Boka resa

Stockholms universitet har avtal för tjänsteresor med Amex GBT (American Express Global Business Travel) från och med 1 november 2023.

Här får du information om hur du bokar din resa med Amex GBT och med SJ.

Begränsning för tågbokning av SJ och Samtrafiken via Amex GBT

SJ och Samtrafiken (t.ex. SL) ändrar sitt bokningssystem för resor med avresa från och med 4 juni, vilket gör att det inte är möjligt att boka tågresor med avresa från och med 4 juni i nuläget via Amex GBT.

Det uppdaterade innehållet för resor med avresa från och med den 4 juni kommer att finnas tillgängligt i Neo från och med 25 maj och via Traveler care (personlig service) från och med 27 april.

Viktig information om tågbiljetter 2024-05-30 Word, 35.4 kB.

2024-06-04: Nattåg med sovplats går ej att boka via Amex GBT t.o.m. 23 juni! Boka direkt från SJ med kundnummer som fås av institutionens resekontaktpersoner.

Påverkan på bokningar i Neo

Påverkan på innehåll under migreringen:

  • Snälltåget kommer inte längre att vara tillgängligt.

SJ – biljettyper

Från och med den 22 maj 2024 kommer SJ inte längre erbjuda nedan biljettyp och det gäller oavsett bokningskanal:

  • ombokningsbara biljetter.

Bokning av tågresor under perioden kan bokas direkt hos SJ med institutionens egna kundnummer. Du får det av reseansvarig på din institution.

Boka din resa med Amex

Stockholms universitet har avtal för tjänsteresor med Amex GBT (American Express Global Business Travel).

Alla medarbetare vid Stockholms universitet som har en månadsanställning har en automatisk inloggning (via SSO) till Amex GBT:s onlineverktyg, NEO. Har du inte en månadsanställning och behöver boka en resa, vänd dig till resefunktionen på din institution. Du kan antingen boka din resa online genom verktyget NEO eller få personlig service genom och Traveler Care.

Det här är bra att känna till om bokningar:

  • Bokning via personlig service kan inte bokas av i NEO men syns där (ej tågbokningar).
  • Bokning via NEO kan däremot personlig service boka om och boka av.
  • Bokning via NEO kan bokas om och bokas av i NEO ända fram till avresan (ej tågbokningar).
  • Gästbokning via personlig service görs via formulär för gästbokning. Du finner det under kontakta Amex GBT.
  • Flygtaxi kan endast bokas via personlig service (kommer i NEO under 2024).
  • Nattåg kan endast bokas via personlig service.
  • Komplexa resor och rundresor bokas via personlig service.

Bra att veta om hotell, flyg och allmänt:

  • Hotell
    I Sverige, boka alltid hotell som är upphandlade av Kammarkollegiet; de är markerade med ”tre hjärtan” samt ”SU rate”.

    För resor utanför Sverige ta alltid med dig ett betalkort – e-voucher utfärdas alltid, men vid utrikesresor kan hotellet ändå neka och kräva betalning på plats.
  • Flyg
    Flygbolag upphandlade av Kammarkollegiet ska bokas i första hand. Dessa är markerade, hos Amex GBT, med ”tre hjärtan”. De är kopplade till Diners TAC-resekonto.

    För bokning med lågkostnadsflygbolag, ex. Easyjet, krävs ett betalkort för att kunna boka din resa. Ersättningen begärs sedan mot kvitto i Primula.

    Det finns flygbolag som inte accepterar Diners TAC-resekonto som betalningsmetod. Det betyder att först efter resan är bokad kommer du få ett meddelande om att ett betalkort måste läggas in i Profilen för att bokningen ska godkännas. Ersättningen begärs sedan mot kvitto i Primula.

    Bokning ”Enligt policy” betyder att det är en godkänd klass, dvs. ekonomiklass.
  • Allmänt
    Profilen ska uppdateras med bl.a. födelsedata och namn som ska stämma överens med passet. Alla namn ska finnas med och vara rättstavade.

