Styrdokument och rutiner för arbetsmiljö- och lika villkorsarbete
Här hittar du de övergripande beslut och riktlinjer som styr arbetsmiljö- och lika villkorsarbetet vid Stockholms universitet. Du hittar också information om vilket ansvar du har som chef.
Policyer och styrdokument
De policyer, riktlinjer och andra styrdokument kopplade till arbetsmiljö- och lika villkorsfrågor finns i Regelboken:
Rådet för arbetsmiljö och lika villkor
Rådet för arbetsmiljö och lika villkor – RALV – är Stockholms universitets skyddskommitté, och den struktur som Stockholms universitet har valt för att arbeta systematiskt med arbetsmiljö- och lika villkorsfrågor. Rektor fattade beslut om RALV-organisationen 2015, och några justeringar i organisationen gjordes under 2018.
Fördelning av arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifter
Rektor är ytterst ansvarig för att reglerna i arbetsmiljölagen och diskrimineringslagen efterföljs. För att kunna säkerställa detta har rektor fördelat arbetsuppgifter gällande arbetsmiljö och lika villkor till vicerektorerna/dekanerna/förvaltningschef, som i sin tur fördelat vidare arbetsuppgifterna till prefekter/motsvarande. De kan i sin tur välja att fördela vidare arbetsuppgifter till andra inom sin organisation.
Syftet med en skriftlig fördelning av arbetsuppgifter
Som chef är du alltid arbetsgivarföreträdare och har ett ansvar för arbetsmiljön inom ditt verksamhetsområde. Syftet med att ha en skriftlig fördelning av arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifter är att det ska vara tydligt vad som förväntas av dig som chef, samt att se till att de som fått uppgifterna tilldelade sig har tillräckliga befogenheter, resurser och kunskaper för att kunna utföra arbetsuppgifterna. Ytterst handlar det om att säkerställa att arbetsmiljö- och lika villkorsarbetet bedrivs i enlighet med gällande lagar och regler, för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att i övrigt uppnå en god arbetsmiljö.
Att fördela arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifter betyder inte att delegera ansvar. Arbetsmiljölagstiftningen ger inte möjlighet för arbetsgivaren att göra sig av med sitt arbetsmiljöansvar och inte heller bestämma vem som ska straffas om det inträffat en arbetsmiljöolycka, då straffansvaret avgörs i efterhand i domstol. De som får fördelat arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifter får däremot en intern skyldighet gentemot arbetsgivaren att utföra dessa arbetsuppgifter.
Regelverket kring skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1).
Till vem fördelas arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifter
Fördelning av arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifter innebär att uppgifter i arbetsmiljö- och lika villkorsarbetet fördelas på bestämda personer eller befattningar. Uppgifterna ska fördelas så att de placeras på den nivå/person i organisationen som har den bästa kännedomen om verksamheten och möjligheten att så snabbt som möjligt påverka arbetsmiljön på arbetsstället.
Arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifter bör fördelas i linjeorganisationen, det vill säga till medarbetare som har en tydlig arbetsgivarroll (till exempel en chef eller arbetsledare).
Uppgifter kan även fördelas till medarbetare utan arbetsgivaransvar, men då behöver man vara extra noggrann med att säkerställa att personen har tillräckliga resurser, befogenheter och kunskaper för att kunna utföra arbetsuppgifterna. Detta är mycket ovanligt och förekommer mycket sällan. Kontakta Personalavdelningen för rådgivning om detta behov skulle uppstå.
Befogenheter och resurser
När arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifter fördelas måste den som fördelar uppgifterna säkerställa att mottagaren har tillräckliga befogenheter, resurser och kunskap för att kunna utföra dem. Befogenheter innebär rätten att fatta beslut och vidta åtgärder. Resurser kan till exempel vara ekonomiska medel, tillgång till personal, utrustning, lokaler, tid, hjälpmedel och kompetens som kan ge stöd internt och externt, till exempel Företagshälsovård.
Viktigt med tillräcklig kunskap
Den som fördelas arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifter ska ha tillräckliga kunskaper om arbetsmiljölagen och föreskrifter, diskrimineringslagen samt om andra lagar, regler, avtal och interna styrdokument som har betydelse för arbetsmiljö- och lika villkorsarbetet. Hen ska ha kunskap om metoder för att identifiera fysiska, organisatoriska och sociala risker i arbetsmiljön i syfte att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Vidare ska mottagaren av de fördelade arbetsuppgifterna ha tillräcklig kompetens för att kunna omsätta de teoretiska kunskaperna i praktisk handling så att det systematiska arbetsmiljö- och lika villkorsarbetet ger avsedda effekter.
Vid Stockholms universitet erbjuds en Grundutbildning i arbetsmiljö och lika villkor för att säkerställa ovanstående kunskaps- och kompetenskrav. Denna grundutbildning bör samtliga chefer/medarbetare med skriftlig fördelning av arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifter genomgå.
Dokumentation och uppföljning
Uppgiftsfördelningen ska vara skriftlig och görs med hjälp av universitetets fördelningsblanketter (se nedan) som förtydligar vilka uppgifter som ryms inom ramen för arbetsmiljö- och lika villkorsområdet, samt vad som förväntas av den som får arbetsuppgifterna tilldelade. Blanketten skrivs under av båda parter och originalet förvaras hos den som fördelat uppgifterna.
Den som har fördelat arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifterna ansvarar för att årligen följa upp och kontrollera att uppgiftsfördelningen fungerar och vid behov ändra fördelningen, förslagsvis i samband med det årliga utvecklingssamtalet. Den som tilldelats arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifter ansvarar för att omedelbart återkoppla till den som lämnat uppgiftsfördelningen om man anser att man av olika anledningar inte har möjlighet att utföra sina uppgifter på ett bra sätt. Kanske behöver man se över om det krävs ökade kunskaper, ytterligare befogenheter eller ändrade resurser.
Returnering av arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifter
Formell returnering av arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifter ska göras när det behövs. Om man, efter samtal med den som lämnat uppgiftsfördelningen, fortfarande bedömer att man inte kan utföra de arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifter som man blivit ålagd att utföra, ska man skriftligen anmäla detta till den som lämnat uppgiftsfördelningen.