Regler för donationer och sponsring vid Stockholms universitet

Ansvarig enhet: Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd
Ansvarig handläggare: Annika Granebeck

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2025).

Beskrivning:

Detta styrdokument gäller i alla donations- och sponsringsfrågor för hela organisationen. Innehåller bland annat universitetets definitioner av donation och sponsring, samt en beskrivning av förutsättningar och former för att kunna ingå ett donations- och sponsringsavtal.

1 Inledning

Stockholms universitet har en viktig roll som kunskapsskapare, kunskapssökare och kunskapsförmedlare. Universitet värnar om trovärdighet, självständighet och integritet inom vetenskapen, liksom frihet och öppenhet inom forskningen samt god forskningssed. Donationer och sponsorsamarbeten ska överensstämma med universitetets roll, dess värderingar och de mål som uttrycks i dokumentet Strategier för Stockholms universitet för 2023-2026.

Syftet med dokumentet är att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan berörda enheter inom universitetet och ge forskare och ansvariga medarbetare riktlinjer kring vad som gäller vid hantering av donationer och sponsring både inom förvaltningen och vid institutioner/motsvarande. Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd ansvarar för uppföljning av dokumentet vid förändringar av övriga regelverk och/eller styrdokument inom universitetet.

Donatorns eller sponsorns verksamhet och ideologi ska tas i beaktande innan Stockholms universitet tar emot donation eller sponsring.

1.1 Nationella regler

Donationsförordningen (1998:140)
Donationsförordningen innehåller bestämmelser för myndigheter om mottagande av donationer och förvaltning av donationer i form av stiftelser.

Ekonomistyrningsverkets Sponsring som finansieringskälla? (ESV 2002:15)

Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd om donationer (ESVFA 2022:6)

Kapitalförsörjningsförordningen (SFS 2011:210)

Lagen om offentlig upphandling (LOU 2016:1145)

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)

SUHF SP 2009:1 Etiska riktlinjer för mottagande av donationer till svenska universitet och högskolor

Tryckfrihetsförordningen (1949:105)

1.2 Lokala regler

Regelboken: Regler för Stockholms universitets innehav av konst (dnr SU-3541-21)

Strategier för Stockholms universitet för 2023-2026

1.3 Internationella konventioner

Stockholms universitet ska enbart ta emot donationer eller ingå sponsringssamarbeten med donatorer, organisationer och företag som följer kraven i internationella konventioner och riktlinjer för miljö, mänskliga rättigheter och korruption. Donatorer, organisationer och företag ska väljas bort om de har produktion (inklusive utvinning) av fossila bränslen eller där mer än fem procent av de totala intäkterna kommer från produktion av vapen, alkohol, tobak, spel eller pornografi.

Exempel på internationella konventioner som ska följas:

• FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna
• OECD Riktlinjer för multinationella företag
• ILO:s kärnkonvention om rättigheter i arbetslivet
• FN:s konvention mot korruption

Donationer ska inte heller motverka målsättningarna inom Agenda 2030 och FN:s globala hållbarhetsmål.

För donationer av konst, konstföremål och antikviteter ska även följande konventioner följas:

• ICOM:s etiska regler
• UNESCO:s konventioner för kulturarv

2 Donationer

2.1 Vad är en donation?

Stockholms universitet utgår från följande definition av donation enligt donationsförordningen (1998:140):

”En donation utgörs av varje slag av överlåtelse av egendom till en myndighet genom gåva eller testamentariskt förordnande som sker utan krav på motprestation eller särskild förmånsställning och där egendomen inte bildar en stiftelse.”
En donation kan bestå av fast egendom, kontanta medel, värdepapper, lösöre (instrument, konst, konstföremål, antikviteter, inventarier), etc. Om donationen utgörs av kapital som ska placeras i finansiella instrument ska en placeringspolicy fastställas. Donationen kan ske genom en gåva eller testamentariskt förordnande. Handlingen ska vara skriftlig och undertecknad av donator.

Om en donator föreskrivit att endast avkastningen från de donerade medlen ska tas i anspråk för ändamålet, kan Stockholms universitet åta sig att förvalta egendomen som en stiftelse. I dessa fall kontaktas stiftelseansvarig på Ekonomiavdelningen.

