Utresande studenter

Erasmusstipendier och top-upp

Erasmusstipendium beviljas enbart för fysisk mobilitet.

Inom det nya programmet kommer vi att kunna ge extrastöd (top-upp) för:

• Inkluderingsstöd: Bidrag till deltagare med begränsade möjligheter, dvs med funktionsnedsättningar, eller med barn.
• Grön hållbarhet: Bidrag till studenter som väljer ett miljövänligt resesätt.

Erasmusstipendier för studier och praktik

Utresande studenter via Civis läser majoriteten (minst 75 %) av sina kurser under utbytet vid en och samma institution vid partnerlärosätet. All Erasmus-dokumentation administreras av institution vid SU, inte International Office.

Handläggning av utresande studenter inom Civis

När man skriver ett utbytesavtal förbinder man sig att ta emot ett visst antal studenter samt att skicka iväg lika många, det vill säga att det finns balans i avtalet. De flesta avtal kräver ett aktivt arbete, dels för att informera studenterna om möjligheten att åka iväg, dels för att väcka intresse för universitet som inte har så högt söktryck.

Här följer några idéer för hur du kan marknadsföra utbyten:

1. Ha en tydlig ingång för utbytesstudier på er institutionswebbplats.
2. Se till att informationen på webben är aktuell och levande. Lägg gärna upp inspirerande bilder, länka till bloggar och informera om vilka utbytesmöjligheter som finns på just din institution samt hur och när studenterna kan söka.
3. Se till att studenterna förstår hur utbytesstudier kan passa in i deras studiegångar. Informera de andra anställda på institutionen så att alla är positivt inställda till utbyten.
4. Gör informationsutskick via e-post.
5. Skapa affischkampanjer.
6. Sprid inspirerande bilder eller texter på sociala medier.
7. Bjud in till informationsmöten. Tidigare utbytesstudenter samt inresande är en ovärderlig informationskälla. Ofta kan dessa ge mycket bättre information om hur det är att studera vid ett visst universitet och bo i ett visst land än vad vi koordinatorer kan! Till dessa tillfällen kan du boka våra utbytesambassadörer vars uppgift är att sprida kunskap om utbyte och inspirera till nya. Kontakta erasmusutbyte@su.se för att boka en ambassadör.
8. Utbytesambassadörerna inspirerar och informerar om utbytesmöjligheter. Bjud in en utbytesambassadör vid terminsstart för att informera om möjligheterna att studera eller praktisera utomlands.
9. Internationell mobilitet bjuder kontinuerligt in till informationsmöten om utbytesmöjligheter. Tipsa gärna studenterna om dessa.
10. Länka gärna din webbsida till sidan Studera utomlands på su.se:
    Studera utomlands

Det är obligatoriskt för utresande studenter och praktikanter att göra ett språktest innan de påbörjar sin mobilitet. Studenter som deltar i en Erasmusmobilitet, Erasmus+ studier och/eller Erasmuspraktik, där den fysiska delen varar i minst 14 dagar måste göra ett diagnostiskt språktest i det huvudsakliga undervisnings- eller arbetsspråket innan mobiliteten påbörjas (gäller ej modersmål).

Språktesten påverkar inte mobiliteten utan ska enbart ses som diagnostiskt. Studentens resultat ska motsvara den nivå som skrivits in i det bilaterala avtalet. För de studenter som vill erbjuds språkkurser online, före och under mobiliteten.

Plattformen där testet och kurserna utförs heter EU Academy.

Språktest inför ett Erasmusutbyte

1. Institutionen lyser ut sina platser och gör urvalet av behöriga studenter.
2. När nomineringarna är klara skickar ansvarig utbyteskoordinator uppgifter med studentens namn, e-post och huvudsakligt undervisningsspråk till Erasmusteamet vid Studentavdelningen genom ett webbformulär. Länken till webbformuläret skickas till utbyteskoordinatorer per mejl (oktober inför VT, april inför HT).
3. Studenten utför språktestet via länken som finns på webben. Testresultatet blir en del av ansökan om Erasmusstipendiet.
4. Student och ansvarig utbyteskoordinator diskuterar om resultatet motsvarar den nivå som skrivits in i avtalet.
5. Om nej, student rekommenderas att läsa en språkkurs.

Språktest inför en Erasmuspraktik

Studenter som åker på Erasmuspraktik och som deltar i en fysisk mobilitet i minst två veckor måste också göra det obligatoriska språktestet. Studenter som gör Erasmuspraktik behöver dock inte anmälas av ansvarig utbyteskoordinator utan får tillgång till språktest efter att Erasmuspraktikansökan har skickats till Erasmusteamet vid Studentavdelningen.

Kort fakta om språktester

• Testet beräknas ta cirka 30–50 minuter att göra.
• Testet måste göras i god tid innan mobiliteten påbörjas.
• Testen anpassar sig efter studentens nivå, blir svårare om fler rätt och tvärtom.
• Nivån graderas enligt CEFR-skalan: A1 (lägst), A2, B1, B2, C1, C2 (högst).

Språkkurser

Studenter som önskar eller har behov av att utveckla sina språkkunskaper erbjuds webbaserade språkkurser via EU Academy-plattformen.

Tanken med utbytesstudier är att de ska tillgodoräknas, som en del i utbildningen efter hemkomst, antingen inom ett program eller som fristående breddningsstudier. För att säkerställa det akademiska erkännandet upprättar studenten i god tid före avresa en skriftlig överenskommelse om vilka kurser som ska läsas under utbytesperioden.

Dokumentet kallas för Learning Agreement (LA) och ska innan utbytet påbörjas signeras av studenten, värdlärosätet och den instans på Stockholms universitet som ansvarar för tillgodoräknandet.

