Offentlig upphandling – tänk på det här

Vilken hjälp finns att få vid universitetet när det gäller upphandling av varor och tjänster?

– Inköps- och upphandlingssektionen är universitetets stödfunktion gällande just inköp och upphandling. Vi har duktiga inköpssamordnare, upphandlare och upphandlingsjurister som kan sin sak, håller reda på aktuell lagstiftning, och stöttar i att paketera verksamhetens behov till upphandlingsformalia. Vi hjälper till och lotsar genom hela upphandlingsförfarandet.

– Om du planerar att göra ett inköp så ska du börja med att titta i universitetets avtalskatalog. Där finns de flesta av våra ramavtal på plats med information om hur ett köp ska genomföras, kontaktuppgifter till avtalsförvaltare vid SU och till leverantören med mera. Om du inte hittar den information du söker så kan du kontakta inköps- och upphandlingssektionen via serviceportalen så hjälper vi dig vidare.

– Vid alla upphandlingar som överstiger direktupphandlingsnivån på 700 000 kronor ska man vända sig till Inköps- och upphandlingssektionen. En viktig förutsättning för att vi ska kunna ge bästa möjliga stöd är att kontakta oss i god tid, gärna så snart du får forskningsmedel beviljade och har en plan för inköp. På så sätt kan vi planera vårt arbete och se till så att vi har tillgängliga resurser för att hantera upphandlingen så effektivt som möjligt.

Vilka fallgropar stöter du på inom upphandling?

– Det är vanligt att blanda ihop leverantörer respektive varor och tjänster. Bara för att en leverantör tillhandahåller fler produkter än dem vi har upphandlat så får vi inte köpa vilka andra produkter som helst från den leverantörer. Om vi till exempel har upphandlat handdukar från Åhléns så innebär inte det att vi kan använda Åhléns för inköp av muggar. Man upphandlar en specifik vara eller tjänst utifrån sitt behov, inte en leverantör. Det är avtalet som avgör vad vi ska köpa in från vilken leverantör.

– Myten om lägst pris. Lägst pris betyder inte billigt eller dålig kvalitet. Lägst pris kan vara högt om vi lägger kvalitetsribban högt. Om vi tar handdukar som exempel igen så finns det en rad olika leverantörer som kan erbjuda handdukar till olika priser, vissa billigare och vissa dyrare pris per handduk. Men de leverantörer som erbjuder de billigaste handdukarna kanske inte lever upp till de krav universitetet ställer gällande social och miljömässig hållbarhet, transparens och tillgänglighet etcetera. Dessa förutsättningar är en del av priset universitetet får betala för att hantera resurserna på ett ansvarsfullt sätt.

– Dessutom ställer vi ofta krav på att en rad olika saker ska ingå i priset på de produkter vi köper in. Det kan gälla fraktkostnader, emballage och förpackningsmaterial, hanteringskostnader, snabb tillgång till kundsupport och service och så vidare.

– En annan myt är att det jag behöver måste finnas hos redan upphandlad leverantör. Vi har till exempel avtal för IT-produkter såsom datorer och skärmar. Om en forskargrupp behöver en specifik superdator som inte den upphandlade IT-leverantören har så är man inte tvungen att köpa något billigare och sämre därifrån, utan då får man upphandla från en annan leverantör som kan erbjuda det man behöver. Det kan gälla många olika produkter. Dock är det inte en fråga om att favorisera ett visst märke eller leverantör, utan det är funktion det handlar om. Det är behovet som styr inköpet.

Hur är formerna för upphandling beroende på värdet av det som ska köpas in?

– Om varan eller tjänsten uppgår till över 143 000 Euro, eller 1 546 202 SEK, är det EU-krav på att vi måste annonsera på den inre marknaden som består av de 27 EU-länderna samt Norge, Island och Liechtenstein. Under den nivån gäller förenklat förfarande som innebär annonsering i Sverige. Då anses inte intresset hos omvärlden vara lika stort.

– Gränsen för så kallad direktupphandling går vid 700 000 kronor. Men då tittar man inte på enskilda behov av inköp utan på hela myndighetens inköp av varan eller tjänsten. Universitetets inköp av datorer och tillbehör uppgår till exempel till 70 – 100 miljoner per fyraårsperiod, vilket är långt över direktupphandlingsgränsen, även om en enskild dator kostar mindre.

– Vid alla inköp över 100 000 ska man dokumentera att man har tillämpat tillgänglig konkurrens, det vill säga att man har frågat fler än en leverantör om de kan erbjuda likvärdiga produkter. Man ser över och dokumenterar till exempel serviceavtal, garantier och pris. Annonsering är inte ett krav, men man bör ha frågat minst tre leverantörer inför beslutet.

– Om varan eller tjänsten inte finns att tillgå på ett befintligt avtal och inköpet är under 100 000 kan det ske vid ett företag runt hörnet, under förutsättning att det kan leverera det du behöver i rätt tid, till rätt kostnad och kan fakturera enligt universitetets krav.

Universitetets policy för inköp och upphandling

Universitetets regler för inköp och upphandling

Beställ IT-stöd i samband med upphandling

Prenumerera på nyhetsbrev från Inköps- och upphandlingssektionen