    Viktigt att mobilnummer finns med i profilen.

    Uppdatera ditt betalkort i din profil, om du ska boka lågkostnadsflygbolag. Acceptera ”privacy statement” i din profil.

    För mer komplexa bokningar som inte kan beställas via NEO (till exempel flygningar där returresa inte är från samma flygplats) eller för hjälp med ombokning/avbokning av redan påbörjad resa, oavsett om den beställts via NEO eller via personlig service, kontakta Traveler Care.

Teknisk support (NEO)

  • Välj knappval: 1 för teknisk support i NEO onlinebokning
    Telefon: 08-502 522 67
    Öppettider: måndag–fredag kl. 08.00–17.00

Traveler Care (personlig service)

  • Välj knappval 2 för nybeställning, avbokning och ombokning av din resa.
    Telefon: 08-502 522 67
    E-post: se.travel@amexgbt.com
    Öppettider: måndag–fredag kl. 08.00–17.00

    För bokning av gäst ska följande formulär användas – skickas in av behörig person vid Stockholms universitet.
    Gästresebokning Word, 199 kB.
  • After hour services/24 timmars service
    Brådskande kontakt som inte kan vänta till nästa vardag kl. 08.00.
    Obs! Samma telefonnummer som under ordinarie öppettider.
    Extra avgift tillkommer.
    Telefon: 08-502 522 67
  • Visumförfrågningar
    Välj alternativ 2.
    Telefon: 08-502 522 67
    E-post: se.travel@amexgbt.com
  • E-följesedelssupport
    Om du har en fråga på en följesedel, kontakta
    nordic.e-invoicesupport@amexgbt.com.
  • Gruppresor
    För bokning av 10 personer eller fler samt konferenser (kan vara färre deltagare), kontakta ”Meeting and Events” via telefon/e-post eller elektroniskt formulär.
  • Telefon: 08-505 427 96
    E-post: events.se@amexgbt.com

Tågresor utrikes

Bokning av tåg utrikes görs via Traveler Care (personlig service):

Var ute i god tid. Biljetter släpps dock vanligtvis två månader innan avresa.
E-posta din bokning till se.travel@amexgbt.com.
Skriv ”Utrikes tågresa” i ämnesraden.

Genom att e-posta underlättar det för resebyrån att söka fram de bästa alternativen för din tågresa. Observera att bokning av utrikes tåg kan ha längre handläggningstid då det är olika förutsättningar i olika länder.

Proactive Traveler Care

Om ditt flyg blir inställt, över 60 minuters fördröjt eller potentiell missad anslutning, skickas automatiskt ett meddelande via e-post och SMS till dig som resenär. Om du behöver hjälp svarar du JA. Då meddelas en resesäljare som ringer upp dig. Du blir också kontaktad via Amex GBT Mobilappen.

Amex GBT mobilapp

I appen hittar du all viktig rese- samt kontaktinformation. Du kan också boka din resa via NEO direkt i appen och om det behövs chatta med Amex GBT .

Så kommer du igång med appen

  • Ladda ned appen “AMEX GBT Mobile” i App Store eller Google Play genom att söka efter "AMEX GBT Mobile".
  • Skapa ditt login-namn och lösenord som du själv önskar. Det är viktigt att du skriver in Stockholms universitets e-postadress (su.se).
  • För att du ska kunna boka din resa via appen, ber vi dig följa den instruktion som du får när du klickar på ”Boka din resa”.
  • Logga in i NEO.
  • Gå till din profil. Längst ner i din profil står det att du kan lägga till en app.
  • Klicka och skanna in den QR-koden som kommer upp.
  • Klicka på "Aktivera".
  • Nu kan du boka!

Introduktionsfilmer

Du är välkommen att delta i Amex GBT:s öppna online-introduktioner.

Behörigheter i Amex

Nedan behörigheter finns på er institution/avdelning.

  • Profiladministratörer (Admin suite)
    Tilldelar behörighet för resebeställare och gästbokare. Gäller endast månadsanställda.

