Anvisningar för tecknande av utbytesavtal

Då samarbetsavtal träffas på fakultetsnivå bör en av institutionerna inom fakulteten ta på sig det administrativa ansvaret för avtalet, då fakultetskanslierna vanligtvis inte hanterar denna typ av arbetsuppgifter.

Det är en viktig princip för universitetet att institutionerna utvecklar sina internationella kontakter efter självständiga bedömningar utifrån akademiska intressen och andra överväganden.

Vägledande kriterier för att välja samarbetspartner

Vid val av lärosäte att ingå avtal med är det bra att ta hänsyn till följande faktorer: vad lärosätet tillför till internationaliseringen vid Stockholms universitet generellt och även institutionen specifikt, efterfrågan från studenter och lärare, tidigare balans mellan utresande och inkommande studenter/lärare från andra partnerlärosäten i samma område/land, mångfald och andra strategiska överväganden (långsiktighet, utvecklingspotential och så vidare).

Vägledande kriterier för tecknande av avtal:

• Avtal tecknas framför allt med framstående universitet. En bedömning av huruvida ett universitet är framgångsrikt kan utgå från excellenskriterier såsom starka forskningstraditioner, viss storlek, bred ämnesstruktur eller framstående kompetens inom ett särskilt område samt rankinglistor. Det kan även innebära att beakta universitetets nyskapande och gränsöverskridande verksamhet.
• Samarbetet gynnar Stockholms universitets strategiska intressen och skapar långsiktiga relationer.
• Samarbetet är ömsesidigt betydelsefullt och tar hänsyn till Stockholms universitets styrkeområden. Universiteten kompletterar varandra och skapar gemensamt förutsättningar för högkvalificerad utbildning och forskning.
• Samarbetat verkar för en ökad rekrytering av studenter och forskare vid Stockholms universitet.
• Samarbetet utgår från studenternas intressen för utbytesstudier. Studentrapporter från utlandsstudier utgör ett värdefullt verktyg för val av lämpliga utbytesuniversitet.
• Samarbetet ingås med lärosäten som kan garantera att de utresande inte riskerar diskriminering. Till exempel bör avtal om studentutbyte inte ingås med universitet där utresande kvinnliga studenter inte får tillträde till studier på samma villkor som manliga studenter.

Konkreta frågor att ställa innan utbytesavtal tecknas

• Vad vill vi uppnå med samarbetet? Finns det potential att utveckla samarbetet strategiskt?
• Tillför samarbetet mångfald bland utbytesmöjligheter eller bidrar det till internationalisering på hemmaplan?
• Vilka åtaganden, villkor, skyldigheter samt rättigheter har vi?
• Har lärosätet relevant kursutbud på olika nivåer och av hög kvalitet?
• Definierar avtalet utbytesstudenternas rättigheter, skyldigheter och erbjuden servicenivå?
• Finns det rutiner hos lärosätet för bra mottagning av utbytesstudenterna, hjälp med bostäder och annan studentservice?
• Är avtalet förankrat hos institutionen?
• Vem/vilka är kontaktperson/er, som administrerar avtalet och handlägger studentutbytet?

Att formalisera avtal

Avtalet formaliseras först när det är undertecknat av båda parter. Vid Stockholms universitet tecknas institutionsavtalen av dekanus eller den person dekanus har delegerat behörigheten till (vanligtvis prefekten). Institutionen ansvarar för att diarieföra avtalet hos sig.

Respektive avtalsansvarig på institution/Studentavdelningen ansvarar för att avtalen finns korrekt inlagda i Mobility Online, se rutiner och instruktioner på Confluence. Avtal och avtalstillfällen läggs inte in i Ladok förrän ett utbyte planeras.

Avtalet är det underlag som behövs för:

• att stipendier ska kunna sökas av utresande
• att universitetets försäkringar ska gälla
• kännedom kring vilka avtal som finns
• att undantag från avgiftsskyldighet ska kunna dokumenteras

Se information kring att formalisera avtal:

• Rutiner och instruktioner i Confluence
• Universitetets institutionsavtal gällande studentmobilitet.
• Universitetets institutionsavtal gällande lärarmobilitet.
• Avtalsmall bilateralt studentutbytesavtal
  Word, 62.9 kB.

Att följa upp, förnya eller avsluta avtal

För att säkerställa att samarbetena håller hög kvalitet behöver avtalen regelbundet följas upp. Detta bör göras av de som ingår avtalen, tillsammans med fakulteten och de centrala stödfunktionerna. Vid uppföljningen bör de kriterier som nämnts ovan och universitetets övergripande mål för internationalisering tas i beaktande. Andra indikatorer som kan användas är aktivitetsnivå, balans, studieresultat, bedömningar från både lärare
och studenter genom rapporter samt andra kvalitetsaspekter såsom information, kursplaner och service.

Utifrån dessa faktorer kan beslut fattas om att förlänga eller avsluta avtalen. Exempel på situationer som kan leda till att avtal avslutas inkluderar bristande ömsesidighet, bristande information och kommunikation, dåliga resultat på utvärderingar, minimal aktivitet under senaste åren, avtalsbrott, bristande språkkunskaper hos studenterna samt svårigheter med samarbetet.

Tips: Det EU-finansierade projektet Equatic har tagit fram ett webbaserat formulär för utvärdering av partneravtal.

Tips på webbaserat formulär inom projektet Equatic

Vid kontakt med lärosäten gällande avtal finns följande e-postmallar:

• E-postmall: skapa nytt institutionsavtal Word, 159.3 kB.
• E-postmall: förnya institutionsavtal Word, 295.6 kB.
• E-postmall: avsluta institutionsavtal Word, 158 kB.

Särskilda krav gällande Erasmusavtal

De institutioner som har signerat ett Erasmusavtal med lärosäten inom Europa kan delta i programmet. För praktik och personalmobilitet krävs inga avtal.

Bilaterala Erasmusavtal tecknas digitalt via Erasmus Without Papers i Mobility Online. Se rutiner och instruktioner på Confluence. Multilaterala Erasmusavtal (ex. Nordplus-Erasmus) tecknas på särskild pappersmall. Endast fyrsiffriga ISCED-koder får användas, se instruktioner i Confluence. Om institutionen får förslag på ett Erasmusavtal från ett partneruniversitet ska innehållet överensstämma med informationen i Stockholms universitets avtalsmall.

All dokumentation gällande Erasmus måste sparas i sju år.

Rutiner och instruktioner i Confluence

Information om Stockholms universitet

I avtalsprocessen kan du behöva ange information om exempelvis universitetets status och organisationsnummer. Här finner du svar på några av de vanligaste frågorna.

Information om Stockholms universitet

Kontakt