen, som ansvarar för att det skickas vidare till motparten. Stockholms universitets original lämnas till registrator. Institutionen får en kopia av avtalet samt protokollsutdrag från RF med e-post.

Avtalet upprättas vid Stockholms universitet

  • Maila det färdiga utkastet till avtal@science.su.se. Områdeskansliet gör en första granskning av avtalet och mailar sedan avtalet vidare till juristerna på Rättssekretariatet för granskning. Synpunkter på avtalet lämnas sedan av Områdeskansliet till institutionen.
  • Skicka en kostnadsberäkning. För det fall institutionen måste medfinansiera ett projekt ska detta redovisas med hjälp av SU mallen som ni hittar här.
  • Vid uppdragsavtal är det vanligt att motparten erhåller ägande- och nyttjanderätt till forskningsresultaten. Ibland reglerar ett avtal inte forskarnas/doktorandernas ägande- och nyttjanderätt. I båda dessa fall måste forskarna/doktoranderna godkänna avtalet.

Mall för forskargodkännande (pdf).

  • Prefekten ska alltid godkänna avtalet, antingen genom att underteckna avtalet eller i en separat skrivelse alternativt via e-post till avtal@science.su.se.
  • När avtalet är färdigställt ska det skickas i två original till Daria Zheltukhina Nyholm på Områdeskansliet. Avtal som undertecknas av rektor ska först ha undertecknats av motparten. Områdeskansliet bereder sedan ärendet inför rektorsföredragningen (RF).
  • När rektor undertecknat avtalet skickar Områdeskansliet motpartens original till institutionen, som ansvarar för att det skickas vidare till motparten. Stockholms universitets original lämnas ner till registrator. Institutionen får en kopia av avtalet samt protokollsutdrag från RF med e-post.

BESLUT Områdesnämnden 2014-03-26. Reviderad 2021-08-06.

Senast uppdaterad: 2024-04-14

Sidansvarig: Områdeskansliet för naturvetenskap