    Vid behov av manuell profil för t.ex. stipendiat, konsult eller timanställd person, kontakta yvonne.samuelsson@su. Uppgifter skickas in enligt nedan:
    – namn enligt passet
    – SUKAT-användarnamn
    – e-postadress
    – födelsedata.
  • Vid behov av manuell profil för t.ex. stipendiat, konsult eller timanställd person,
  • Resebeställare
    Personen kan boka resor för andra medarbetare på sin institution i NEO Online. Kan även ändra i profilen för resenären.
  • Gästbokare
    Personen kan boka gäster (ex. externa föreläsare) i NEO Online.
  • Administratör följesedlar i portalen
    Följesedeln kan nås via portalen (online) för de som tilldelas den behörigheten. Denna behörighet/roll kan då se er institutions följesedlar.

Följesedlar från Amex

Förklaringar till följesedel.

Följesedlar

 

Förklaringar till ändamål med resan.

Ändamål med resan

Boka resor med SJ

Stockholms universitet och SJ AB har ett avtal om tjänsteresor med tåg. Avtalet gäller tills vidare.

Särskilt pris (avtalspris)

Gäller vid köp av inrikes tågresor i 1 klass och 2 klass.

Prisreduceringen för Stockholms universitet är 7 % för biljetter som kan återbetalas, 2 % för biljetter som inte kan återbetalas/ombokas och 3 % för biljetter som kan ombokas. Omfördelningen av rabattsatsen till att gälla även de billigaste biljetterna gör att rabattsatsen för de ordinarie, dyrare biljetterna som kan återbetalas, blir lite lägre. I denna kategori finns endast 15 % av universitetets resande och 85 % av resandet finns i de billigare kategorierna.

Avtalspriserna är tillgängliga genom SJ:s samtliga inköpskanaler och resebyrån Egencia som universitet har avtal med.

Bokningsalternativ på SJ

1. SJ Affärsresor

Ring 0771-75 75 55, tonval 2, och gör din/dina bokningar.
Uppge aktuellt kundnummer, som du i första hand får från reseansvarige på din institution. Diners fakturerar via institutionens/avdelningens resekonto.

2. Internetbokning

A. Reseansvarig – när du bokar resor åt andra:
Som reseansvarig bokar du biljetter åt alla på företaget. Du som reseansvarig behöver inloggningsuppgifter i form av användarnamn och lösenord för att kunna logga in till SJ:s företagsbokning. Tänk på att ange institutionens/avdelningens institutionsnummer i fakturareferensfältet. I biljettpriset ingår bokningsavgift på 4 % av resans pris, dock lägst 5 kronor per person och högst 95 kr. Avgiften på andra operatörers resor är 7 %. Diners fakturerar via institutionens/avdelningens resekonto. Reseansvarig som saknar inloggningsuppgifter anmäler sig via länken nedan.

B. Resenär – när du bokar egen resa:
Genom att ha inloggningsuppgifter som resenär bokar du dina egna resor på SJ företagsbokning. Du som resenär behöver inloggningsuppgifter i form av användarnamn och lösenord för att kunna logga in till SJ företagsbokning. Tänk på att ange institutionens/avdelningens institutionsnummer i fakturareferensfältet.

Resenär som saknar inloggningsuppgifter anmäler sig till SJ Prio. När du anmält dig till SJ Prio skickas en bekräftelse per e-post som innehåller ditt medlemsnummer. Ditt medlemsnummer måste också kopplas till korrekt kundnummer hos SJ för att du ska kunna logga in till SJ företagsbokning. Medlemskort skickas per post inom 10–14 dagar.

Vi rekommenderar dig som gör fler än två resor årligen med SJ att anmäla dig till SJ Prio. SJ Prio säkerställer att du får ta del av information och erbjudanden som direkt berör ditt resande med SJ.

Intjänade Prio-poäng får endast utnyttjas för nya tjänsteresor enligt universitetets resepolicy. En anställds intjänade poäng kan användas vid köp av ny resa, även för annan anställd vid samma institution/motsv.

