Utbildnings- och kompetensplan för miljöarbetet vid Stockholms universitet

Utbildnings- och kompetensplanen beskriver kunskapskrav för olika målgrupper i universitetets miljöarbete samt vilka informationskanaler och utbildningar som krävs för att miljöarbetet ska fungera. Planen omfattar medarbetare och personer som arbetar på uppdrag av Stockholms universitet.

Ansvarig enhet: Planeringssekretariatet
Kontaktperson: Lena Söderlund

1. Inledning och syfte

Stockholms universitet är certifierat enligt miljöledningsstandarden ISO 14001 och ska även uppfylla förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter. Det innebär att det finns krav på medarbetarnas kompetens och utbildning inom miljöområdet.

ISO-standarden ställer krav på att universitetet ska avgöra vilken miljökompetens som är nödvändig hos medarbetare, säkerställa att personerna har lämplig utbildning, upplärning och erfarenhet samt att utbildningsbehov kopplat till miljöaspekter och miljöledningssystemet fastställs. I slutändan ska universitetet också, där så är tillämpligt, vidta åtgärder för att införskaffa nödvändig kompetens och utvärdera dessa åtgärders verkan.

För att uppfylla ISO-kraven syftar denna plan till att beskriva målgrupperna för miljöarbetet, vilka kunskapskrav de ska uppfylla samt vilka informationskanaler och utbildningar som krävs för att miljöarbetet ska fungera. Planen omfattar medarbetare och personer som arbetar på uppdrag av Stockholms universitet.

2. Målgrupper och krav på grundläggande kunskap

Samtliga medarbetare förväntas ha grundläggande kunskaper om miljöarbetet, men därutöver finns flera olika målgrupper som förväntas ha riktad kunskap utifrån sina specifika roller. Dessa målgrupper är:

• Prefekter, föreståndare direkt underställd dekanus och/eller avdelningschefer inom förvaltningen (anges hädanefter som prefekt/motsvarande)
• Miljörepresentanter
• Miljösamordnare
• Medarbetare i laborativ miljö
• Studenter, intressenter och externa leverantörer

Nedan beskrivs vad samtliga medarbetare samt respektive målgrupp förväntas ha för kunskapskrav.

2.1 Samtliga medarbetare

Alla medarbetare ansvarar för att ha tillräcklig kunskap för att minimera miljöpåverkan som sker till följd av arbetet.
Alla som är anställda vid universitetet ska:

• Ha kännedom om miljöarbetet vid Stockholms universitet.
• Känna till universitetets övergripande miljöpolicy, policy för möten och resor och klimatfärdplanen.
• Känna till rutiner för det lokala miljöarbetet, exempelvis den lokala miljöhandlingsplanen, lokala rutiner, avvikelserapportering och avfallshantering i lokalerna.
• Känna till hur miljöavvikelser och förbättringsförslag rapporteras in.

2.2 Prefekt/motsvarande

Prefekt/motsvarande har det övergripande ansvaret för institutionens eller avdelningens miljöarbete. Detta kräver övergripande kännedom om universitetets centrala miljöarbete och vilka ansvarsområden och skyldigheter som åligger institution, centrumbildning under fakultet och förvaltningsavdelning (anges hädanefter som institution/motsvarande). I ansvaret ingår också att säkerställa att medarbetarna får information om deras skyldigheter att inhämta kunskap om arbetets påverkan på miljön och hur de kan agera för att minimera miljöpåverkan. Som stöd har prefekten minst en utsedd miljörepresentant. Det är därmed viktigt att prefekt/motsvarande säkerställer att miljörepresentanten har resurser, tid och kunskap samt det stöd som krävs för att kunna utföra uppdraget.

2.3 Miljörepresentanter

Miljörepresentanten stödjer prefekt/motsvarande i miljöarbetet genom att samordna det operativa miljöarbetet på institutionen enligt fastställda rutiner. Miljörepresentanten är en länk mellan institutionens/motsvarande medarbetare och det centrala miljöarbetet genom att till exempel sprida aktuell miljöinformation. För att kunna samordna miljöarbetet och avgöra vilken information som är relevant att kommunicera behöver miljörepresentanten ha kunskap om:

• Miljöledningssystemets grundläggande uppbyggnad och de styr- och stöddokument som berör den egna verksamheten.
• Institutionens/motsvarande miljöpåverkan.
• Rutiner och stödsystem för det lokala miljöarbetet.

