Distansarbete för teknisk/administrativ personal – Frågor och svar

Distansarbete är arbete som kan utföras i arbetsgivarens lokaler (ordinarie arbetsplats) men som regelbundet utförs på annan plats. Med ”regelbundet” menas arbete på annan plats som inte är av högst tillfällig eller sporadisk karaktär. Regelbundenhet kan avse allt från viss procentuell omfattning till antal dagar per vecka eller månad.

Skillnaden består framför allt i regelbundenheten. För att det ska betraktas som distansarbete ska arbetet utanför ordinarie arbetsplats inte vara tillfälligt eller sporadiskt. Regelbundenhet kan avse allt från viss procentuell omfattning till ett antal dagar per vecka eller månad, men det ska kunna vara förutsägbart under en överskådlig tid. Vid distansarbete behöver inte överenskommelse med chef göras vid varje enskilt tillfälle arbete sker på annan plats utan det regleras i en särskild skriftlig överenskommelse.

Tillfälligt arbete utanför ordinarie arbetsplats kan också fortsatt förekomma där det passar verksamheten. Vid sådant tillfälligt arbete utanför ordinarie arbetsplats behöver överenskommelse med ansvarig chef göras vid varje enskilt tillfälle. En sådan överenskommelse om tillfälligt arbete utanför ordinarie arbetsplats behöver inte vara skriftlig. Tillfälligt arbete utanför ordinarie arbetsplats kan förekomma utan överenskommelse om distansarbete men också i kombination med distansarbete.

Sker det regelbundet, är det distansarbete även om det inte är hela dagar. Ansvarig chef får pröva om det är möjligt med att arrangera distansarbetet på ett sådant sätt utifrån behoven av bl.a. tillgänglighet under arbetstid.

Distansarbete får endast förekomma i de fall chefen bedömer att verksamheten och arbetsuppgifterna medger detta. Prefekt, avdelningschef inom förvaltningen eller föreståndare direkt underställd dekanus beslutar hur distansarbete tillämpas inom sin respektive verksamhet. Exempel på vad som kan behöva beaktas vid tillämpningen är:

• Vilka medarbetare har uppgifter som går att utföra på distans?
• Kan/ska alla deras arbetsuppgifter utföras på distans eller är det vissa arbetsuppgifter som behöver utföras på ordinarie arbetsplats, t.ex. arbetsuppgifter som rör känsliga uppgifter eller omfattas av sekretess?
• Kan arbetsuppgifterna utföras på ett professionellt, rättssäkert sätt som inte påverkar allmänhetens förtroende för oss som myndighet?
• Hur upprätthåller vi kraven på tillgänglighet och service mot studenter, andra anställda och mot allmänheten?
• Hur vill vi att närvaron ska se ut på ordinarie arbetsplats?
• Hur ska vi ha våra möten framöver? Digitala, hybrida eller fysiska? Vad lämpar sig för vad?
• Hur kan ledarskapet anpassas utifrån ev. distansarbete?
• Hur kan vi bibehålla teamkänsla och samarbete inom gruppen och mellan grupper av medarbetare?

Ja, chefen avgör vilka arbetsuppgifter som lämpar sig för arbete på distans och vilka medarbetare som har förmåga till distansarbete. Bedömningen behöver göras utifrån organisatoriska förutsättningar, medarbetarens arbetsuppgifter samt personliga förmåga och lämplighet. Distansarbete bygger dock på frivillighet, det är inte möjligt att tvinga en medarbetare till distansarbete.

Vad gäller organisatoriska förutsättningar och arbetsuppgifter kan chefen bland annat behöva beakta:

• Kan medarbetarens arbetsuppgifter utföras på annan plats och är det lämpligt?
• Kan arbetsuppgifterna utföras utan att det påverkar verksamheten negativt?
• Finns det arbetsuppgifter som kan utföras bättre på distans än på ordinarie arbetsplats?
• Påverkas samarbetsmöjligheterna med kollegor?
• Finns det möjligheter att delta i möten?