I biljettpriset ingår bokningsavgift på 4 % av resans pris, dock lägst 5 kronor per person och högst 95 kronor. Avgiften på andra operatörers resor är 7 %. Diners fakturerar via institutionens/avdelningens resekonto.

Resehandlingar kan fås på följande sätt:
E-biljett via e-post som pdf-utskrift eller via mobiltelefon.

Resehandlingar kan också hämtas ut från SJ-biljettautomat eller på SJ-säljställe.

Avtalsansvariga

SJ – support och ytterligare information

  • SJ Affärsresor, tfn 0771-75 75 55, tonval 2.
    För bokning av SJ Affärsresa via telefon.
  • SJ Kundservice, tfn 0771-75 75 55, tonval 2.
    Vänd dig till SJ Kundtjänst om du har en synpunkt eller vill göra reklamation.
  • SJ Kundservice/trafikinformation, tfn 0771-75 75 55, tonval 1.

Information om vilka tonval som finns att välja: länk till tonval.

Resa i samband med extern konferens

För externa kongresser/konferenser som universitetets medarbetare deltar i, ska bokningen ske direkt med arrangören. Vanligen begär arrangören kortbetalning och ibland finns ett antal val som hotell, föreläsningar, arrangemang, måltider, och det är både enklare och smidigare att resenären har den dialogen själv. Resebyrån kan inte göra dessa bokningar på grund av att resekonto kan inte användas som betalning för dessa arrangemang.

Taxiresor

Taxiavtal kommer upphandlas. Fram till dess kan flygtaxi bokas via personlig service hos Amex GBT. Övriga taxiresor bokas direkt med taxibolagen (ej Uber, Bolt och liknande). Ersättning för taxiresan begärs via kvitto i Primula.

Uber, Lyft eller liknande företag

Det är inte tillåtet att använda sig av tjänster som Uber, Lyft eller liknande företag för tjänsteresor. SU har ett ansvar att säkerställa att de leverantörer vi anlitar inte ägnar sig åt penningtvätt eller brister i sina skyldigheter avseende skatter och socialförsäkringsavgifter. Dessa företag är endast en förmedlings- och bokningstjänst och det finns ingen möjlighet för SU att genomföra nödvändiga kontroller gentemot de enskilda förarna/åkarna. Det är inte heller möjligt att kontrollera förarnas arbetsförhållanden.

Övernattning genom Airbnb, HomeAway eller liknande

Det är inte tillåtet att använda sig av AirBnb och liknande vid bokning av boende.

På det statliga ramavtalet ”Hotelltjänster” finns övernattning av typ ”long stay” samt Svenska Turistföreningens (STF) vandrarhem i Sverige.

Se statliga ramavtal på avropa.se.

Betalkort och valutaväxlare

Här hittar du mer information om betalkort och valutaväxlare.

Övergång från Egencia till Amex GBT

Har du en pågående resa eller en resa bokad hos Egencia framåt i tiden, kan du inte längre komma åt resan i online-bokningen. För frågor om din resa eller eventuell av- och ombokning kontaktar du Egencia via personlig service. Skulle däremot tillägg i resan behöva göras, t.ex. bokning av hotell, görs denna bokning via vår nya resebyrå Amex GBT.

I kontakt med Egencia är det viktigt att påpeka att vi har bytt resebyrå och därför inte kommer åt online-systemet. Via personlig service kan du få hjälp med frågor om din resa, fakturor och reklamation.

Egencias kundservice
Öppettider: måndag–fredag kl. 08.00–17.00, helgfri vardag
(Samma nummer för 24h-support.)
Telefon: 08-580 062 72
E-post: customer_service@egencia.se

Kontakt

Frågor om resor
Kontakta i första hand din institution, om du har frågor om resor. Institutionen kontaktar sedan Personalavdelningen.
Yvonne Samuelsson, Personalavdelningen

Senast uppdaterad: 2024-06-11

Sidansvarig: