Regler för digital examination på distans med stöd av realtidsströmning

Ansvarig enhet: Rättssekretariatet

Kontaktperson: Vida Tenhunen Salehi

Inledning

Detta dokument reglerar ansvar och roller när det gäller digital examination på distans med stöd av realtidsströmning, en examinationsform som innebär att studenterna befinner sig på annan plats än en tentamenssal och att tentamensvärdar övervakar deras tentamensskrivning i realtid via digital uppkoppling. Reglerna riktar sig till såväl studenter och tentamensvärdar som institutioner. Reglerna utgår från Sveriges universitets- och högskoleförbunds (SUHF) rekommendationer om digital examination på distans med stöd av realtidsströmning (REK. 2021:3, Dnr SU-850-0034-219).

Dokument innehåller de regler för att digitala examinationer på distans med stöd av realtidsströmning kan genomföras för att tillgodose examinationernas kvalitet och rättssäkerhet under gällande regelverk och vägledning (framför allt högskoleförordningen, Universitetskanslersämbetets vägledning Rättssäker examination och dataskyddsförordningen, GDPR). Att särskilda regler finns för dessa examinationsformer ska inte tolkas som att det är examinationsformer som i första hand rekommenderas. Utgångspunkten för digital examination på distans med stöd av realtidsströmning är att detta endast ska användas då särskilda omständigheter kräver det och då rättssäkerhetsaspekter och eventuellt intrång i studenters integritet står i relation till vinsten av det som ska uppnås. Observera att digital examination med stöd av realtidsströmning inte bör överstiga fem timmar, med undantag för studenter med intyg om särskilt pedagogiskt stöd med rekommendationen förlängd skrivtid.

Att inte följa de regler som uppställs för respektive examination kan betraktas som försök till vilseledande vid examination, se 10 kap. 1 § högskoleförordningen. För att säkerställa att studenter inte bryter mot de uppställda reglerna och inte försöker vilseleda vid examination finns möjlighet att digitalt övervaka studenterna under vissa examinationer. Syftet med övervakningen ska vara att begränsa studenternas möjlighet att samarbeta och/eller att söka information i källor samt att övervaka att endast tillåtna hjälpmedel används. Med anledning av att digital examination på distans med stöd av realtidströmning innebär integritetsingripande personuppgiftsbehandlingar behöver en behovsbedömning genomföras av examinator och beslut fattas av berörd prefekt, se punkt 3.1. Observera att inspelning av realtidsströmning, program med ansiktsigenkänning eller liknande samt annan olämplig integritetsingripande övervakning inte är tillåten vid universitetet. Inte heller får information om studenternas ID-handlingar lagras.

Andra regler med relevans för digital examination på distans med stöd av övervakning

Även Regler för utbildning och examination på grundnivå och avancerad nivå och Regler och handläggningsordning för disciplinärenden vid Stockholms universitet har relevans (Styrdokument – Regelboken).

1. Regler för studenter

1.1 Studentens ansvar att följa reglerna

Studenten ska följa tentamensvärds anvisningar och tillsägelser. Om tentamensvärds anvisningar och tillsägelser inte följs kan det medföra att tentamen inte rättas och/eller att disciplinära åtgärder vidtas (se vidare Regler och handläggningsordning för disciplinärenden, Styrdokument – Regelboken).

1.2 Anmälan till tentamen

För att delta i tentamen krävs föranmälan, vilket innebär att studenter som inte är anmälda inte får delta i tentamen. Om studenten hävdar att studenten är anmäld till tentamen ska tentamensvärd kontakta ansvarig institution för att reda ut oklarheterna. Beslut om undantag från denna regel fattas vid ansvarig institution.

1.3 Identitetskontroll (ID-kontroll)

Studenter som inte är anmälda får inte delta i tentamen om inte institutionen har fattat annat beslut. Legitimeringen ska ske individuellt. Utan godkänd id-handling eller godkänd digital identifiering får studenten inte delta i tentamen. Som godkänd id-handling räknas körkort, pass och id-kort med aktuell giltighetstid. Som godkänd id-handling räknas även högst tre månader gammal polisanmälan som anger att studentens id-handling är stulen eller förlorad. Även utländska id-handlingar godkänns, företrädesvis pass och id-kort, under förutsättning att studenten kan identifieras med hjälp av id-handlingen.

