Så arbetar du med ALV i praktiken
Tips och verktyg för hur vi som arbetsgivare eller utbildningsanordnare ska arbeta systematiskt med arbetsmiljö- och lika villkorsfrågor vid Stockholms universitet.
Hur vi som arbetsgivare eller utbildningsanordnare ska arbeta systematiskt med arbetsmiljö- och lika villkorsfrågor styrs i grunden av nationella lagar och förordningar. Men Stockholms universitet har även egna styrdokument som reglerar vilka frågor som ska prioriteras, hur ALV-arbetet arbete är organiserat hos oss samt vem som ansvarar för arbetsmiljö- och lika villkorsuppgifter.
Styrdokument och rutiner för arbetsmiljö- och lika villkorsarbetet vid Stockholms universitet.
Nedan finns information, tips och verktyg för hur man praktiskt och systematiska arbetar med arbetsmiljö- och lika villkorsfrågor vid Stockholms universitet.
Samarbete mellan arbetsgivare och arbetstagare
Samarbete mellan arbetsgivare och arbetstagare är en förutsättning för att man ska kunna skapa bra arbetsförhållanden, och därför bör tyngdpunkten i arbetsmiljö- och lika villkorsarbetet ligga i det lokala samarbetet och vila på två ben: chefens ansvar och arbetstagarnas medverkan. För att skapa en god samverkan är det viktigt att ta tillvara den kunskap som finns hos arbetstagare och arbetsmiljöombud, men det är dock alltid arbetsgivaren som har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön.
Rådet för arbetsmiljö och lika villkor (RALV)
RALV-organisationen är den struktur som Stockholms universitet har valt för att arbeta systematiskt med arbetsmiljö- och lika villkorsfrågor, och en del i att säkerställa de krav på samverkan som åligger arbetsgivaren eller utbildningsanordnaren. Det centrala Rådet för arbetsmiljö och lika villkor är Stockholms universitets skyddskommitté, och består av två utskott. De lokala råden, som finns inrättade på varje institution/avdelning, ingår i RALV-organisationen och är en viktig del av samverkan mellan arbetsgivare, arbetstagare och studenter.
Rådet för arbetsmiljö och lika villkor
Ordföranden i de lokala råden ansvarar för och driver arbetet i de lokala råden. För att ge stöd i detta arbete, samt för att underlätta erfarenhetsutbyte, bjuder verksamhetsföreträdarna i den centrala RALV-gruppen årligen in till nätverksträffar. Även Personalavdelningen bistår med praktiskt stöd till de lokala råden. Ordförandena kan även med fördel skapa egna nätverk och ta hjälp av varandra i detta arbete. En förteckning av samtliga ordföranden i de lokala råden finns RALV-sidan.
Arbetsmiljöombud
Arbetsmiljöombud är de anställdas företrädare i arbetsmiljöfrågor och de har till uppgift att värna om en god arbetsmiljö. Arbetsmiljöombudet ska vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall och delta vid upprättade av handlingsplaner inom det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsmiljöombuden väljs av de anställda, och utses formellt av de fackliga organisationerna. Arbetsgivaren kan och ska inte påverka vem som väljs till arbetsmiljöombud.
Huvudskyddsombudens uppgift är att samordna arbetsmiljöombuden samt representera skyddsorganisationen på central nivå. Kontaktuppgifter till huvudskyddsombuden samt samtliga arbetsmiljöombud finns på sidan Arbetsmiljöombud. På motsvarande sätt är de lokala studerandeskyddsombuden samt kåren studenternas företrädare i arbetsmiljöfrågor.
Systematiskt arbetsmiljö- och lika villkorsarbete
Enligt både arbetsmiljölagstiftningen och diskrimineringslagen ska arbetsgivaren/utbildningsanordnaren arbeta systematiskt med arbetsmiljö- och lika villkorsfrågor. Denna systematik är illustrerad i nedanstående ALV-snurra (Arbetsmiljö- och lika villkors-snurran):
Illustration: Systematiskt arbetsmiljö- och lika villkorssnurra.
Nedan följer en kort beskrivning av varje del i ALV-snurran, samt exempel och tips på hur man i praktiken kan komma igång med det lokala, systematiska arbetsmiljö- och lika villkorsarbetet.