2.2 Vem tillfaller/äger donationen?

Donationen tillfaller staten och blir därmed statens egendom, via den myndighet som tar emot donationen. Det innebär att den inte tillfaller enskilda medarbetare, forskargrupper eller enheter/institutioner även om givaren specificerat ett särskilt ändamål, en särskild forskare eller forskargrupp.

2.3 Förutsättningar för mottagande av donation

För att Stockholms universitet ska kunna ta emot en donation ska nedan vara uppfyllt:

• Ändamålet med donationen ska ha samband med universitetets verksamhet.
• Donationen får endast användas i enlighet med ändamålet.
• Donationen får inte vara behäftad med villkor eller begränsningar. Donatorn får inte ställa krav på motprestation, exempelvis exklusiv tillgång till forskningresultat, inte ens under en (kort) period. Som motprestation räknas inte att Stockholms universitet rapporterar hur donationen har kommit till användning inom ramen för ändamålet.
• Donatorn, eller någon till donatorn närstående organisation eller person, får inte påverka verksamhetens inriktning.
• Donationen får inte innebära ett ökat behov av bidrag/anslag. Kostnaderna för hanteringen av mottagandet får inte heller överstiga värdet av donationen.

2.4 Konstdonationer

• Endast i undantagsfall mottas donationer från levande konstnärer som önskar donera konst som de själva producerat.
• Endast i undantagsfall mottas villkorade konstdonationer, till exempel rörande hur föremålet ska visas i universitetets lokaler. Om särskilda villkor överenskommits för förvaltningen eller placeringen av egendomen, ska dessa tillämpas.
• Om egendomen utgörs av ett kulturföremål, eller av ett föremål som ska ingå i universitetets samlingar, får universitetet ta emot egendomen även om den inte får avyttras.
• Egendom som Stockholms universitet tagit emot som donation utgör statens egendom (statlig konst) och kan överlämnas till Statens konstråd om det inte strider mot eventuella villkor i donationshandlingarna.
• Om Stockholms universitet i fråga om en donation bedömer att förhållandena har ändrats på sådant sätt att förutsättning för permutation föreligger, ska universitetet som förvaltande myndighet ansöka om sådan.
  
  

2.5 Förvaltning

Om donationen är av ett sådant slag att den måste förvaltas ska det ske i enlighet med reglerna i donationsförordningen. Efter medgivande av regeringen får en myndighet placera donationsmedel som inte ska förbrukas inom de närmaste två åren enligt placeringsregler som finns angivna i donationsförordningen 12 §.

2.6 Dokumentation av donationen och donatorns vilja

För donationer över 3 000 kronor ska donatorns vilja dokumenteras i ett så kallat donationsförordnande. Alla konstdonationer hanteras dock skriftligen genom signerade donationsavtal. Stockholms universitet använder gåvobrev eller donationsavtal. Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd är behjälplig med mall för gåvobrev.

Alla konstdonationer hanteras av konstintendenten vid universitetet (nedan ”konstintendenten”) som tillhandahåller mall för donationsavtal för konstdonationer och föredrar konstdonationsärenden för rektor.

Viktigt är att ändamålet inte definieras alltför snävt, särskilt om donationen är stor eller kommer att ge avkastning under flera år. Omständigheter kan förändras, t.ex. kan personal sluta, institutioner upphöra eller slås ihop.

2.7 Gåvobrev allmän handling

Gåvobrevet är en allmän handling, vilket innebär att allmänheten normalt har rätt att ta del av det. En allmän handling ska diarieföras hos myndigheten så fort den har kommit in eller upprättats.

2.8 Rutiner för mottagande av donation

Beslut om mottagande och användning av donationer fattas av rektor. Undantag från detta gäller donationer vars värde uppgår till högst 50 000 kr. Dessa donationer beslutas av chefen för Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd efter godkännande av mottagande från prefekt och vicerektor. Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd handlägger beslut om donation.

• Kontakta Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd när en donation är i initieringsfas.
• Dekanerna och områdeskanslierna ska informeras om kommande donationer av institutionerna/centra.
• Institutionen gör en riskbedömning av tilltänkt donation. Vid tveksamhet i relation till mål och strategi för donation ska samråd ske med berörd dekan. Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd bistår i bedömningen.
• Prefekt/föreståndare och/eller avdelningschef inom förvaltningen slutför diskussioner med donator och upprättar gåvobrev.
• Rättssekretariatet kontaktas om juridiska frågor finns. Rektor undertecknar tackbrev till donatorer.
• Kommunikationsavdelningen ska informeras om samtliga donationer samt kontaktas i de fall då donationer avser användning av Stockholms universitets namn och logotyp.

