Så kan universitetet bli bättre på hållbara inköp

Stockholms universitet köper årligen varor och tjänster för cirka 1,3 miljarder kronor.

I de flesta upphandlingar där Ekonomiavdelningen är involverad inkluderas miljö- och sociala hållbarhetsaspekter.

– Jag vågar nog påstå att standardkrav som rör miljöledningssystem och mänskliga rättigheter kommer med i alla våra ramavtal. Sen gör vi ju också en del objektsupphandlingar, tjänster, licenser och så vidare där de inte alltid är relevant att ställa hållbarhetskrav, säger Sofia Jedholm, avtalscontroller med fokus på hållbarhet inom inköp och upphandling på Ekonomiavdelningen.

Sofia nämner några framgångsrika exempel från universitetet där integrationen av miljö- och hållbarhetsaspekter i upphandlingen har varit fördelaktig. Ett sådant exempel är implementeringen av krav på elfordon, vilket övertygade leverantören att inkludera elbilar i sitt sortiment. Ett annat fall är när en leverantör ersatte plastkomponenter med mer hållbara material som möjliggör återanvändning. Hon betonar också att leverantörer uppskattar när hållbarhetskrav ställs.

– Generellt visar leverantörerna uppskattning på att vi ställer tuffare miljö- och hållbarhetskrav, på så sätt gynnas de som driver på frågorna och har kommit lite längre, det har oftast en initial kostnad vilket då lönar sig när man vinner affären, säger Sofia Jedholm.

Sofia betonar att förändringar i lagstiftning och offentliga policyer har påverkat hållbara upphandlingar under de senaste åren. Detta understryker vikten av att vara uppmärksam på och anpassa sig till nya krav och trender inom hållbarhet för att säkerställa att inköp och upphandlingar fortsätter att vara i linje med hållbarhetsmål och värderingar.

– Eftersom konsumtion är en av våra stora utmaningar inom hållbarhet då det påverkar så många områden så stramas lagstiftning och inriktningar åt mot mer hållbara upphandlingar. Områden som påverkas är allt ifrån utvinnande av naturresurser, konfliktmineraler och icke förnybara material till energiåtgång, utsläpp av växthusgaser, mänskliga rättigheter, arbetsmiljöfrågor och avfallsfrågor, utsläpp till mark, vatten och luft.

– Det är fortfarande väldigt mycket upp till den enskilda organisationen att ställa relevanta hållbarhetskrav vid upphandling, säger Sofia Jedholm.

Direktupphandlingar med hållbarhetskrav

Direktupphandlingar under 100 000 kronor har inget formellt krav på dokumentation, medan de över 100 000 kronor istället kräver en upphandlingsrapport.

– I upphandlingsrapporten behöver man bland annat ange behovsbeskrivning, beräkning av avtalets värde och vad man har ställt för miljökrav, säger Sofia Jedholm, hon fortsätter:

– Men de upphandlingsrapporter vi får in, där ser vi ändå att det är väldigt, väldigt, få som ställer miljökrav, säger Sofia Jedholm.

Därför menar Sofia att det är viktigt att öka medvetenheten, tillhandahålla riktlinjer och resurser samt främja samarbete mellan olika intressenter för att säkerställa att hållbarhetskriterier integreras på ett meningsfullt sätt i upphandlingsprocessen. Men hur ser då planerna ut här?

– Jag tycker personligen att det är av stor vikt med utbildning för ökad medvetenhet. Även om teknikutvecklingen går framåt och producenter och leverantörer kommer längre och längre i sitt hållbarhetsarbete så är det fortfarande till stor del beteendeförändringar från oss som inköpande organisation som driver på omställningen, säger Sofia Jedholm.

Sofia påpekar problemet att det är svårt att ge generella utbildningar i hållbara inköp eftersom man kan behöva köpa allt från en kaffemaskin till en penna till ett mikroskop till kemikalier. Det gör det mycket svårt att ge ett bra underlag när det gäller miljökrav. Antingen blir det alldeles för detaljerat eller så blir det för ytligt och intetsägande. Vi ska inte ställa krav som inte är relevanta, proportionerliga eller som vi inte kommer att följa upp.

– Vi upphandlar för brett helt enkelt. Det skulle vara möjligt att ta fram underlag och utbildningar som är anpassade för olika inköpsområden, till exempel forskning. Men även inom dessa områden kan inköpsbehoven se otroligt olika ut, säger Sofia Jedholm.