2.4 Miljösamordnare

Miljösamordnarna ska samordna och agera stöd för miljörepresentanter enligt fastställd rutin. För att kunna samordna och stödja miljörepresentanterna behöver miljösamordnaren ha god kunskap om miljöledningssystemet och de styr- och stöddokument som berör området eller förvaltningen. Miljösamordnaren behöver även ha kunskap om området/förvaltningen och dess verksamhet.

2.5 Medarbetare i laborativ verksamhet

Alla medarbetare som arbetar i laborativ verksamhet ska, för att minimera risken för ohälsa och miljörisker i enlighet med Regler för laboratoriesäkerhet (SU FV-3388-20), bland annat:

• Känna till lagar, förordningar, föreskrifter och särkrav (exempelvis tillstånd för GMO/GMM, B-kemikalier och hantering av kvicksilverföreningar) som är relevanta för verksamheten.
• Följa universitetsgemensamma rutiner och lokala rutiner för laborativ verksamhet.

Det ska finns minst en person på varje institution/motsvarande med laborativ verksamhet som har en del av anställningen för institutionsgemensamt laboratoriesäkerhetsarbete. Denna laboratoriesäkerhetssamordnare ska ha erforderlig kunskap inom laboratoriesäkerhetsarbete.

2.6 Studenter, intressenter och externa leverantörer

Universitetets studenter, intressenter och externa leverantörer behöver lämplig information om universitetets övergripande miljöarbete. Studenter är inte anställda vid universitetet, men är en stor del av kärnverksamheten. Studenter ska enkelt kunna hitta information om Stockholms universitets miljöarbete och kontaktuppgifter till ansvariga för miljöarbetet på institutionen/motsvarande. Studenter i laborativ verksamhet behöver även kunskap om laboratoriesäkerhet.

3 Informationskanaler

De främsta informationskanalerna för att kommunicera universitetets miljöarbete är genom Medarbetarwebben, utskick via e-post, tematräffar och stödsystem.

3.1 Medarbetarwebben

På Medarbetarwebben ska samtliga målgrupper kunna hitta information som berör det övergripande miljöarbetet vid universitet. På Medarbetarwebben finns:

• Information och nyheter om miljöarbetet: Det finns särskilda sidor på medarbetarwebben med aktuell information och nyheter om universitetets miljöarbete. Centrala miljöfunktionen ansvarar för publicering.
• Medarbetarnotiser: På medarbetarwebben publiceras kontinuerligt notiser/nyheter som berör miljöarbetet. Kommunikationsavdelningen ansvarar för att välja ut vilka nyheter som lyfts fram.
• Styr- och stöddokument och annan information: De centrala stödfunktionerna ansvarar för att policys, rutiner och annan miljörelaterad information ska vara sökbar och lätt att hitta.
• Utbildningar: Information om aktuella utbildningar som berör miljöarbetet och laboratoriesäkerhet publiceras av centrala miljöfunktionen respektive centrala stödfunktionen för säkerhet (kemikaliesäkerhetssamordnare och laboratoriesäkerhetssamordnare).

3.2 Utskick via e-post

Riktad information om miljöarbetet till olika målgrupper förmedlas genom utskick via e-post.
”Miljöbrevet” är ett nyhetsbrev som skickas ut av centrala miljöfunktionen. Nyhetsbrevet kommer ut cirka fyra gånger per termin och riktar sig huvudsakligen till miljörepresentanter. Miljöbrevet innehåller miljörelaterade nyheter med information som är relevant för miljöarbetet, till exempel om nya styrdokument, seminarier och tematräffar.
E-post används av de olika miljöfunktionerna för att kommunicera viktig information om miljöarbetet till de olika målgrupperna. I samband med uppföljning, som revision och enkäter, gör centrala miljöfunktionen riktade utskick till de verksamheter och målgrupper som berörs.

3.3 Tematräffar

En gång per termin anordnar centrala miljöfunktionen så kallade tematräffar som riktar sig framför allt till miljörepresentanter. Syftet med träffarna är att förmedla nyheter och kunskap inom miljöområdet samt att skapa möjligheter för nätverkande, utbyte av idéer och goda exempel.