1.4 Placering vid datorn och personliga tillhörigheter

Studenten ska placera kameran så att studenten och studentens tentamensplats syns väl i bild, se också rutiner om digital examination. Institutionen får begära att studenten delar skärm med tentamensvärden. Studenten får endast ha tillåtna hjälpmedel på bordet samt eventuell dryck och fika.

1.5 Hjälpmedel

Otillåten teknisk utrustning ska stängas av under tentamen. I enlighet med Regler för utbildning och examination på grundnivå och avancerad nivå ska studenten i samband med kursstart samt inför examination få information om, och i så fall i vilken utsträckning, användning av hjälpmedel är tillåten vid examinationen (Styrdokument – Regelboken).

Det ska särskilt framhållas att mobiltelefoner och s.k. smartwatch aldrig är ett tillåtet hjälpmedel.

1.6 Förbud för studenter att kommunicera

Under tentamen är samarbete otillåtet och studentens mikrofon ska vara avstängd, utom vid samtal med tentamensvärd samt i det fall examinator begär att studenten slår på mikrofonen för att säkerställa att studenten befinner sig ensam i rummet. Kommunikation mellan studenter eller mellan studenten och utomstående får inte förekomma under tentamenstiden. Detta förbud gäller även under eventuella pauser och toalettbesök.

1.7 Paus vid tentamen

Vid toalettbesök ska studenten följa tentamensvärds anvisningar.

I enlighet med Regler för utbildning och examination på grundnivå och avancerad nivå ska studenter som behöver amma ett barn under en tentamen som överstiger tre timmar vid kursstart, alternativt vid anmälan till tentamen, meddela behovet till institutionen
(Styrdokument – Regelboken).

1.8 Information om inlämning samt teknisk support

Studenten ska ges möjlighet att kunna lämna in tentamen när studenten önskar under skrivtiden. Studenten ska följa de anvisningar om hur tentamen ska lämnas in som ges vid respektive examination. Studenten ska få information om vilka rutiner som ska följas för det fall studenten behöver teknisk support eller får tekniska förhinder att lämna in tentamenssvaren på angivet sätt. Skulle examinationen inte kunna genomföras p.g.a. tekniska svårigheter som studenten ansvarar för hänvisas studenten till nästkommande examinationstillfälle. Se närmare vad som gäller om universitetet ansvarar för de tekniska svårigheterna under avsnitt 3.7 nedan.

Om studenten önskar avbryta tentamen ska studenten informera tentamensvärden och sedan logga ut. En ej inlämnad tentamen anses som ”blank”. ”Blank” tentamen ska betygsättas enligt vad som följer av Regler för utbildning och examination på grundnivå och avancerad nivå, Styrdokument – Regelboken).

1.9 Skyldighet för den som uppträtt störande att avlägsna sig

Student som uppträder störande ska på tentamensvärds uppmaning avlägsna sig genom att logga ut. Störande uppträdande kan leda till disciplinära åtgärder. Om en student har uppträtt störande kommer en rapport att skrivas av tentamensvärd och skickas sedan vidare till prefekt/studierektor för eventuell anmälan till rektor som ett disciplinärende. Studenten ska av tentamensvärd informeras om att en rapport kommer att skrivas (se vidare Regler och handläggningsordning för disciplinärenden, Styrdokument – Regelboken).

1.10 Fusk

Vid misstanke om fusk skrivs en rapport av tentamensvärd och skickas sedan vidare till prefekt/studierektor för eventuell anmälan till rektor som ett disciplinärende. Studenten ska av tentamensvärd informeras om att en rapport kommer att skrivas (se vidare Regler och handläggningsordning för disciplinärenden, Styrdokument – Regelboken). Studenter som misstänks för fusk får i normalfallet fortsätta tentera.

2. Regler för tentamensvärdar

2.1 Tentamensvärds ansvar för regler och information

Tentamensvärden har en skyldighet att ge information till studenterna om hur examinationen inklusive övervakningen kommer att ske. Det är tentamensvärds ansvar att se till att reglerna följs och tentamensvärd ska ägna sig åt att övervaka och kontrollera studenterna under hela tentamenstiden.

2.2 Tentamensvärdens ansvar avseende anmälan till tentamen

Om studenten hävdar att studenten är anmäld till tentamen ska tentamensvärd kontakta institutionen. Om oklarheterna inte kan redas ut omgående ska studenten tillåtas skriva tentamen under förutsättning att det är praktiskt genomförbart. Undantag från denna regel får fattas av ansvarig institution.