Undersök
Arbetsgivaren eller utbildningsanordnaren ska regelbundet och kontinuerligt undersöka arbetsmiljön med syfte att fånga upp och förebygga risker för ohälsa hos medarbetarna eller studenterna. Detta ska göras både utifrån ett arbetsmiljöperspektiv och utifrån ett lika villkorsperspektiv. Det finns många olika undersökningsmetoder att använda sig av för att fånga upp eventuella risker i verksamheten, nedan följer några exempel på metoder samt vilken typ av arbetsmiljö- och lika villkorsaspekter som fångas upp:
Undersöknings- | Arbetsmiljö | Lika villkor |
|---|---|---|
Utvecklingssamtal | Organisatorisk arbetsmiljö
Social arbetsmiljö (t.ex.
Psykosocial arbetsmiljö | Undersök möjligheten
Tillgänglighetsfrågor
|
Strukturerade individuella samtal, utöver utvecklings-samtal | Organisatorisk-, social-, psykosocial och/eller fysisk arbetsmiljö | Organisationskultur, normer |
Central medarbetar-undersökning | Organisatorisk och social arbetsmiljö, inklusive kränkande särbehandling | Trakasserier och sexuella trakasserier. |
Lokal enkätunder- sökning¹ | Organisatorisk och social arbetsmiljö (ej kränkande särbehandling), fysisk arbetsmiljö, digital arbetsmiljö | Olika lika villkorsfrågor (ej trakasserier och/eller sexuella trakasserier) |
Gruppdiskussioner (arbetsgruppsnivå) | Social arbetsmiljö
Organisatorisk arbetsmiljö
Digital arbetsmiljö (t.ex. hur fungerar våra digitala möten)? | Frågor som rör Se exempel på diskussionsfrågor |
Diskussioner i det lokala rådet (institutions-/ avdelningsöver-gripande nivå) | Uppföljning av arbetsmiljöarbetet på en institutions-/avdelnings-
Årlig uppföljning | För exempel på lika villkorsfrågor att undersöka på en institutions-/avdelnings- övergripande nivå, se exempel på kartläggningsfrågor
Årlig uppföljning |
Arbetsmiljörond/ skyddsrond | Fysisk arbetsmiljö Arbetsmiljörond | En skyddsrond är ett utmärkt tillfälle att undersöka lika villkorsfrågor, t.ex. ur ett tillgänglighets-perspektiv. |
Digital arbetsmiljörond | Organisatorisk och fysisk arbetsmiljö | Tillgänglighet |
¹ Notera att det är viktigt att undersökningar har ett generellt anslag med inriktning på förhållandena inom verksamheten och inte på enskilda individers etniska tillhörighet, religion, sexuella läggning med mera. Det ska alltså inte göras någon kartläggning av personliga förhållanden på individnivå, och undersökningen måste hantera eventuella känsliga personuppgifter så att de inte kan kopplas ihop med någon individ på ett sätt som strider mot dataskyddsförordningen.
Analysera och riskbedöm
Resultatet av undersökningarna ska analyseras och därefter ska bedömning göras om det anses finnas en risk för ohälsa, samt om dessa risker är allvarliga eller inte. Riskbedömningen görs med hjälp av två frågor:
- Hur sannolikt är det att risken inträffar?
- Vad blir konsekvensen om risken inträffar?
Som stöd i att bedöma risken används en riskbedömningsmatris:
Riskbedömning behöver göras när nya risker observerats eller inför speciellt riskfyllt arbete. Enligt arbetsmiljöverkets föreskrifter ska även riskbedömning göras bland annat vid smittrisker (AFS 2018:4, fr.o.m. 250101: AFS 2023:10), där det finns risk för hot- och våldssituationer (AFS 1993:2, fr.o.m. 250101: AFS 2023:2, 5 kap.) och för gravida- och ammande medarbetare (018:7, fr.o.m. 250101: AFS 2023:2, 7 kap.).
Även vid större förändringar i verksamheten ska riskbedömning göras, vilket regleras av Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1, fr.o.m. 250101: AFS 2023:1, 11 §) Det kan till exempel vara när man har beslutat om en större organisationsförändring eller flytt/ändring av lokaler.
När en större förändring planeras i verksamheten påbörjas ett förebyggande arbetsmiljöarbete med sikte på tiden efter förändringens genomförande. Att arbeta förebyggande med medarbetarnas arbetsmiljö ger ökad hälsa och säkerhet samt sparar pengar i organisationen.
