Betalkort
Anställda vid Stockholms universitet erbjuds ett företagsupphandlat privatkort med personligt betalningsansvar.
Företagsupphandlat privatkort
Stockholms universitet erbjuder EUROCARD som betalkort med personligt betalningsansvar. Kortet är avsett att användas vid tjänsteresor och för tjänsterelaterade kostnader.
Utbetalning av reseförskott är en kostsam betalningsrutin för Stockholms universitet. Hanteringen innehåller många arbetsmoment och kräver en större intern kontroll. En minskad förskottshantering innebär minskade kostnader för Stockholms universitet.
För att minska behovet av förskott erbjuds anställda vid Stockholms universitet ett företagsupphandlat privatkort med personligt betalningsansvar. Det innebär en betalningsmodell där arbetsgivaren upphandlar förmånliga betalningsvillkor eller garanterar vissa betalningsvillkor för den anställde. Kortet används för utlägg i tjänsten, men kan även användas privat. Betalkort är ett viktigt komplement till universitetets ordinarie inköps- och betalningsrutiner. Observera att inköp via betalkort inte får ersätta fakturering som betalningssätt. Så långt det är möjligt ska inköp faktureras. Reseförsäkring ingår inte i kortet.
Skyldighet att informera om betalkorten
Innan en arbetstagare får ett betalkort, ska prefekten eller motsvarande informera om de regler som gäller för användning. Arbetstagaren ska underteckna en bekräftelse på att han eller hon har mottagit information om vad som gäller. Prefekten eller motsvarande ska se till att alla kortinnehavare ges kompletterande information när universitetets policy, regler/anvisningar eller kortföretagets villkor för användningen av betalkort ändras.
Ansökan och beslut
Prefekt eller motsvarande beslutar om vem som ska tilldelas betalkort. För att erhålla ett betalkort vänder du dig till din administrativa chef/motsvarande. Du kommer då få en länk för att ansöka om kortet digitalt. Efter sedvanlig kreditprövning och godkännande sänds betalkortet hem till dig som kortinnehavare.
Redovisning av utlägg
Betalkortsfakturan måste kopplas till e-faktura eller autogiro. Detta gör den enskilde kortinnehavaren på sin respektive internetbank. Om den anställde inte kopplar fakturor från Eurocard till e-faktura eller autogiro, kommer kortet att avslutas.
För att få ersättning från arbetsgivaren ska arbetstagaren göra en reseräkning i Primula och lämna in originalkvitton som styrker gjorda utlägg. Av redovisningen ska framgå vad utläggen avser. På kvitton som avser representation och i Primula ska samtliga som deltagit antecknas och syftet med representationen anges.
Betalkortsfakturan har en kredittid på 30 dagar, vilket innebär att kortinnehavaren inte behöver ligga ute med pengar om han/hon har redovisat sina utlägg i tid.
Betalkort där myndigheten är betalningsansvarig
Kontakta Ekonomiavdelningen för information och ansökan om kort där Stockholms universitet har betalningsansvaret.
Avsluta betalkort
När arbetstagaren slutar sin anställning ska kortet avslutas av ansvarig vid institutionen/avdelningen. Information ges i samband med det till arbetstagaren.
