Så kan du förbereda dig för att lämna ut handlingar

– Jag upplever att det inte är alltid som forskare eller lärare har full insikt i att vi alla som arbetar på universitetet är statliga tjänstemän eller vad det innebär, men de flesta är nog medvetna om vad som förväntas, säger Ellinor Sigelfeldt, universitetsjurist vid rättssekretariatet, Rektors kansli.

– Offentlighetsprincipen är extremt viktig och bidrar till öppenhet och insyn eftersom allmänheten kan granska hur vi arbetar.

Har du hand om en handling ska du också lämna ut den

Den som har hand om en allmän handling, som exempelvis mejl, genomförda tentor, avtal, beslutsprotokoll och så vidare, är också den som sköter själva utlämnandet. När det kommer in en förfrågan ska den också hanteras skyndsamt och noggrant. Därför är det bra att ha ordning och reda på sina dokument redan innan. Genom att gallra det som ska gallras blir det också lättare att hantera en utlämning, säger Ellinor Sigelfeldt. Stöd finns i Regler och handläggningsordning om ansvar för allmänna handlingar och process för utlämnanden och mer om gallring finns i universitetets informationshanteringsplan.

– Kort sagt är allt som tillför något till ett ärende en allmän handling. Ett tips är att lägga in allt som är av vikt och alla nya sakuppgifter direkt i ditt ärende, oavsett hur du har valt att organisera dina dokument. Externa mejl är också alltid allmänna handlingar, säger Ellinor Sigelfeldt.

Hantera mejl på ett klokt sätt

Att alla externa mejl är offentliga handlingar gör att man som myndighetsanställd bör tänka efter hur man använder sin tjänstemejl. Du bör därför inte använda din SU-mejl för privata och personliga meddelanden. Och du kan räkna med att också behöva lämna ut tjänstemejl som du eventuellt fått till din privata adress. Tänk också alltid igenom vad du skriver och hur du uttrycker dig så att du kan stå för innehållet i dina mejl om de skulle lämnas ut.

– Om vi jobbar som vi ska och följer den statliga värdegrunden ska det inte vara några problem att lämna ut mejl, säger Ellinor Sigelfeldt.

Den statliga värdegrunden handlar bland annat om att ge ett gott bemötande med respekt för allas lika värde och att agera sakligt och opartiskt i all verksamhet.

– Skyndsamhetskravet gör också att det inte går att låta bli att lämna ut handlingar bara för att det är semester, säger hon.

Det är ett chefsansvar att det finns fungerande rutiner så att inte förfrågningar ligger obesvarade under en semester och att också se till att de efterfrågade handlingarna lämnas ut.

Färre frågor – fler vet hur de ska göra

Den som har frågor kan höra av sig till Fråga juristen via Serviceportalen. Frågorna brukar vara säsongsbetonade, i slutet av terminen handlar de exempelvis ofta om tentor. Men det kommer in allt färre grundläggande frågor, säger Ellinor Sigelfeldt:

– Det är skönt att se att rutinerna fungerar.

Tre tips till den som ska lämna ut handlingar

• Bli inte rädd om du får en förfrågan om att lämna ut en handling – gå bara igenom processen metodiskt och se till att du får med alla handlingar
• Hanterar du en fråga korrekt och noggrant minskar risken för att den som frågar återkommer med fler frågor eller tror att du försöker dölja något
• Offentlighetsprincipen går före dataskyddsförordningen (GDPR), men du måste ändå tänka på om de handlingar du tänker lämna ut kan omfattas av sekretess

Regler och handläggningsordning om ansvar för allmänna handlingar och process för utlämnanden
IT-avdelningen kan hjälpa dig att ta fram e-postloggar, skicka en begäran via Serviceportalen.