Inresande studenter

Avtal på institutionsnivå

1. Börja med att bestämma när du senast önskar motta nomineringar från partners samt på vilket sätt (t.ex. genom att fylla i en mall, databas eller fritext i mail), och när sista datum för mottagande av studenternas ansökan ska vara.
2. Se över hur många studenter institutionen kan ta emot från respektive lärosäte. Önskvärt är att det, över tid, finns en balans mellan antalet in- och utresande studenter.
3. Skicka nominerings-, ansöknings- och relevant SU-information till partneruniversiteten samt meddela hur många studenter som kan välkomnas nästkommande termin/läsår från respektive lärosätet.
4. När du mottagit nomineringarna från partnern skickar du ansökningsinformationen till studenten och meddelar sista datum för ansökan. Tänk på att studenterna bör bifoga studieintyg (Transcript of Records) till ansökan för att du ska kunna bedöma om de är behöriga till de kurser de önskar läsa. Glöm inte att skicka information om kursval.
5. När nominering och ansökningar har mottagits utfärdar och skickar du ett sk. Letter of Acceptance. Antagningsbeskedet är studentens bevis på att den antagits till studier vid Stockholms universitet och kan behöva användas vid ansökan om uppehållstillstånd, stipendieansökan etc. Utöver det sänder du även ett välkomstbrev med praktisk information, såsom försäkring, bostadsansökan, välkomstaktiviteterna, svenskkurser och kurser (schema, hur man registrerar sig, osv…), och annan typ av institutionsrelevant information till respektive student och partneruniversitet.
6. Det är koordinatorns ansvar (den som äger avtalet) att, i de fall då det är aktuellt, vidarebefordra studentens ansökan om plats på kurs till andra institutioner.

Avtal på central nivå

De centrala avtalen är universitetsövergripande och studenter vid dessa partneruniversitet kan söka kurser vid samtliga institutioner på Stockholms universitet. Dessa utbytesmöjligheter fungerar som komplement till institutionernas egna avtal.

International Office ansvarar för att upprätthålla kontakten med dessa partneruniversitet och sköter handläggningen av den inresande mobiliteten (skickar information om nominering, ansökan, antagningsbesked, information om försäkring, boende, välkomstaktiviteter, osv…).

Då studenterna enligt avtal är garanterade plats på Stockholms universitet utfärdar Gruppen för internationell mobilitet ett generellt antagningsbesked till studenterna och informerar dem om hur de ansöker om uppehållstillstånd.

Kursval

International Office ansvarar även för att informera studenterna hur och när de ska söka kurser. När kursvalet är gjort kontaktas koordinatorn på respektive institution. Om du som koordinator blir kontaktad behöver du ta ställning till om din institution kan ta emot studenterna på de kurser de har valt vid din institution. International Office tillgängliggör kopior på studenternas Transcript of Records och kursval, och du meddelar om du kan ta emot studenterna.

När du meddelat att du tar emot studenterna registrerar du dem på kurserna i LADOK och skickar ut besked till studenterna (kan vara i form av ett Learning Agreement eller ett email) tillsammans med kursspecifik information.

Inresande studenter via Civis ska läsa majoriteten (minst 75 %) av sina kurser vid en och samma SU-institution. Alla Erasmus-dokument administreras vid institution, inte vid International Office.

För att säkerställa det akademiska erkännandet upprättar studenten i god tid före avresa en skriftlig överenskommelse om vilka kurser som ska läsas under utbytesperioden. Dokumentet kallas för Learning Agreement (L.A.) och ska, innan utbytet påbörjas, signeras av studenten, hemlärosätet, och den institution på Stockholms universitet som studenten ska läsa alla/majoriteten av sina kurser vid. Det är hemuniversitetets ansvar att upprätta ett Learning Agreement samt spara kopia.

Från och med höstterminen 2024 ska Digital Learning Agreement användas genom Mobility Online.

• Learning Agreement för inresande Civis och Nordlys-studenter signeras av institution.
• Inget Learning Agreement krävs för inresande studenter inom centrala bilaterala avtal.

Instruktioner och information om Digital Learning Agreements.

