Arbetsmiljörond

Alla institutioner, avdelningar och motsvarande enheter ska genomföra minst en arbetsmiljörond per år och dokumentera den i IA-systemet. Syftet är att upptäcka risker och förbättra arbetsmiljön.

Om du upptäcker en arbetsmiljörisk före eller efter arbetsmiljöronden ska du rapportera den som en riskobservation i IA-systemet. Om det gäller ett fel i lokalen eller fastigheten ska du i stället anmäla det via Serviceportalen. Vid behov kan du rapportera samma ärende i båda systemen.

Ditt ansvar som chef

Som prefekt, föreståndare eller avdelningschef ansvarar du för att arbetsmiljöronden planeras, genomförs, dokumenteras i IA-systemet och följs upp.

Det lokala arbetsmiljöombudet ska få möjlighet att delta.

Om verksamheten innebär särskilda risker ska arbetsmiljöronden genomföras oftare än en gång per år.

1. Planera i IA‑systemet

Börja planera arbetsmiljöronden i god tid.

Logga in i IA-systemet och gå till fliken Riskhantering för att komma till planeringsvyn.

Steg-för-steg-guide

Genomgång av den nya riskhanteringen för chefer

2. Välj rätt mall

Det finns två mallar i IA-systemet. Välj den som passar verksamheten. Mallen visar vilka kontrollområden ni ska gå igenom under ronden.

Arbetsmiljö – förenklad (checklista)

• Passar kontorsmiljöer.
• Kan användas i IA-appen och webbläsare.
• Innehåller färdiga frågor som stöd.

Arbetsmiljö (fritext)

• Passar laboratorier eller mer komplexa miljöer.
• Ger möjlighet att göra egna notering eller bifoga protokoll.
• Kan endast användas i webbläsare.

3. Bjud in deltagare

Lägg till deltagare direkt i IA-systemet. Systemet skickar automatiskt en kalenderinbjudan med länk till protokollet.

Om någon saknas i listan kan IA-support hjälpa till att skapa konto.

Om studenter vistas i lokalerna ska studerandeskyddsombud bjudas in via studentkåren eller en studentrepresentant.

Informera också övriga medarbetare i god tid så de kan lämna synpunkter inför ronden.

4. Genomför arbetsmiljöronden

Gör en gemensam rundvandring på arbetsplatsen. Gå igenom de kontrollområden som är relevanta och dokumentera observationer och brister direkt i den valda mallen i IA-systemet.

Kontrollområden

Utgå från kontrollområdena i den valda mallen. Beroende på arbetsplats kan ni till exempel behöva kontrollera:

• ordning och säker förvaring
• belysning, buller, luft och temperatur
• ergonomi och tillgänglighet
• elsäkerhet
• personalutrymmen och första hjälpen
• laboratoriemiljö.
  

Den fullständiga listan över kontrollområden finns i IA-systemet.

Förberedelser

Inled med ett kort möte och gå igenom

• protokollet från föregående rond
• eventuella tillbud och olyckor i rapportmenyn i IA-systemet
• nya föreskrifter
• planerade förändringar som kan påverka arbetsmiljön.

Under ronden

Dokumentera observationer och brister direkt i IA-systemet.

Om det i undantagsfall inte går att dokumentera i systemet kan du använda Word-mallen och ladda upp den i IA-systemet. Tänk på att du då inte kan arbeta systematiskt med ärendena i systemet.

Om du inte kan logga in saknar du behörighet. Kontakta IA-supporten för hjälp.

Protokoll för arbetsmiljörond (Word) doc, 136.5 kB.

5. Spara och dela protokollet

IA-systemet sparar protokollet automatiskt.

Publicera gärna protokollet på en intern informationsyta så att medarbetarna kan ta del av resultatet.

Protokollet behöver inte arkiveras i W3D3.

6. Följ upp och planera åtgärder

Om ronden visar brister ska du prioritera och planera åtgärder i IA-systemet.

Skapa åtgärder eller händelser direkt i systemet.

Om bristerna kräver större eller mer långsiktiga insatser ska de tas upp i enhetens plan för arbetsmiljö och lika villkor.

Åtgärder som inte kan genomföras omedelbart ska dokumenteras i handlingsplanen.

Kontakt