2.3 Identitetskontroll (ID-kontroll)

Tentamensvärden ansvarar för att studenten legitimerar sig. Identitetskontroll ska ske individuellt och studenternas personuppgifter får inte röjas för någon annan än tentamensvärden. Som godkänd svensk id-handling räknas körkort, pass och id-kort med aktuell giltighetstid. Som godkänd svensk id-handling räknas även högst tre månader gammal polisanmälan som anger att studentens id-handling är stulen eller förlorad. Även utländska id-handlingar godkänns, företrädesvis pass och id-kort, under förutsättning att studenten kan identifieras med hjälp av id-handlingen. Utan godkänd id-handling får studenten inte delta i tentamen.

2.4 Datorns placering och personliga tillhörigheter

Tentamensvärden ska säkerställa att kameran är välplacerad ur integritets- och övervakningssynpunkt (se närmare vad som avses med ”välplacerad utifrån integritets- och övervakningssynpunkt” i avsnitt 1.4). Tentamensvärd ska informera studenter om var tillåtna hjälpmedel, personliga tillhörigheter och eventuellt fika ska placeras.

2.5 Förbud för studenter att kommunicera eller uppträda störande

Under tentamen ska studentens mikrofon vara avstängd, utom vid samtal med tentamensvärd samt i det fall examinator begär att studenten slår på mikrofonen för att säkerställa att studenten befinner sig ensam i rummet, och inget störande beteende får förekomma. Tentamensvärd ska kontrollera att ingen kommunikation sker mellan studenter eller mellan studenter och utomstående. Om studenten inte upphör att kommunicera, eller att störa, efter tillsägelse, har tentamensvärd rätt att omedelbart kräva att studenten avslutar tentamen genom att logga ut.

Om student uppträder störande ska tentamensvärden upprätta en rapport. Rapporten skickas till berörd prefekt/studierektor som sedan avgör om de ska anmäla det inträffade till rektor (se vidare Regler och handläggningsordning för disciplinärenden, Styrdokument – Regelboken). Studentens namn och personnummer ska antecknas. Studenten ska av tentamensvärd informeras om att en rapport kommer att skrivas.

2.6 Paus

Observera att rekommendationen är att en tentamen inte bör vara längre än fem timmar lång, med undantag för studenter med intyg om särskilt pedagogiskt stöd med rekommendationen förlängd skrivtid. Tentamen som ändå omfattar mer än fem timmar ska vara delad och det ska vara en paus om minst 30 minuter. Tentamensvärd ska vid tentamens början ge information om hur pausen kommer att gå till.

2.7 Information om inlämning samt teknisk support

Tentamensvärden ska ge information vid tentamenstillfället om hur tentamensvar lämnas in samt vilka rutiner som ska följas om studenten behöver teknisk support.

Om studenten önskar avbryta tentamen ska studenten informera tentamensvärden och sedan logga ut. En ej inlämnad tentamen anses som ”blank”. Blank” och ej inlämnad tentamen ska betygsättas enligt vad som följer av Regler för utbildning och examination på grundnivå och avancerad nivå, Styrdokument – Regelboken).

2.8 Fusk

Om en tentamensvärd upptäcker eller misstänker fusk ska tentamensvärden skriva en rapport. Tentamensvärden ska lämna rapporten till berörd prefekt/studierektor för eventuell anmälan till rektor som ett disciplinärende. Studenten ska av tentamensvärd informeras om att en rapport kommer att skrivas (se vidare Regler och handläggningsordning för disciplinärenden, Styrdokument – Regelboken). Det finns en mall för rapporter som bör användas.

3. Regler för institutioner

3.1 Behovsbedömning och beslut

För att en personuppgiftsbehandling överhuvudtaget ska vara tillåten måste universitetet finna lagligt stöd för behandlingen. Eftersom examinationen är myndighetsutövning (rättslig grund) är behandlingen tillåten om den är nödvändig. Nödvändigheten ska prövas genom en bedömning av om behandlingen kommer främja det eftersökta resultatet dvs en korrekt examination men också av om det finns en mindre integritetskränkande agerande som kan uppnå samma resultat. Finner institutionen att viss personuppgiftsbehandling är nödvändig så får den ske. Vid bedömningen bör prefekten beakta flera faktorer, såsom (1) om övervakningen genomförs i hemmiljö; (2) om den digitala examinationen är motiverade av tvingande skäl, såsom en pandemi; (3) antalet studenter som examineras; (4) förekomsten av alternativa former av bedömning för att uppnå ändamålet med behandlingen; (5) tillräckliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda uppgifterna.

Vid en sammantagen bedömning bör även vägas in att också med kameraövervakning av studenternas skrivbord och dator kan det inte uteslutas att studenter kommunicerar på annat sätt, exempelvis genom en mobiltelefon som placeras utanför bild. Om övervakningen inte är ändamålsenlig kan den vara omotiverad redan på den grunden.

Institutionens överväganden ska dokumenteras och sparas. Beslut ska fattas av prefekt efter anhållan från examinator. Information ska ges till studenterna om personuppgiftsbehandlingen i enlighet med GDPR (se ”Anvisning för personuppgiftsbehandling vid Stockholms universitet” på medarbetarwebben).

3.2 Information till studenterna

Studenten ska i kursplanen få information om att de personuppgiftsbehandlingar som kommer genomföras med anledning av den digitala examinationen. Informationen ska även i övrigt vara i enlighet med kraven på information i GDPR och bl.a. ange om något bevaras efter examinationens slut (se ”Anvisning för personuppgiftsbehandling vid Stockholms universitet” på medarbetarwebben).
I kursplanen ska även ges information om

examinationsform och information om vilken teknisk utrustning som krävs.

3.3 Anonym tentamen

I enlighet med Regler för utbildning och examination på grundnivå och avancerad nivå ska tentamen genomföras anonymt om det finns tekniska förutsättningar för det. Vid anonymiserad examination ska identitetskontrollen genomföras av annan än examinator.

3.4 Tentamensvärdar

Tentamensvärdar ska ha informerats om reglerna i detta dokument samt om fusk och störande beteende samt om gällande rutiner. Institutionen ska göra en bedömning av hur många tentamensvärdar som krävs för att tentamen ska kunna ske på ett rättssäkert sätt. Det rekommenderas att:

Minst två tentamensvärdar är i tjänst när det är max 50 deltagande studenter.
Minst tre tentamensvärdar är i tjänst när det är 50-100 deltagande studenter.
Minst fyra tentamensvärdar är i tjänst när det är fler än 100 deltagande studenter.

3.5 Examinatorns tillgänglighet

Examinator, eller annan av prefekt utsedd person, ska vara nåbar under skrivningstiden för besvarande av frågor som kräver examinator.

3.6 Teknisk utrustning

Vid digital examination på distans ska ett IT-system användas som är lämpat för den typ av examination som ska genomföras. Institutionen bör erbjuda övningstillfällen så att studenten har möjlighet att prova teknik och examinationsform för att säkerställa att studenten är trygg med verktyg/teknik. Studenter som saknar teknisk utrustning, tillräcklig internetuppkoppling eller tillräckliga förutsättningar i hemmet ska erbjudas lån av teknisk utrustning eller att genomföra tentamen i lärosätets lokaler. Observera att detta inte gäller för kurser som har varit annonserade som distansutbildning vid ansökningstillfället.

3.7 Teknisk support

Institutionen ska upprätta rutiner för studenterna och tentamensvärdarna för att säkerställa att kommunikationen mellan student och tentamensvärd vid övervakningsbortfall kan återupptas på ett effektivt sätt. Institutionen ansvarar för att erbjuda teknisk support till studenterna under examinationen.

Skulle examinationen inte kunna genomföras p.g.a. tekniska svårigheter som är som universitetet ansvarar för ska studenten skyndsamt beredas möjlighet till ny examination lämpligen inom en vecka (se Regler för utbildning och examination på grundnivå och avancerad nivå, Styrdokument – Regelboken). Skulle examinationen inte kunna genomföras p.g.a. tekniska svårigheter som studenten ansvarar för hänvisas studenten till nästkommande examinationstillfälle (se ovan under avsnitt 1.8 Information om inlämning samt teknisk support) Institutionerna ansvarar för att ha en rutin för oförutsedda händelser som påverkar studentens möjligheter att genomföra provet. Rutinen ska vara känd för studenterna senast fyra veckor innan kursstart.

3.8 Allmänna handlingar, arkivering och gallring

Inlämnade examinationer är allmänna handlingar. Inlämnade examinationer får gallras efter två år. Om en student begär omprövning av betyget bör provsvaret bevaras i två år efter att prövningen har slutbehandlats. (Se Regler för utbildning och examination på grundnivå och avancerad nivå, Styrdokument – Regelboken).

Styrdokumentet i pdf-format

Regler för digital examination på distans med stöd av realtidsströmning Pdf, 199.6 kB.