Ändringar i kursvalet

Det är inte ovanligt att kurser som ursprungligen överenskommits i ett L.A. måste ändras. Det är studentens uppgift att kontakta den som ursprungligen signerade L.A. och höra vilka rutiner som ska följas vid ändring.

Om det finns behov av att ändra ett L.A. ska revidering avslutas och formaliseras inom studentens första månad vid värdlärosätet. Om senare ändringar skulle behöva göras ska ändringarna vara formellt överenskomna mellan alla tre parter och utföras omedelbart.

Dokumenthantering

Det finns regler för hantering av dokumentation gällande internationell mobilitet vid Stockholms universitet.

Dokumenthanteringsplanen.

Information om hantering i Ladok hittar du i Confluence på Ladokmaterial – Utbytesstudier. Det finns olika rutiner för olika utbytesprogram. Det är alltid institutionen som ansvarar för antagning- och registrering i Ladok, även för centrala utbytesavtal.

Confluence: Ladokmaterial – Utbytesstudier

1. Internationell koordinator på partnerlärosätet ska ange i nomineringsformuläret om studenten är i behov av riktad pedagogiskt stöd.
2. Ansvarig internationell koordinator på Stockholms universitet informerar samordnare för riktat pedagogiskt stöd (disability@su.se) följande uppgifter: partnerlärosäte, kontaktperson på partnerlärosäte, studentens namn och vem som står för kostnader.
3. Ansvarig internationell koordinator på Stockholms universitet informerar kontaktperson på partnerlärosätet att kontakta samordnare för riktad pedagogiskt stöd för att informera om vilket stöd studenten har på hemuniversitet.
4. Samordnare för riktad pedagogiskt stöd tar kontakt med berörd institution och gör ett kostnadsestimat (antal timmar/kostnad för respektive stödform) som kommuniceras till internationell koordinator på Stockholms universitet. Internationell koordinator på Stockholms universitet sänder kostnadsestimatet till partneruniversitetet.
5. Om samordnare bedömer att stödet kommer att generera ringa kostnader bekostas stödet av nationella medel/Stockholms universitet.
6. När partneruniversitetet verifierat till ansvarig internationell koordinator att de står för kostnaderna meddelar koordinatorn det till samordnare för riktad pedagogiskt stöd.
7. Studenten ansöker via NAIS när hen fått T-nummer och bifogar intyg om riktad pedagogiskt stöd från hemuniversitetet i sin ansökan.
8. Samordnaren för riktad pedagogiskt stöd tar kontakt med studenten och intyg om riktad pedagogiskt stöd skrivs.
9. För utbyten där partnerlärosätet inte står för kostnader står institutionen för kostnader för stöd.

1. Internationell koordinator kontaktar samordnare för Riktat pedagogiskt stöd (disability@su.se) och meddelar att utbytet är avslutat.
2. Riktat pedagogiskt stöd fakturerar partneruniversitetet kostnaden för stöds som givits.

Processgången för stöd vid bilaterala avtal är i stort densamma som vid Erasmusavtal (se ovan). Det som kan skilja är rutinerna kring kostnader för stöd, beroende på vad som står i avtalen. I vissa avtal framgår det om partneruniversitetet eller Stockholm universitet bekostar stödet. Om det inte står i avtalet vilket av universiteten som står för kostnader för stöd bekostas det av partneruniversitetet. För utbyten där partnerlärosätet inte står för kostnader för stöd gör institutionen det.

Studenters behov av uppehållstillstånd varierar beroende på deras medborgarskap. Samtliga studenter som är antagna till studier på mer än 90 dagar behöver ett uppehållstillstånd i Sverige. Det är studentens ansvar att ansöka om uppehållstillstånd, men som stödjande personal kan vi erbjuda vägledning och resurser för att underlätta deras ansökningsprocess. Normalt tar handläggningen fyra-fem månader och ansökningsavgiften är 1 500 SEK. Därför är det viktigt att studenterna uppmuntras att påbörja processen i god tid.

Förse studenten med kontaktuppgifter till kontaktperson på institutionen, förslagsvis till den som är utbyteskoordinator eller ansvarig för internationella program, som kan assistera vid frågor eller problem som uppstår.

