Rutiner för beredning av avtal och överenskommelser vid Samhällsvetenskapliga fakulteten

Rutinerna som beskrivs nedan avser hanteringen av bidragsavtal överstigande 6 000 000 kr samt uppdragsavtal överstigande 500 000 kr, vilka ska tecknas av rektor i enlighet med Stockholms universitets delegationsordning.

Dessa typer av avtal upprättas i normalfallet hos motparten. Rutinerna innehåller även en beskrivning av hanteringen gällande avtal som upprättas vid någon av fakultetens institutioner.

Nedan används benämningen ”avtal” för enkelhetens skull men när det är fråga om två parter inom staten är den korrekta benämningen ”överenskommelse”. Det är viktigt att notera att alla avtal och överenskommelser där Stockholms universitet är part ska regleras skriftligen.

Stöd och rådgivning

För stöd och rådgivning avseende avtal som ska tecknas av prefekt vid någon av fakultetens institutioner kontaktas Rättssekretariatet vid Rektors kansli via ”Fråga juristen” på su.se/serviceportalen. För avtal kan som ska tecknas av rektor, kontakta avtalsansvarig på Samhällsvetenskapliga fakultetskansliet.

Kontakt vid Samhällsvetenskapliga fakulteten

För att komma i kontakt med avtalsansvarig på Samhällsvetenskapliga fakultetskansliet skicka i första hand e-post till avtal@samfak.su.se.

Avtal som upprättas hos motparten

  1. Läs noga igenom Handläggningsordning för avtalsarbete för att kontrollera att avtalet innehåller alla väsentliga delar.
  2. Skicka avtalet till fakultetskansliets funktionsadress, avtal@samfak.su.se, där avtalsansvarig gör en första granskning av avtalet och sedan skickar det vidare till Rättssekretariatet för ytterligare granskning. Synpunkter på avtalet lämnas därefter av fakultetskansliet till institutionen som i sin tur framför dessa till motparten.
  3. När fakultetskansliet anser att avtalet är i sin ordning kontaktas institutionen om att de kan be motparten om underskrifter. Avtalet ska upprättas i två original där varje part får varsitt. Prefekten vid den berörda institutionen ska alltid underteckna avtalet. Rektor vid Stockholms universitet undertecknar alltid avtalen sist.
  4. Digital signering kan användas och är ofta att föredra. Stäm av med avtalsansvarig vid fakultetskansliet vilket signeringsverktyg som används och för att veta exakt till vilken e-postadress det ska skickas.
  5. När motparten samt institutionsföreträdare undertecknat avtalet skickar institutionen det till fakultetskansliet som ordnar med diarienummer samt förbereder avtalet inför Rektorsföredragningen (RF). RF äger rum varje torsdag med sista dag för anmälan av nya ärenden på förmiddagen tisdagen samma vecka.
  6. När rektor undertecknat avtalet skickar fakultetskansliet motpartens original till institutionen, som ansvarar för att det skickas vidare till motparten. Stockholms universitets original lämnas till registrator för arkivering. Institutionen får en kopia av avtalet samt protokollsutdrag från RF via e-post.
  7. Det är angeläget med god framförhållning i alla steg av processen då det är av stor vikt att avtalet är undertecknat av samtliga parter innan det arbete avtalet omfattar påbörjas.

Avtal som upprättas vid Stockholms universitet

  1. Läs noga igenom Handläggningsordning för avtalsarbete för att kontrollera att avtalet innehåller alla väsentliga delar. Vid rådgivning avseende utformningen av avtalet kontakta juristfunktionen vid Rättssekretariatet.
  2. Skicka avtalet till fakultetskansliets funktionsadress, avtal@samfak.su.se, där avtalsansvarig gör en första granskning av avtalet och som sedan skickar det vidare till juristerna vid Rättssekretariatet för ytterligare granskning. Synpunkter på avtalet lämnas därefter av fakultetskansliet till institutionen. All kontakt med motpart ansvarar institutionen för.
  3. När fakultetskansliet anser att avtalet är i sin ordning kontaktas institutionen om att de kan be motparten om underskrifter. Avtalet ska upprättas i två original där varje part får varsitt. Prefekten vid den berörda institutionen ska alltid underteckna avtalet. Rektor vid Stockholms universitet undertecknar alltid avtalen sist.
  4. Digital signering kan användas och är ofta att föredra. Stäm av med avtalsansvarig vid fakultetskansliet vilket signeringsverktyg som används och för att veta exakt till vilken e-postadress det ska skickas.
  5. När motparten samt institutionsföreträdare undertecknat avtalet skickar institutionen det till fakultetskansliet som ordnar med diarienummer samt förbereder avtalet inför Rektorsföredragningen (RF). RF äger rum varje torsdag med sista dag för anmälan av nya ärenden på förmiddagen tisdagen samma vecka.
  6. När rektor undertecknat avtalet skickar fakultetskansliet motpartens original till institutionen, som ansvarar för att det skickas vidare till motparten. Stockholms universitets original lämnas till registrator för arkivering. Institutionen får en kopia av avtalet samt protokollsutdrag från RF vid e-post.
  7. Det är angeläget med god framförhållning i alla steg av processen då det är av stor vikt att avtalet är undertecknat av samtliga parter innan det arbete avtalet omfattar påbörjas.

Senast uppdaterad: 2024-09-27

Sidansvarig: