Rehabiliteringsarbete
Stockholms universitet har som arbetsgivare ett ansvar för att rehabiliteringsarbete bedrivs på ett organiserat och effektivt sätt. Här finns stöd till dig som chef för att du ska kunna uppfylla ditt rehabiliteringsansvar.
Du som chef ska agera tidigt när du misstänker att någon av dina medarbetare inte mår bra och initiera alltid åtgärder för att förebygga framtida ohälsa och arbetsoförmåga.
När någon av dina medarbetare blir sjuk har du som chef ett rehabiliteringsansvar. Du ska arbeta systematiskt enligt Stockholms universitets rehabiliteringsprocess och vid behov kontakta eller anlita sakkunnig expertis, t.ex. din rådgivare på Personalavdelningen eller företagshälsovård.
Olika typer av rehabilitering
Rehabilitering är ett samlingsbegrepp för de åtgärder som vidtas för att en arbetstagare så snabbt som möjligt ska komma tillbaka eller stanna kvar på arbetet. Åtgärderna kan vara av medicinsk, social eller arbetslivsinriktad karaktär.
Medicinsk rehabilitering
Hälso- och sjukvården ansvarar för den medicinska rehabiliteringen. Medicinsk rehabilitering består av åtgärder som ska leda till att en person så långt som möjligt ska behålla eller få tillbaka sin fysiska och psykiska funktionsförmåga. Exempel på medicinsk rehabilitering kan vara sjukgymnastik, stresshantering vid utmattning, terapi med mera.
Arbetslivsinriktad rehabilitering
Du som är närmaste chef med personalansvar har ansvar för den arbetslivsinriktade rehabiliteringen oavsett orsak till sjukskrivningen.
Medarbetare som på grund av sjukdom har fått nedsatt arbetsförmåga ska få hjälp och stöd för att återvinna arbetsförmågan och därmed kunna återgå i arbete – helt eller delvis. Rehabiliteringsarbetet ska ske genom tidiga, systematiska och samordnade insatser. Exempel på arbetslivsinriktad rehabilitering kan vara arbetsanpassning, arbetsträning, utbildning, omplacering med mera.
Vi som arbetsgivare är skyldiga att vidta alla åtgärder som skäligen kan krävas för att anställningen ska bestå. Däremot är vi inte skyldiga att tillskapa särskilda arbetsuppgifter – arbetsuppgifterna ska finnas inom befintlig organisation.
Dokumentation av rehabiliteringsärenden
Som arbetsgivare har Stockholms universitet ett ansvar att på ett korrekt sätt dokumentera hela rehabiliteringsprocessen.
Vem dokumenterar?
Som ansvarig för rehabiliteringen är du också ansvarig för kontinuerlig dokumentation under hela rehabiliteringsprocessen.
Ansvarig för rehabiliteringen är skyldig att: ”bedriva ett aktivt rehabiliteringsarbete i enlighet med arbetsgivarens ansvar.” Ansvaret har du fått genom fördelning av arbetsmiljöuppgifter.
Om en anställd byter chef eller arbetsplats inom universitetet ska ansvarig chef överlämna information och dokumentation angående sjukskrivningar och eventuella rehabiliteringsåtgärder till den nya chefen.
Vad dokumenteras?
I rehabiliteringsarbetet ska alla uppgifter av betydelse dokumenteras. Syftet med dokumentationen är att kunna följa upp rehabiliteringsärenden från början till slut; ytterst för att kunna visa att vi som arbetsgivare har fullgjort vårt rehabiliteringsansvar.
Dokumentera – använd gärna mallar i vår verktygslåda:
- kommunikation via e-post och telefon som har betydelse för ärendet
- rehabiliteringsmöten (såväl genomförda som inställda)
- avstämningar, samtal och andra möten
- rehabiliteringsinsatser; ex. arbetsträning, arbetsanpassningar m.m.
- planering av återgång i arbete och utfallet av detta
- planering av deltidsarbete och utfallet av detta
- handlingsplan och dess uppföljning
- överenskommelser eller beslut
- annan information eller händelser som har betydelse för ärendet.
Ett tips är att använda mallen för minnesanteckningar för att föra journal över ärendet. Där kan du samla all information om vad som händer i ärendet. För särskilda möten om exempelvis förebyggande rehabiliteringssamtal eller plan för återgång i arbete m.m. använd mallen för detta ändamål, men anteckna i dina minnesanteckningar att denna dokumentation finns.
All dokumentation i ett rehabiliteringsärende förvaras ordnad i en fysisk eller digital rehabiliteringsakt som en undermapp i personalakten.
Du kan välja att ha en del av dokumentationen sparad i en digital akt och en annan del i en fysisk akt, under förutsättningen att enskilda dokument bara ett på ett ställe. Om du väljer den här lösningen (fysiskt och digitalt) ska du anteckna att fler handlingarna finns på andra ställen: på aktens omslag (fysiska akten) och i undermappen Generell information (digitala akten).
Alla anställda ska kunna lita på att uppgifter i ett rehabiliteringsärende inte sprids till obehöriga. Offentlighets- och sekretesslagen styr över hanteringen av personliga uppgifter. Tänk på att dokumentationen omgärdas av sekretesslagstiftning, varför den ska hanteras varsamt och vara inlåst vid förvaring (fysisk akt) eller med begränsad behörighet (digital mapp).
Hantering av ärenden
All dokumentation förvaras ordnad i en fysisk eller digital rehabiliteringsakt på institutionen/motsvarande så länge medarbetaren är anställd vid Stockholms universitet.
Gallringsrutiner
Läkarintygen gallras enligt följande:
- läkarintyg för dag 8–14: efter tio år
- läkarintyg över dag 15: efter två år.
Om medarbetaren slutar på Stockholms universitet, gallras all dokumentation förutom läkarintyg som gallras enligt ovanstående rutin. Se till att er institution/motsvarande har och följer en gallringsrutin.
Hantering av ärenden Sjuk, dag 1–29
All dokumentation förvaras ordnad i en fysisk eller digital rehabiliteringsakt på institutionen/motsvarande så länge medarbetaren är anställd vid Stockholms universitet.
Gallringsrutiner
Läkarintygen gallras enligt följande:
- läkarintyg för dag 8–14: efter tio år
- läkarintyg över dag 15: efter två år
Om medarbetaren slutar på Stockholms universitet, gallras all dokumentation förutom läkarintyg som gallras enligt ovanstående rutin. Se till att er institution/motsvarande har och följer en gallringsrutin.
Hantering av ärenden Sjuk, över dag 30
Begär ett diarienummer
När medarbetarens sjukskrivningsperiod går över dag 30 ska du som chef begära ett diarienummer. Ärenden som skapas i Förvaltningen diarieförs centralt, ärenden som skapas på institutionerna diarieförs lokalt. Ärendet ges en ärendemening: Rehabiliteringsärende; sekretessbelagt. Ärendet i diariet följer Stockholms universitets rutiner för hantering av ärenden med sekretess och ska inte innehålla några handlingar. Det ska finnas en hänvisning i diariet att handlingarna förvaras i rehabiliteringsakten på institutionen/motsvarande. Uppdatera diariet om det sker en ändring i var handlingarna förvaras; exempelvis om medarbetaren slutar eller byter arbetsplats.
Pågående ärende Sjuk, över dag 30
Handlingarna ska hållas ordnade på institutionen/motsvarande i en rehabiliteringsakt hos den chef som har rehabiliteringsansvar i ärendet. Handlingarna får förvaras bara fysiskt eller digitalt; inte både och.
Om medarbetaren byter anställning inom Stockholms universitet ska hela rehabiliteringsakten skickas på ett säkert sätt till den nya chefen med rehabiliteringsansvar.
Avslutat ärende Sjuk, över dag 30
1. Avslutat ärende – medarbetaren anställd vid institutionen/motsvarande
När rehabiliteringsärendet är avslutat ska rehabiliteringsakten rensas från alla arbetshandlingar och handlingar av tillfälliga eller ringa betydelse. Behåll endast alla läkarintyg, planer för återgång i arbete, beslut kopplade till ärendet samt avslutssamtal. Kom ihåg att även rensa mejlkonversationer i din Outlook.
Sortera handlingarna i två olika kuvert (fysisk) eller mappar (digitalt).
- Alla läkarintyg kopplade till ärendet.
- Andra handlingar kopplade till ärendet – Plan för återgång i arbete, beslut, avslutssamtal.
Kuverten ska vara slutna och märkta med diarienumret, medarbetarens personnummer, texten ”känsligt” samt datum för ärendets avslut. De digitala mapparna ska ha en begränsad behörighet.
Kuverten med läkarintyg gallras enligt följande:
- läkarintyg från dag 8–14: efter tio år
- läkarintyg efter dag 15: efter två år.
De slutna kuverten/digitala mapparna förvaras kvar på institutionen så länge medarbetaren är anställd på institutionen/motsvarande.
2. Avslutat ärende – medarbetaren byter arbetsställe inom Stockholms universitet
När ärendet är avslutat och medarbetaren byter arbetsställe inom Stockholms universitet ska rehabiliteringsakten (fysiska och/eller digitala) skickas på ett säkert sätt till Personalavdelningen, din rådgivare. Kom ihåg att uppdatera diariet med informationen om var dokumentationen finns.
3. Avslutat ärende – medarbetaren avslutar sin anställning vid Stockholms universitet
Om medarbetaren avslutar sin anställning vid Stockholms universitet skickas rehabiliteringsakten (fysiska och/eller digitala) på ett säkert sätt till det centrala arkivet (fysisk akt) eller digitala närarkivet/centrala e-arkivet (digital akt). Kom ihåg att uppdatera diariet med informationen om var dokumentationen finns.
Ansvarsfördelning
Det är många aktörer som deltar i en rehabiliteringsprocess. Var och en har sin roll och sitt ansvar. Samverkan mellan de olika aktörerna är av största vikt för att rehabiliteringsarbetet ska kunna bedrivas effektivt, skyndsamt och underlätta medarbetarens återgång i arbete.
Rehabiliteringsprocess
Rehabiliteringsprocessen underlättar och ger stöd till dig som chef med personalansvar, så att du kan säkerställa att dina medarbetare ges förutsättningar att förebygga ohälsa samt återfå arbetsförmåga så snart som möjligt.
Verktygslåda för chefer
Alla mallar, lathundar andra dokument du behöver i rehabiliteringsarbetet finns i Verktygslådan.