Checklista – reseräkning/utlägg

För att erhålla traktamente och övriga ersättningar, efter avslutad resa, loggar du in i Primula och väljer ”Resor/Utlägg” under ”Min sida”.

Checklista för medarbetare

1. Innan reseräkningen registreras i Primula säkerställ att utgifter/resa är godkänd av ansvarig chef.
2. Registrera reseräkning/utlägg i Primula, lathundar finner du i Primula/Externa länkar:
   • Välj alternativ 1, 2 eller 3.
   • Om endast utlägg ska registreras, oavsett inrikes eller utrikes, välj alternativ 1. Utlägg.
3. Säkerställ att följande uppgifter finns i din reseräkning, så rätt traktamente kan utbetalas:
   • namn och personnummer
   • datum och tid för avresa och hemkomst
   • resmål
   • syfte med resan
   • kontering.
4. Kryssa i de måltider som du blivit bjuden på (lunch och middag ska vara ”med kostförmån”. Se lathund för undantag i Primula under Externa länkar.
5. Bifoga relevanta underlag för att styrka att det är en godkänd tjänsteresa.
   Exempel på relevanta underlag:
   • program/agenda
   • bekräftelse på anmälan/deltagande
   • motivering/godkännande att boka utanför resebyråavtalet
   • kvitton.
6. Säkerställ att dina utlägg är korrekt registrerade och bifogade i Primula.
   Kvitto ska innehålla:
   • datum för inköpet
   • vad utlägget avser (t.ex. hotell, taxi, måltid, parkering)
   • belopp
   • momsbelopp (gäller endast svenska kvitton)
   • företag
   • valuta – vid utlägg i utländsk valuta. Vid registrering i Primula välj valutakod och tryck på länken ”Valutaomvandlare” och fyll i den valutakurs som gällde vid tidpunkten för utlägget.
7. Representation:
   • intern eller extern representation
   • datum
   • syfte
   • deltagarförteckning
   • leverantör enligt kvitto.
8. Dricks är en privat utgift och bekostas inte av Stockholms universitet. Dock kan det finnas undantag i vissa länder utanför Norden.
   Regler för representation och gåvor m.m. vid Stockholms universitet
9. Vid egen bil ange:
   • datum
   • färdväg/rutt
   • antal körda kilometer
   • skattefri bilersättning.
10. Säkerställ att alla registrerade uppgifter stämmer med bifogade underlag.

Reseräkningen ska vara registrerad i Primula inom 3 månader efter avslutad resa, därefter förfaller rätten till traktamente. Utlägg kan du får ersättning för upp till ett år efter inköpet.

Checklista för granskning och attest

Säkerställ att:

1. Alla grunduppgifter är korrekt ifyllda.
2. Traktamente är korrekt beräknat och avdrag för måltider har gjorts.
3. Relevanta underlag som styrker att reseräkningen är en godkänd tjänsteresa finns bifogade.
   Exempel på relevanta underlag:
   • program/agenda
   • bekräftelse på anmälan/deltagande
   • motivering/godkännande att boka utanför resebyråavtalet
   • kvitton.
4. Kontrollera att kvitton finns bifogade och är läsbara.
   Kvitto ska innehålla:
   • datum för inköpet
   • vad utlägget avser (t.ex. hotell, taxi, måltid, parkering)
   • belopp
   • momsbelopp (gäller endast svenska kvitton)
   • företag
   • valuta – vid utlägg i utländsk valuta. Vid registrering i Primula välj valutakod och tryck på länken Valutaomvandlare och fyll i den valutakurs som gällde vid tidpunkten för utlägget.
5. Moms är korrekt angiven.
6. Representationen uppfyller kraven – Regler för representation.
7. Skatteverkets regler och beloppsgränser följs, se Skatteverket.
8. Underlag stämmer med reseräkningen.
9. Om underlag saknas eller något är felaktigt i reseräkningen, ska ärendet skickas tillbaka till medarbetaren för komplettering. Först när allt ser korrekt ut ska det skickas vidare för attest och utbetalning.
10. Granskning och attestering ska ske i god tid innan sista dag för attest, för att säkerställa att ersättningen kommer med i kommande utbetalning .