3.4 Stödsystem för miljöarbetet

Miljörelaterad information, som till exempel flygdata, koldioxidutsläpp och lagar inom miljöområdet, finns också tillgänglig till medarbetare i flera av universitetets stödsystem.

I ett stödsystem finns ”Flygappen” som visar statistik för tjänsteresor med flyg (utsläpp, antal resor m.m.) för hela universitetet liksom för institutioner/motsvarande. Statistik finns tillgänglig från 2015 och uppdateras månadsvis. Flygappen uppdateras av centrala miljöfunktionen och kan användas av alla medarbetare.

Universitetet har även ett system, kallat ”Klimatverktyget”, som visualiserar universitetets utsläpp från 2016 och framåt för olika kategorier, från central till lokal nivå. På central nivå möjliggör Klimatverktyget uppföljning av universitetets utsläpp över tid och kan användas som stöd för att prioritera åtgärder. Klimatverktyget administreras av centrala miljöfunktionen. På lokal nivå används informationen i första hand av miljörepresentanter och prefekter/motsvarande.
Universitetet har även en lagbevakningstjänst med sammanställning av lagar, förordningar och föreskrifter som är aktuella för det övergripande miljöarbetet respektive laboratoriesäkerhet. Laglistorna administreras av miljöfunktionerna på förvaltningen och finns tillgängliga för samtliga medarbetare.

3.5 Övriga informationskanaler

Rektor och ledningen spelar regelbundet in digitala medarbetarträffar (Panorama) som vänder sig till alla medarbetare. Vid behov kan dessa inspelningar innehålla information om universitetets miljöarbete.

Universitetets ledningsinformation (ULI) är ett nyhetsbrev från universitetsledningen till målgruppen chefer. De centrala stödfunktionerna kan använda ULI för att förmedla miljörelaterad information som riktar sig till chefer, till exempel om nya styrdokument eller utbildningar kopplat till miljöarbetet.

En viktig informationskanal för det lokala miljöarbetet är institutioners/motsvarande interna webbsidor. Det är prefektens/motsvarande ansvar att se till att relevant miljörelaterad information finns tillgänglig för institutionens/motsvarande medarbetare och studenter.

Miljöfunktionerna på central nivå, tar fram digitalt informationsmaterial som kan skrivas ut och användas på institution/motsvarande för att kommunicera om olika miljöfrågor till medarbetare och studenter.

Allmän information som angår, påverkar eller intresserar en större mängd personer förmedlas även till medarbetare, studenter och besökare på skärmar som finns på utplacerade på utvalda strategiska platser. Denna kanal kan användas av de centrala stödfunktionerna för att nå ut med information om till exempel avfallshantering och aktuella miljöfrågor.

I universitetets gemensamma fildelningssystem delas information mellan den centrala miljöfunktionen, miljösamordnare och lokala miljörepresentanter. Där dokumenteras det lokala miljöarbetet, som till exempel miljöhandlingsplaner och protokoll, vilket syftar till att dels underlätta för den centrala miljöfunktionen vid till exempel revisioner och genomgång av miljöarbetet på områdesnivå, dels för att dela goda exempel mellan institutioner/motsvarande.

4 Utbildningar

Utbildningar inom miljöområdet riktar sig till miljörepresentanter, prefekt/motsvarande, medarbetare som arbetar i laboratorieverksamhet samt nyanställda.

4.1 Utbildning för miljörepresentanter

Alla nya och befintliga miljörepresentanter ska genomföra en digital miljöutbildning som finns i lärplattformen Athena. Utbildningen syftar till att ge kunskap om miljö och hållbarhet, universitetets målsättningar och miljöpåverkan samt om ansvar och roller inom miljöarbetet. Centrala miljöfunktionen ansvarar för utbildningens innehåll, att ge åtkomst och följa upp hur många som genomfört utbildningen.

Miljösamordnarna informerar även nya miljörepresentanter om universitetets miljöarbete och miljörepresentantens ansvarsområden.

4.2 Utbildningar för prefekt/motsvarande

För chefer finns flera olika utbildningar där miljöaspekter ingår som en del av utbildningen.