Om studenter behöver ”entry visa” så görs det i samband med uppehållstillståndsansökan.

Delge gärna studenten de instruktionerna som finns framtagna gällande uppehållstillstånd för studier: Residence permit for studies

Studenter antagna till kortare kurser, kortare än 90 dagar, behöver inte ansöka om uppehållstillstånd utan istället ett ”entry visa” om de kommer från ett viseringsland (Länder vars medborgare måste ha visum för att resa till Sverige).

Mer information om visum för inresa i Sverige finns på Regeringskansliets hemsida.

Mer information om visum och uppehållstillstånd för studenter, som riktar sig till studenter.

Som ett komplement till personskadeförsäkringen finns Kammarkollegiets samlingsförsäkring Student IN som gäller för inresande utbytesstudenter. Försäkringen gäller för alla utländska utbytesstudenter som antagits till högskoleutbildning vid universitetet.

Med utbytesstudent menas en student som studerar i Sverige enligt en överenskommelse om utbyte eller mottagande mellan det svenska lärosätet och ett utländskt lärosäte. Försäkringen gäller dygnet runt i Sverige. Observera att den inte gäller om studenten reser utanför Sveriges gränser. Försäkringen gäller från två veckor före studiestart (inklusive introduktionsprogram) till två veckor efter studieslut.

Student IN-försäkringen ger inresande utbytesstudenter ett skydd för vårdkostnader. Den innehåller även ett visst olycksfallsskydd i form av fasta belopp vid invaliditet eller dödsfall. Försäkringen ger också ett visst ansvars- och rättsskydd. Vårdkostnader ersätts inte om studenten fått ett svenskt personnummer då studenten i det fallet endast betalar samma kostnad som alla personer bosatta i Sverige.

Kammarkollegiets samlingsförsäkring Student IN

Den person som ansvarar för mobiliteten är den som informerar om försäkringen samt utfärdar nödvändiga dokument. Centrala avtal hanteras av International Office, institutionsavtal hanteras av ansvarig institution.

Ansvarig person fyller i namn och försäkringsperiod på exempelvis antagningsbesked (studietid+ två veckor innan och efter) samt länk till försäkringens villkor och mailar till student. Spara kopia.

Vid behov utfärder ansvarig person ett försäkringsintyg. Vid behov av ett försäkringsintyg från Kammarkollegiet beställer ansvarig person ett försäkringsintyg via denna länk: Beställ försäkringsintyg

Ansvarig person förser vid behov student med skadeanmälningsblankett. Student fyller i och signerar blankett och lämnar den tillsammans med eventuella kvitton (i original) till ansvarig person, som signerar anmälan och skickar den till Kammarkollegiet. Kopia på avtal ska alltid bifogas anmälan. Kopiera och spara alla anmälningar.

Mer information om Kammarkollegiets Student IN-försäkring och blankett för skadeanmälan finns på Kammarkollegiets webbplats (på svenska).

Kammarkollegiet's website (in English).

Medborgare i EU/EES-land eller Schweiz ska vid sjukdom i första hand använda sig av sitt europeiska sjukförsäkringskort. EU-kortet ger innehavaren rätt till nödvändig vård på samma ekonomiska villkor som invånarna i Sverige. Kortet utfärdas av Försäkringskassans motsvarighet utomlands. Det är bra att påminna studenterna om att ta med detta kort.

På Studenthälsan i Stockholms webbsida listas information om var studenter kan vända sig vid sjukdom. Studenthälsan i Stockholm är ett komplement till övrig hälso- och sjukvård. Hit kan studenter vända sig med olika hälsofrågor – studierelaterade eller inte.

Studenthälsan i Stockholm

För utbytesstudenter som har ett svenskt personnummer eller som har ett "European Health Insurance Card" (Försäkringskassans blå kort) kostar ett vårdbesök lika mycket som för svenska medborgare. Studenter som inte har ett svenskt personnummer eller "European Health Insurance Card" betalar ett högre pris. Genom att spara alla originalkvitton kan studenten i efterhand göra en skadeanmälan och få tillbaka hela eller delar av kostnaden.

Akuttandvård finns att tillgå hos CityAkuten Tandvård, Olof Palmes Gata 13 A (Hötorget).