Digital arbetsmiljö

En god digital arbetsmiljö har system och verktyg som skapar nytta för användare och verksamhet. Där bidrar de digitala systemen till en effektiv verksamhet och underlättar för medarbetarna – de digitala systemen är anpassade till människorna som ska använda dem och anpassade utifrån verksamhetens behov. Verktyg och system kan skapa flexibilitet, göra krångliga jobb lättare eller kanske helt automatisera tidskrävande uppgifter.

Vägen mot en god digital arbetsmiljö kan delas in i tre delar, där alla delar är viktiga komponenter för att skapa en god digital arbetsmiljö:

Nedan beskrivs varje område samt vilka frågor man kan ställa för att undersöka den digitala arbetsmiljön (finns även som checklista i IA-systemet).

Användarvänlighet

Det är viktigt att de digitala systemen och verktygen är anpassade till de som ska använda dem, och till deras arbetsuppgifter – de ska vara lätta att förstå och hantera.

God användbarhet innebär att systemen/verktygen är:

• enkla att använda
• intuitivt utformade
• lätta att hitta i
• implementerade på ett bra sätt.
  

Exempel på bristande användbarhet kan vara att det är:

• många klick
• svårt att få en överblick och hitta
• onödigt många steg
• otillräcklig utbildning.

Frågor man kan ställa för att undersöka om de digitala systemen/verktygen är anpassade till människan och uppgiften:

• Har de digitala systemen/verktygen samma begrepp och språk som används i verksamheten?
• Är de digitala systemen/verktygen lätta att använda, dvs. kan medarbetarna hantera dem – inklusive de som används sällan?
• Kan medarbetarna utföra alla moment i en arbetsuppgift i ett och samma digitala system/verktyg – utan att behöva växla mellan flera olika system/verktyg?
• Finns det riktlinjer för när medarbetarna förväntas vara tillgängliga på t.ex. sin mobil, e-post och övriga digitala plattformar?
• Har medarbetarna tillräckliga kunskaper om de digitala systemen/verktygen som används?
• Har medarbetarna den kunskap som krävs för att använda de programvaror som finns, t.ex. scanner, videokonferenssystem, smartboard etc?
• Finns det rutiner för introduktion och utbildning i digitala system/verktyg för nyanställda?

Användbarhet – ändamålsenliga digitala system och verktyg

Det är viktigt att de digitala systemen och verktygen är ett stöd till verksamheten med syfte att till exempel öka flexibiliteten, förenkla administration samt skapa förutsättningar för medarbetarna att kunna fokusera på kärnuppgiften.

De digitala systemen/verktygen är stöttande om de:

• bidrar till flexibla arbetssätt
• gör administrationen enklare
• hjälper medarbetarna att fokusera på kärnuppgifterna
• gör användarna mer självständiga.
  

De digitala systemen/verktygen är inte stöttande om de:

• styr i detalj
• ökar administrationen
• minskar flexibiliteten
• skapar en känsla av att vara övervakad på grund av ökad detaljstyrning.
  

Frågor man kan ställa för att undersöka om de digitala systemen/verktygen är ett stöd till verksamheten:

• Finns de digitala system/verktyg som behövs för att underlätta för medarbetarna att utföra sina arbetsuppgifter?
• Löser de digitala systemen/verktygen de uppgift de är avsedda att lösa?
• Kan medarbetarna göra sitt jobb utan att de digitala systemen/verktygen är allt för styrande i hur arbetet utförs?
• Underlättar de digitala systemen/verktygen medarbetarnas arbete?
  

Fungerande teknik

En god digital arbetsmiljö kräver att den tekniska kvalitén och kapaciteten är pålitlig, t.ex. att nätverket är stabilt, att uppkopplingar funkar och att kringutrustning såsom skrivare, kopiatorer och konferensutrustning fungerar.

När tekniken fungerar bra är den:

• stabil och går att lita på
• förutsägbar med planerade avbrott
• anpassas så att uppkopplingar och nätverk möter verksamhetens behov
• utrustad med ändamålsenliga sladdar, skärmar, tangentbord och mobila enheter.
  

När tekniken strular:

• saknas kontakt med t.ex. servern
• krånglar skrivare eller projektorer
• kan systemen vara oförutsägbara och plötsligt stänga ner.
  

Frågor man kan ställa för att undersöka om tekniken fungerar:

• Fungerar de digitala systemen/verktygen stabilt utan att hänga sig eller gå långsamt?
• Kan medarbetarna utföra sitt arbete utan att bli avbrutna av systemuppdateringar?
• Kan medarbetarna arbeta oavbrutet utan att bli utloggade på grund av att tiden för inaktivitet är för kort?
• Har medarbetarna tillgång till snabb och bra hjälp när det inträffar fel i de digitala systemen/verktygen?
• Är det känt bland medarbetarna vem som ska kontaktas vid problem/avbrott?
• Finns tillräckligt bra och ändamålsenlig teknik till digitala möten/undervisning?
• Kan medarbetarna enkelt och säkert få sina behörigheter ändrade om arbetsuppgifterna kräver det?
  

Kontakt