Donationer ska följas upp av prefekt/motsvarande med utgångspunkt i samarbetets målsättningar. Mer information om råd och stöd vid mottagande vid en donation finns på medarbetarwebben.

2.9 Rutiner för mottagande av konst- och kulturföremålsdonation

Beslut om mottagande och användning av konst- eller kulturföremålsdonationer fattas av rektor efter rekommendation av konstintendenten. Konstintendenten handlägger beslut i ärenden som gäller konst- och kulturföremål.

• Kontakta konstintendenten när en donation är i initieringsfas.
• Konstintendenten gör en riskbedömning av tilltänkt donation. Vid tveksamhet i relation till mål och strategi för donation ska samråd ske med konstintendenten.
• En bedömning av framtida kostnader, inklusive konservering, ska göras inför beslut om mottagande av konst- och kulturföremål.
• Konstintendenten slutför diskussioner med donator och upprättar gåvobrev.
• Rättssekretariatet kontaktas om juridiska frågor finns. Rektor undertecknar tackbrev till donatorer.
• Mer information om råd och stöd för konsthantering finns på medarbetarwebben och i Regelboken: Regler för Stockholms universitets innehav av konst (dnr SU-3541-21).

3 Sponsring

3.1 Vad är sponsring?

Stockholms universitet utgår från Ekonomistyrningsverkets definition av sponsring i Sponsring som finansieringskälla? (ESV 2002:15):

”Med sponsring menas en överenskommelse varigenom en sponsor tillhandahåller den sponsrade parten kontanta medel, varor eller tjänster i utbyte mot exponering av ett företagsnamn eller varumärke och eventuellt andra förmåner. Sponsring är ett affärsmässigt samarbete till ömsesidig nytta för parterna.”

Sponsring definieras eller regleras inte i lag eller förordning. Utmärkande för sponsring är att sponsorn betalar för att skapa en positiv attityd till sig själv och sina produkter/tjänster. Detta sker genom att sponsorns firmanamn, varumärke eller dylikt exponeras i ett visst sammanhang. Om inga krav på motprestation har avtalats är det inte fråga om sponsring utan gåva eller donation.

För Stockholms universitets rätt att ta emot och disponera icke-statliga medel, se Kapitalförsörjningsförordningen (SFS 2011:210) 6 kapitel 1 §.

3.2 Mål och syfte med sponsring

Avsikten med sponsringssamarbete är att möjliggöra verksamheter som annars inte skulle ha genomförts givet universitetets existerande budget, alternativt höja målsättningarna i redan beslutade projekt. Sådan verksamhet kan exempelvis utgöras av konferenser.

För tillkommande projekt och aktiviteter som ligger inom ramen för universitetets uppgift, kan sponsring i vissa fall vara en lämplig kompletterande finansieringskälla.

3.3 Sponsringssamarbetet

Sponsringssamarbetet ska vara till nytta för båda parter och vara transparent.

Det är viktigt att allmänhetens förtroende för Stockholms universitetets verksamhet inte äventyras genom sponsorsamarbetet. Sponsorsamarbete ska därför inte medföra risk för misstanke om:

• Jäv
• Beroendeförhållanden
• Otillbörlig påverkan
• Att verksamheten inte bedrivs på ett oberoende och sakligt sätt

Sponsring får inte ha en negativ inverkan på universitetets trovärdighet och anseende, eftersom forskning och utbildning vid universitetet ska präglas av självständighet och opartiskhet.

Sponsorn får inte påverka eller styra inriktningen på universitetets verksamhet. Sponsorer och externa partners får inte ha inflytande på universitetets beslutsprocesser.

Sponsringsintäkter ska inte användas som finansiering för universitetets långsiktiga offentliga åtaganden. I den mån universitetet rekryterar personal för dessa sponsringsaktiviteter ska sådana anställningar vara tidsbegränsade.