Riskbedömning ska göras innan ändringen genomförs. Syftet med att bedöma riskerna för ohälsa och olycksfall inför en ändring är:
- att försöka förebygga att sådana sker till följd av ändringen
- att se till att risker som skulle kunna åtgärdas innan ändringen genomförs inte kvarstår efter ändringen.
Riskbedömningar som rör större förändringar ska göras i samverkan med lokalt arbetsmiljöombud eller med huvudskyddsombud, och ska dokumenteras i mallen för riskbedömning.
Mer information om denna typ av riskbedömning.
Mall: Riskbedömning vid större förändring (220711)
Word, 154.4 kB.
Åtgärda
Om arbetsgivaren bedömer att det finns arbetsmiljö- eller lika villkorsfaktorer i verksamheten som kan medföra en risk för ohälsa måste dessa risker åtgärdas. Åtgärder som vidtas, och som är kopplade till lika villkorsfrågor, kallas enligt diskrimineringslagen för aktiva åtgärder. Det som inte kan åtgärdas direkt ska skrivas in i en handlingsplan.
När man beslutar om vilken åtgärd som ska vidtas brukar man utgå ifrån fyra steg:
- Ta bort risken – den absolut effektivaste åtgärden är att ta bort risken.
- Bygg in risken – risken kan minska om man begränsar möjligheten att komma i kontakt med risken.
- Minimera risken – om medarbetarna inte kan undvika risken, kan man då minimera risken för exponering, t.ex. genom personlig skyddsutrustning?
- Hantera risken – om risken inte kan tas bort, byggas in eller minimeras, behöver man vidta åtgärder för att hantera risken.
Exempel på åtgärder kan vara:
- Se över och tydliggöra lokala rutiner och riktlinjer.
- Skapa nya lokala riktlinjer om när man förlägger möten.
- Se över och diskutera arbetsmetoder och/eller prioritering av arbetsuppgifter.
- Erbjuda handledning eller samtalsstöd.
- Utbilda medarbetare och chefer.
- Skapa forum för att diskutera normer och attityder.
- Granskning av kursplaner och andra regler för bedömningar.
- Utbilda studentföreningar.
- Se över utbudet avseende tekniska läshjälpmedel för datorer.
- Se över den personliga skyddsutrustningen.
Observera att de åtgärder som inte kan vidtas direkt ska föras in i en handlingsplan, företrädesvis i institutionens/avdelningens ALV-plan (arbetsmiljö- och lika villkorsplan).
Här finns en mall för en ALV-plan, men om institutionen/avdelningen redan har en fungerande struktur för dokumentation av arbetsmiljö- och lika villkorsåtgärder så går det lika bra att använda den. Titta gärna på SU-mallen, för att försäkra er om att ni fått med alla delar.
Mall: Arbetsmiljö- och lika villkorsplan (220711) Word, 148.9 kB.
Följ upp och kontrollera
En viktig del i det systematiska arbetsmiljö- och lika villkorsarbetet är att följa upp och kontrollera om åtgärderna fick de effekter/resultat som man ville. Ett tips är att bestämma hur man ska följa upp innan man sätter igång med åtgärderna. Bestäm även när uppföljningen ska ske och vem som ska genomföra den.
Årlig uppföljning
Enligt arbetsmiljö- och diskrimineringslagstiftningen ska arbetsmiljön samt arbetet med aktiva åtgärder dokumenteras och följas upp årligen. Syftet med den årliga uppföljningen är att strukturerat följa upp hur det systematiska arbetsmiljö- och lika villkorsarbetet fungerar och om det är några åtgärder som behöver vidtas. Fokus är de mer strukturella, organisatoriska frågorna – de löpande arbetsmiljö- och lika villkorsåtgärderna arbetar man med kontinuerligt med under hela året, utifrån institutionens/avdelningens ALV-plan.
Som ett stöd i den årliga uppföljningen finns en checklista att utgå ifrån.
Årlig uppföljning av ALV-arbetet – checklista Word, 150.9 kB.
Arbetsmiljörond
Samtliga institutioner och motsvarande ska regelbundet genomföra arbetsmiljöronder, minst en gång per år eller oftare beroende på riskerna i arbetsmiljön.
Digital arbetsmiljö
Digital arbetsmiljö är de delar av arbetet som rör digitala system och verktyg och innefattar all teknik och digitala system på arbetsplatsen – allt från fjärrkontrollen i konferensrummet till ekonomisystemet.