För att överenskommelse om distansarbete ska vara aktuellt, ställs också stora krav på förtroende mellan chef och enskilda medarbetare. Distansarbete kräver att medarbetaren uppvisar förmåga till egenansvar. Medarbetaren ska också kunna skapa och bidra till en tillfredsställande arbetsmiljö på distansarbetsplatsen, t.ex. en möjlighet att få arbeta ostört.

Ja, det är en individuell överenskommelse mellan chef och medarbetaren. Prefekt, avdelningschef inom förvaltningen eller föreståndare direkt underställd dekanus beslutar hur distansarbete tillämpas inom sin respektive verksamhet. Överenskommelsen bygger på frivillighet och baserat på enskilda medarbetares olika förutsättningar kan olika bedömningar behöva göras trots att de utför samma eller liknande arbetsuppgifter. Det kräver förmåga att förklara hur man kommer fram till sina bedömningar.

Att en medarbetare presterar på sämre nivå än tidigare kan ha olika skäl. Chefen behöver ha en dialog med medarbetaren och om distansarbetet bedöms påverka prestationen negativ kan det vara grund att säga upp överenskommelsen om distansarbete.

Vid Stockholms universitet ska arbete i huvudsak utföras på den ordinarie arbetsplatsen som utgörs av universitetets lokaler. Det finns ett stort värde i att medarbetare träffas på arbetsplatsen för att underlätta och bidra till samarbete inom och mellan arbetsgrupper, utveckling av arbetsformer, informellt kunskapsutbyte, spontana möten och social interaktion med kollegor. Mot bakgrund av det bör våra anställda arbeta på ordinarie arbetsplats en övervägande del av arbetsdagarna.

Inom respektive verksamhet behöver beslut fattas om möjligheter för distansarbete utifrån verksamhetens behov. I vissa fall bör det vara lämpligast att ingå överenskommelser om fasta dagar för distansarbete per vecka, t.ex. att medarbetaren arbetar på distans varje tisdag och torsdag. För medarbetare, vars arbetsuppgifter till stor del består av självständigt arbete och där verksamheten och förutsättningarna i övrigt tillåter det, kan distansarbetet variera mellan veckorna men över tid hållas till den överenskomna omfattningen på distansarbetet. Det senare kan innebära att dagarna för distansarbetet varierar under en vecka eller att distansarbete utförs en dag ena veckan och tre dagar en annan vecka och så vidare. De närmare förutsättningarna för förläggningen av distansarbetet behöver regleras i överenskommelsen mellan chefen och medarbetaren.

Det är en av de aspekter som respektive verksamhet behöver fundera över vad gäller tillämpning av reglerna. Det är möjligt att besluta om att alla medarbetare ska vara på plats en eller flera dagar i veckan. Distansarbete kan då vara möjligt på andra dagar i veckan.

Nej, om chef och medarbetare kommit överens om en omfattning om två fasta dagar per vecka men man under en vecka arbetat på kontoret alla dagar innebär detta generellt inte att man ”sparar” distansarbetsdagar till en annan vecka.

Om överenskommelsen angett fasta dagar för distansarbetet, ska dessa dagar följas. Har man i överenskommelsen inte specificerat fasta dagar, så finns en ökad flexibilitet, men det är extra viktigt att ha en kommunikation mellan chef och medarbetare kring planeringen av distansarbetet under dessa veckor.

Vid särskilda skäl kan överenskommelse om mer än två dagars distansarbete per vecka medges. Sådan överenskommelse kan ske först efter att ansvarig chef samrått med personalchef. Särskilda skäl kan exempelvis vara medicinska skäl eller utifrån ett kompetensförsörjningsbehov för att säkra svårrekryterad kompetens.

För deltidsarbetande medarbetare är det av särskild vikt att dialog om lämplig omfattning förs innan tecknande av överenskommelse. Deltidsarbetande medarbetare ska som regel inte beviljas sämre förutsättningar för distansarbete, men beroende på verksamhetens krav och behovet av närvaro kan möjligheterna till distansarbete se annorlunda ut för deltidsarbetande. En bedömning måste dock göras i varje enskilt fall. Bedömningen ska göras baserat på bl.a. omfattningen på deltidsarbetet, förläggningen av arbetet (t.ex. koncentrerad deltid) och skälen för deltidsarbetet.

Utgångspunkten om att hemmet i första hand ska utgöra distansarbetsplatsen baseras framför allt på ett arbetsmiljöperspektiv. I hemmet kan arbetsgivare utgå ifrån att de flesta nödvändiga förutsättningar finns vad gäller t.ex. utrustning och säkerhet. Även om distansarbetsplatsen är reglerad i överenskommelsen finns det inget som hindrar att chef och medarbetare, på förekommen anledning, i enstaka fall kan komma överens om annan tillfällig distansarbetsplats.

Den överenskomna distansarbetsplatsen kan inte vara förlagd till utlandet. Statliga verksamheter kan bara undantagsvis utföra arbete från utlandet och det är då reglerat i särskild ordning. Chef kan tillåta att arbete från utlandet förekommer i enstaka, kortvariga perioder. Det betraktas då som tillfälligt arbete utanför ordinarie arbetsplats eller en tillfälligt överenskommen distansarbetsplats.

Nej, distansarbetsplatsen kan inte vara förlagd till en allmän lokal av arbetsmiljö- och säkerhetsskäl. Arbetsgivaren kan bl.a. inte garantera att arbetet då utförs på ett professionellt och rättssäkert sätt eller på ett sätt som inte skulle kunna rubba allmänhetens förtroende.

Det framgår av ett centralt kollektivavtal om distansarbete som är tecknat mellan Arbetsgivarverket och OFR, Saco-S samt Seko som arbetstagarorganisationer. Parterna är överens om att den närmare regleringen av distansarbete ska ske genom enskilda skriftliga överenskommelser mellan chef och medarbetare.

Arbetsgivarverket: Centralt avtal om distansarbete

Ja, om det sker större förändringar av distansarbetsplatsen ska en ny överenskommelse upprättas.

Nej, överenskommelse om distansarbete ska bara reglera de närmare villkoren för distansarbetet.

Det är inget krav att använda anteckningsfältet. Det kan dock användas, om delar i överenskommelsen behöver förtydligas utifrån den lokala tillämpningen, t.ex. vid särskilda behov av tillgänglighet.

En överenskommelse om distansarbete gäller tills vidare med en ömsesidig uppsägningstid på en månad. En uppsägning av överenskommelsen från arbetsgivarens sida kan föranledas av t.ex. ändrade organisatoriska förutsättningar eller behov av att ändra dagarna för distansarbete.

Överenskommelse om distansarbete bygger därutöver på ett ömsesidigt förtroende mellan chef och medarbetare och personlig lämplighet hos medarbetaren. Om en medarbetare uppvisar brister i förmågan att hantera ett sådant förtroende, t.ex. genom oförmåga att föra dialog om sin arbetssituation, försämrad prestation eller otillgänglighet, kan det innebära att arbetsgivaren behöver häva överenskommelsen utan uppsägningstid. Ett sådant beteende innebär att arbetsgivaren inte kan garantera en fungerande verksamhet vilket gör distansarbete olämpligt för den enskilda medarbetaren.

Nej, inte formellt. Det är dock naturligt att sådana åtgärder föregås av en dialog med medarbetaren och i normalfallet bör medarbetaren få en möjlighet att åtgärda eventuella brister innan beslut.

Medarbetaren ska vara tillgänglig på samma sätt som om de arbetade på ordinarie arbetsplats. Medarbetaren ska vara nåbar via e-post och telefon och andra digitala kanaler som används under arbetstid samt kunna delta på möten via länk på det sätt chefen bestämmer. Det senare kan t.ex. innebära att det är möjligt att ställa krav på att alla deltar med bild i möten.

Stockholms universitets arbetstidsbestämmelser gäller även vid distansarbete och bestämmelser om t.ex. arbetstidens längd och flextid tillämpas därför på samma sätt som vid arbete på ordinarie arbetsplats.

Kollektivavtal och andra bestämmelser tillämpas på samma sätt oavsett var arbetet utförs. Stockholms universitets arbetstidsbestämmelser gäller även vid distansarbete och bestämmelser om t.ex. flextid tillämpas därför på samma sätt som vid arbete på ordinarie arbetsplats.

Chef ska kontinuerligt föra en dialog med medarbetaren om arbetssituationen för att förvissa sig om att distansarbetet fungerar. En överenskommelse om distansarbete baseras på ett ömsesidigt förtroende mellan chef och medarbetare och förutsätter att medarbetaren har förmåga att ta ansvar för sina arbetsuppgifter och sin arbetssituation.

Ja, även om det finns en överenskommelse om distansarbete kan det krävas att medarbetaren infinner sig på ordinarie arbetsplats på dagar som normalt omfattas av distansarbete. Det kan t.ex. behövas vid sjukdom hos kollega där närvaro krävs av någon eller om ett särskilt möte föranleder fysisk närvaro. Det är med fördel något som behöver framgå av den tillämpning som bestäms inom respektive verksamhet. Fysisk närvaro kan också krävas för internat eller motsvarande.

En enskild medarbetare kan normalt inte kräva fysisk närvaro för kollegor som har ett överenskommet distansarbete. Undantag kan göras om chef anser att det är angeläget. Kollegor ska inte göra en sådan bedömning. Det är viktigt att den typen av frågor diskuteras inom respektive verksamhet.

En överenskommelse om distansarbete är frivillig och alla medarbetare har rätt att befinna sig på ordinarie arbetsplats. Förändringar av lokaler kan dock vara en följd av ett förändrat arbetssätt.

Ja, chef är alltid ansvarig för medarbetarens arbetsmiljö, även när arbetet utförs på distansarbetsplatsen.

För att säkerställa en tillfredsställande arbetsmiljö på distansarbetsplatsen är det viktigt att chef och medarbetare för en kontinuerlig dialog. Det är alltid chefen som är ytterst ansvarig för arbetsmiljön, men som medarbetare har man ett ansvar att uppmärksamma chefen på brister i arbetsmiljön som riskerar att leda till ohälsa eller olycksfall.

Om chefen har behov av att undersöka arbetsmiljön på distansarbetsplatsen närmare, kan chefen behöva få tillgång till distansarbetsplatsen, t.ex. genom video, bilder eller besök.

Det är medarbetaren själv som ansvarar för att utrusta distansarbetsplatsen med ändamålsenlig möblering. Utrustning som är lätt för medarbetare att själv transportera mellan den ordinarie arbetsplatsen och distansarbetsplatsen står arbetsgivaren för, t.ex. bärbar dator och headset. Att inte ha förutsättningar att skapa en tillfredsställande arbetsmiljö i hemmet kan vara grund att inte ingå i en överenskommelse om distansarbete.

Vid särskilda skäl kan arbetsgivaren stå för utrustning som får lånas hem. Detta kan till exempel vara aktuellt om medarbetaren är i en rehabiliteringsprocess och/eller har behov av arbetsanpassning kopplat till sjukdom. Kontakta gärna rådgivaren på Personalavdelningen eller företagshälsovården för stöd om dessa behov uppstår.

Vid arbete på distans ställs höga krav på både chefer och medarbetare att ha en kontinuerlig dialog och uppföljning. Som chef behöver du särskilt tänka igenom hur du kan uppmärksamma arbetsmiljörisker samt hur du följer upp arbetsprestationer. Exempel på frågor som du kan fundera igenom är:

• Hur påverkas organisationen/verksamheten av att medarbetare arbetar på distans? Hur säkerställer vi att samarbetet mellan/inom arbetsgrupper/avdelningar inte blir lidande? Hur följer jag upp arbetsprestationer?
• Hur fångar jag upp signaler på ohälsa hos medarbetare som arbetar på distans?
• Hur säkerställer jag en god social arbetsmiljö, t.ex. hur bibehåller man en känsla av samhörighet/teamkänsla, finns risk för konflikter och hur fångar jag upp signaler om detta?
• Hur ska jag göra för att säkerställa en tillfredsställande fysisk arbetsmiljö på distansarbetsplatsen?
• Hur kan jag hålla uppsikt över att medarbetare som arbetar på distans upprätthåller en balans mellan arbete och fritid? Arbetstider och tid för återhämtning?

Stockholms universitet anser inte att vi med skattemedel kan tillhandahålla utrustning för två arbetsplatser till medarbetare. Utrustning såsom skrivbord, kontorsstol, skärm m.m. tillhandahålls på den ordinarie arbetsplatsen.

Vid särskilda skäl kan arbetsgivaren stå för utrustning som får lånas hem. Detta kan till exempel vara aktuellt om medarbetaren är i en rehabiliteringsprocess och/eller har behov av arbetsanpassning kopplat till sjukdom.

Nej, ingen utrustning som kräver särskild transport ska fraktas till distansarbetsplatsen.

Det är viktigt att löpande ha en dialog med medarbetaren om vilka förutsättningar som finns för distansarbete. Det är naturligt att det då och då uppstår problem med t.ex. internetuppkoppling, men om det är ett återkommande problem som påverkar tillgängligheten eller innebär svårigheter att delta på möten, kan det behöva åtgärdas för att överenskommelsen om distansarbete ska kunna bestå.

Nej, bärbar dator räknas som mobil utrustning som lätt kan transporteras av medarbetaren mellan ordinarie arbetsplats och distansarbetsplats.

Nej, SU ersätter inga ökade kostnader som t.ex. internetuppkoppling eller elförbrukning.

Arbetsgivaren är ansvarig för skada eller förlust av utrustning som tillhör arbetsgivaren på samma sätt som om skador uppstår på ordinarie arbetsplats.

Det är inte helt klart hur försäkringsskyddet ser ut för skador som arbetsgivarens utrustning eventuellt orsakar på distansarbetsplatsen. Arbetsgivaren har emellertid inte möjlighet att försäkra distansarbetsplatsen.

Det är troligt att medarbetarens hemförsäkring i första hand är aktuell för att täcka den här typen av skador. Medarbetaren riskerar att stå för eventuella merkostnader som kan uppkomma på grund av otillräckligt försäkringsskydd vid olycka i hemmet. Vid tecknandet av överenskommelse intygar medarbetaren att hemförsäkringen ger ett betryggande försäkringsskydd. Det är därmed medarbetaren som avgör om hemförsäkringen anses ge ett tillräckligt skydd.

Det är inte arbetsgivare som bedömer vad som utgör en arbetsskada eller ej. Det är en bedömning som görs av Försäkringskassan. En skada anses vara en arbetsskada om sambandet mellan arbetet och skadan är tillräckligt starkt. När en skada inträffar på arbetsplatsen och inom arbetsområdet under vanlig arbetstid, finns det ett starkt samband med arbetet. När en skada inträffar i hemmet, finns inte samma självklara koppling till arbetet. Då krävs det att olycksfallet har ett direkt samband med arbetet man ska utföra, alltså att man skadat sig i samband med att man utför sina arbetsuppgifter.

På AFA Försäkrings webbplats listas följande exempel på sådant samband:

• om du snubblar på datasladden till din jobbdator
• sitter vid datorn och svarar på arbetsrelaterade e-post eller pratar i telefon med kollega/kund
• går runt i bostaden och har arbetssamtal i arbetsgivarens telefon
• under arbetstid åker mellan hemmet och kundmöte
• åker till arbetsplatsen för att hämta dator/telefon/brev
• skada som uppstår under ett så kallat promenadmöte så länge chefen godkänt detta arbetssätt.

Däremot gäller inte arbetsskadeförsäkringen när man skadar sig i hemmet i största allmänhet, även om det sker under fastställd arbetstid. Det kan till exempel vara när man kokar kaffe i köket.

Arbetsskada som uppstår i hemmet ska anmälas enligt samma riktlinjer som vid arbetsskada på huvudarbetsplatsen. Arbetsskador och tillbud ska alltid anmälas i IA-systemet.

IA-systemet

Det ställs samma krav på hantering av informationssäkerhet vid distansarbete som vid arbete på den ordinarie arbetsplatsen. Vissa arbetsuppgifter som ställer högre krav på sådan säkerhet kan därför inte utföras vid distansarbete och det är viktigt att sådana arbetsuppgifter identifieras inom respektive verksamhet.