Finansiering genom sponsring medför en större risk än traditionell finansiering genom anslag eller bidrag. Risk finns exempelvis att sponsorn säger upp sitt avtal i förtid.

3.4 Beräkningar och redovisning

Inför ett sponsringssamarbete ska kalkyler göras för att inte riskera att resultatet av sponsringen blir ett underskott, det vill säga att värdet av sponsringen understiger kostnaden för universitetets tillhandahållande av motprestationer. I Ekonomistyrningsverkets Sponsring som finansieringskälla? (ESV 2002:15) finns handledning för hur en sådan bidragskalkyl görs.

Intäkter från sponsring, mottagande av kontanta medel, varor eller tjänster, ska redovisas i enlighet med gällande rutiner (se Medarbetarwebben, Ekonomi, Redovisning). Sponsring i form av varor och tjänster ska ske i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU 2016:1145) med de föreskrifter för upphandling som gäller vid Stockholms universitet (se policy med tillhörande föreskrifter på Medarbetarwebben, Ekonomi, Upphandling).

3.5 Sponsringsavtal allmän handling

Sponsringsavtalet är en allmän handling, vilket innebär att allmänheten normalt har rätt att ta del av det. En allmän handling ska diarieföras hos myndigheten så fort den har kommit in eller upprättats.

3.6 Rutiner för sponsring

Beslut om sponsring fattas av rektor. Undantag från detta gäller sponsring vars värde uppgår till högst 50 000 kr. Sådan sponsring beslutas av chefen för Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd efter godkännande av mottagande från prefekt och vicerektor. Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd handlägger beslut om sponsring.

• Kontakta Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd när ett sponsringssamarbete är i initieringsfas.
• Dekanerna och områdeskanslierna ska informeras om kommande sponsoravtal av institutionerna/centra.
• Institutionen gör en riskbedömning av tilltänkt sponsring. Vid tveksamhet i relation till mål och strategi för sponsringen sker samråd med berörd dekan. Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd bistår vid behov i bedömningen.
• En sponsringsbudget ska utformas som grund för beslutet.
• Prefekt/föreståndare och/eller avdelningschef inom förvaltningen slutför diskussioner med sponsor och ett skriftligt avtal upprättas. Institutionen inhämtar underskrift från sponsor.
• Kommunikationsavdelningen ska informeras om ingångna sponsoravtal samt kontaktas i samtliga fall då sponsring avser användning av Stockholms universitets namn och logotyp.

Sponsring ska följas upp av prefekt/motsvarande med utgångspunkt i samarbetets målsättningar.

3.7 Skriftliga avtal

Sponsringsavtal ska alltid upprättas skriftligen. Detta gäller oberoende av ekonomisk omfattning eller i vilken form ersättningen ges (dvs. som varor, tjänster eller kontanta medel). Avtalsmall finns tillgänglig hos Rättssekretariatet som även granskar sponsringsavtalet.

Avtalet ska innehålla:

• Syfte och mål med sponsringssamarbetet.
• Sponsorsumma och motprestationer.
• Uppgifter om ansvar. Uppgift om vem som ska stå för försäkring av föremålen/lokalen (om detta är aktuellt).
• Vad som ska gälla om ett sponsrat projekt eller evenemang inte blir av eller om förhållanden som sponsringen baseras på förändras.
• Bestämmelser avseende eventuell återbetalning av sponsormedel.
• Ett förbehåll som stadgar att myndigheten inte blir skadeståndsskyldig till följd av politiska beslut som direkt påverkar myndighetens möjligheter att fullgöra sin del av avtalet.
• Tidpunkt när avtalet slutar att gälla och när det kan sägas upp av respektive part.
• Åtgärder vid avtalsbrott och eventuell tvist.
• Riktlinjer för användning av universitetets namn och logotyp.

Ett sponsringsavtal mellan ett företag och en myndighet ska inte innehålla en klausul där myndigheten erbjuder företaget exklusivitet, dvs. att myndigheten förbinder sig att inte ingå sponsringsavtal med konkurrenter till företaget eller motsvarande. Sekretessklausul ska innehålla undantag för Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och Tryckfrihetsförordningen (1949:105).

Styrdokumentet i pdf-format

Regler för donationer och sponsring vid Stockholms universitet_pdf Pdf, 561.5 kB.