Alla prefekter/motsvarande samt universitetsledningen ska genomföra samma digitala miljöutbildning (i Athena) som miljörepresentanterna. Centrala miljöfunktionen ansvarar för att skicka ut informationsmejl till nya prefekter/motsvarande med relevant miljöinformation.

Personalavdelningen ansvarar för chefsprogrammet (Att vara chef, AVC) som vänder sig till nya chefer och chefer som inte gått ett chefsprogram. Chefsprogrammet innehåller information om universitets miljöarbete och klimatfärdplanen.
Information om universitetets miljöarbete ska förmedlas till chefer (och andra medarbetare). Detta sker bland annat genom att rektorsrådet för miljö och hållbar utveckling, centrala miljöfunktionen och miljösamordnare ibland deltar på prefektmöten eller träffar specifika institutioner samt förvaltningsavdelningar.

Alla som har delegerade eller fördelade arbetsmiljöuppgifter i laborativ verksamhet ska gå fördjupningsutbildningen Laboratoriesäkerhet för chefer. Kursen hålls en gång per termin och syftar till att ge en översikt över det ansvar, regler, lagar och krav som de tagit på sig att följa genom sin delegation eller fördelning. Den ger även inblick i vilket stöd och vilka rutiner som finns på plats och hur funktionen med institutionernas/motsvarande laboratoriesäkerhetssamordnare fungerar.

4.3 Utbildningar i laboratoriesäkerhet

Enligt Regler för laboratoriesäkerhet ska prefekt/motsvarande se till att medarbetare och studenter har god kännedom om relevanta lagar, förordningar och föreskrifter. Institutioner/motsvarande ska utbilda nyanställda i laboratoriesäkerhet innan de anställda kan påbörja det laborativa arbetet. Det är också upp till institutionen/motsvarande att se till att studenter får tillräcklig och erforderlig kunskap för att få vistas i laborativ miljö. För medarbetare som arbetar med laborativ verksamhet finns flera utbildningar som genomförs på uppdrag av förvaltningens stödfunktion:

• Riskbedömning av kemiska arbetsmiljörisker
• Riskbedömning i kemikaliehanteringssystemet (KLARA)
• Arbete med allergiframkallande ämnen
  Instruktion för påfyllningsanläggningen av flytande kväve inkl. säkerhetsinformation
• Strålsäkerhetsutbildning (obligatorisk för de som hanterar strålkällor)
• Biosäkerhetsutbildning
• Digitalt utbildningsmaterial om KLARA (tillgänglig på Medarbetarwebben)
• Inventerarutbildning för KLARA (berör endast vissa medarbetare)

4.4 Introduktion för nyanställda

Nyanställda introduceras dels genom ett digitalt utbildningsmaterial som ingår i den universitetsövergripande digitala introduktionen av nyanställda och dels på en fysisk introduktionsdag för nyanställda. Det är Personalavdelningen som ansvarar för dessa utbildningar. Det digitala materialet finns tillgängligt på Medarbetarwebben. Utbildningen består av olika filmer varav en informerar om universitetets klimatarbete och klimatfärdplanen. Där finns även en länk till miljösidorna på Medarbetarwebben så att nyanställda lätt ska kunna få ytterligare information om universitetets miljöarbete. Även på den fysiska introduktionsdagen får nyanställda kort information om universitetets miljöarbete.

Introduktion av lokala miljöarbetet sker på respektive institution/motsvarande. Prefekt/motsvarande ansvarar för att detta genomförs. För att underlätta introduktionen finns en centralt framtagen mall tillgänglig på Medarbetarwebben. Centrala miljöfunktionen ansvarar för att ta fram och uppdatera mallen.

5 Uppföljning och revidering

Ansvaret för genomförande, som finns beskrivet i denna plan, finns i hela organisationen. Centrala och lokala styr- och stöddokument utgör ett stöd i detta. Centrala miljöfunktionen, kemikaliesäkerhetssamordnare och laboratoriesäkerhetssamordnare ansvarar för revidering av de centrala dokumenten. Uppföljning av planens efterlevnad sker genom extern och intern miljörevision samt årlig enkät. Centrala miljöfunktionen ansvarar för att denna uppföljning genomförs.

Plan som pdf-format

Utbildnings- och kompetensplan för miljöarbetet vid Stockholms universitet Pdf, 96.9 kB.