Så vad bör jag då tänka på om jag ska lyfta med hållbarhetskrav i en direktupphandling?

– Det tråkiga svaret är väl att det inte finns någon hållbar upphandling, det mest hållbara inköpet är istället det som inte blir av. Men vi ska så klart inte sluta köpa och upphandla varor och tjänster, då skulle vi inte kunna bedriva vår kärnverksamhet som till delar är med och löser hållbarhetsfrågorna inom en rad olika utbildnings- och forskningsområden, säger Sofia Jedholm.

För att försöka minska miljöpåverkan vid upphandling betonar Sofia behovet av noggrann förberedelse och analys av olika upphandlingsalternativ. En rekommendation är att använda sig av leverantörer som erbjuder återbrukade varor och produkter. Ett sådant exempel är Kammarkollegiets avtal för cirkulära möbelflöden. En annan rekommendation är att använda sig av upphandlingsmyndigheten.se och deras kriterietjänst som en resurs för att utforma krav. Dessa kriterier brukar omfatta en mångfald av olika aspekter och områden som kan vara relevanta, och ger även förslag på hur de kan följas upp. En tredje rekommendation är att använda sig av miljö- och hållbarhetsstandarder samt miljö- och hållbarhetsmärkningar som är passande för det specifika inköpet. Genom att ställa krav på att en vara, produkt eller leverantör lever upp till kraven i relevanta miljö- och hållbarhetscertifieringar eller miljö- och hållbarhetsmärkningar fångar man upp de mest betydande påverkan för varan, produkten eller branschen.

– Att sätta relevanta hållbarhetskrav på inköp är avgörande. Det kräver en del research från upphandlaren för att förstå den största miljöpåverkan under hela produktens livscykel. Genom att prioritera och skärpa kraven kan man maximera hållbarheten, avslutar Sofia Jedholm.

Checklista för att minska klimat- och miljöpåverkan från varor och tjänster

Så kan du minska klimat- och miljöpåverkan vid inskaffandet av varor och tjänster:

• Minska antalet inköp genom att dela eller låna av varandra, samt överväga att hyra eller leasa istället för att äga. Det är också viktigt att vårda, serva, uppgradera och reparera de befintliga sakerna istället för att direkt köpa nytt.
• Välja att köpa varor och produkter som antingen är second hand eller tillverkade av återvunna material eller beståndsdelar, vilket bidrar till att minska användningen av nya råvaror. Detta koncept, kallat uppcykling, främjar en cirkulär ekonomi.
• Ställa relevanta hållbarhetskrav när du gör inköp. Det är viktigt att ta hänsyn till specifika omständigheter och göra noggrann efterforskning för att identifiera vilka hållbarhetsaspekter som är mest relevanta för varje inköp. Det kan vara allt från produktionsmetoder och materialval till transport och avveckling av produkten. Ställ hellre ett relevant krav som ger effekt än fem som inte har så stor inverkan.
• Få med hållbarhetskrav i inköps- och upphandlingsprocessen, såsom krav på miljöledningssystem och respekt för mänskliga rättigheter, särskilt vid upphandling av produkter med många beståndsdelar så som elektroniska produkter.
• Var noggrann med förberedelse och analys av olika upphandlingsalternativ. Konsultera branschen för att identifiera och åtgärda miljöpåverkan. Vissa produktionsländer är så kallade högriskländer när det gäller hållbarhet. För produkter producerade i dessa länder är det viktigt att ställa hållbarhetskrav mot leverantörerna inom miljö och mänskliga rättigheter.
• Använda upphandlingsmyndigheten.se som en resurs för att utforma krav och metod för uppföljning som är passande för det specifika inköpet. Dessa kriterier brukar omfatta en mångfald av olika aspekter och områden som kan vara relevanta. Dock saknas en del upphandlingsområden exempelvis inom forskning och laboratorieutrustning. Ha ett bilfritt campus i åtanke. Ett sätt att minska Stockholms universitets utsläpp av växthusgaser är att begränsa antalet leveranser till och från campus. Genom att ange fasta leveransdagar, exempelvis två per vecka, kan vi minska våra indirekt utsläpp och förbättra luftkvaliteten och trivselfaktorn vid campus.