Syftet med dokumentet är att säkerställa att studenten får läsa angivna kurser samt att värdlärosätets kurser är godtagbara som ett led i studentens utbildning och därmed kan tillgodoräknas/erkännas på ett tillfredsställande sätt.

I de flesta fall ansvarar heminstitutionen för underskrift och tillgodoräknande. Om en student önskar läsa kurser inom olika ämnesområden är det möjligt för fler instanser att, på samma LA, signera för olika kurser. I de fall en student inte får tillgodoräkna sig kurserna inom ett specifikt ämne eller program går det oftast att tillgodoräkna dem som breddningsstudier, via institutionen eller Examensgruppen.

Från och med vårterminen 2025 ska alla utresande studenter ha ett digitalt learning agreement via Mobility Online. Undantag för korttidsmobilitet och BIP som måste använda pappersversion, mallen finns i högerspalten.

Läs DLA instruktioner för institutioner och studenter på Confluence.

Tillgodoräknande

Learning agreement – Erasmusutbyten

Senast vid mobilitetsstart ska studenten ladda upp en nedladdad pdf-kopia av sitt signerade Online Learning Agreement i Erasmus+ portalen i MoveOn. Detta gäller studenter till och med HT24, men från VT25 kommer studenter att använda Mobility-Online för att göra Digital Learning Agreements. Dokumentet ska vara komplett ifyllt och signerat av samtliga parter, studenten, mottagande lärosäte och den instans på Stockholms universitet som ansvarar för tillgodoräknande. Ett av grundvillkoren inom Erasmusprogrammet är att utbytesstudier ska ske på heltid, d.v.s. motsvarande 30 hp/termin. En kopia av studentens Learning Agreement ska sparas enligt Stockholms universitets dokument­hanteringsplan.

Learning agreement – Centrala avtal och nätverk

Innan avresa skriver studenten och den institution studenten läser vid ett Learning Agreement där man kommit överens om vilka kurser studenten ska läsa och få tillgodoräknade vid hemkomst. Det är inte ovanligt att kurser som ursprungligen överenskommits i ett Learning Agreement måste ändras. Om det blir ändringar skrivs ett "Changes to Learning Agreement". Det är studentens uppgift att kontakta den som ursprungligen signerade Learning Agreement och höra vilka rutiner som ska följas vid ändring. Från och med VT25 kommer alla studenter att göra sina learning agreements digitalt via Mobility-Online (även utanför Europa).

I de fall en student inte får tillgodoräkna sig kurserna inom ett specifikt ämne eller program går det oftast att tillgodoräkna dem som breddningsstudier, via institutionen eller Examensgruppen:

Tillgodoräknande

Ändringar i kursvalet

Det är inte ovanligt att kurser som ursprungligen överenskommits i ett Learning Agreement måste ändras. Det är studentens uppgift att kontakta den som ursprungligen signerade Learning Agreement och höra vilka rutiner som ska följas vid ändring.

Om det finns behov av att ändra ett Learning Agreement ska revidering avslutas och formaliseras inom studentens första månad vid värdlärosätet. Om senare ändringar skulle behöva göras ska ändringarna vara formellt överenskomna mellan alla tre parter och utföras omedelbart.

Om studenten använder utbytesperioden för att samla material till och skriva sin uppsats eller förbereda en avhandling så krävs inte nödvändigtvis Learning Agreement för dessa aktiviteter på ett lärosäte. Det är dock ändå viktigt att det finns en skriftlig överenskommelse med det mottagande lärosätet om utbytesperioden och dess innehåll. Uppsatsen/ avhandlingen kan handledas från och opponeras vid hemlärosätet. Det är dock starkt rekommenderat att studenten även har en handledare vid värdlärosätet.

Från och med VT25 ska alla studenter göra ett Digital Learning Agreement och alla ändringar via Mobility Online. Studenter som är på utbyte under HT24 som har gjort sitt OLA i EWP Dashboard gör sina ändringar på papper, en Word-mall för ändringar finns i högrespalten. Denna mall ska slås ihop med den ursprungliga OLA och laddas upp i Erasmusportalen.

Tillgodoräknande – Erasmus och centrala avtal och nätverk

Efter hemkomsten ansöker studenten om tillgodoräknande hos den instans som signerade Learning Agreement. Mer information om tillgodoräknande finner du på Examensgruppens sida.

Tillgodoräknande – Civis kurser och korttidsmobilitet

Efter korttidsmobiliteten ska det mottagande lärosätet/organisationen ge studenten och heminstitution ett intyg (Certificate of Attendance) som bekräftar deltagande i kursen. Institutionen ska efter mobiliteten tillgodoräkna kursdeltagande i Ladok.

• Poänggivande: tillgodoräknande via högskolepoäng och anteckning för erkännande i DS. När studenten ansöker om examen ska en begäran om att få kursen omnämnd i Diploma Supplement göras i meddelandefältet på examensansökan.

Gruppen för mobilitet ska erkänna kursdeltagande av icke-poänggivande kurser via Anteckning i Ladok.

• Icke-poänggivande: erkännande för Diploma Supplement (DS) genom att anteckning i Ladok görs. När studenten ansöker om examen ska en begäran om att få kursen omnämnd i Diploma Supplement göras i meddelandefältet på examensansökan. Text: “The student has completed the course [kursnamn, datum] at [kursgivande lärosäte, land] within the European Civic University Alliance -Civis, that is a part of the Erasmus+ programme.

Dokumenthantering

Det finns regler för hantering av dokumentation gällande internationell mobilitet vid Stockholms universitet. Se Stockholms universitets dokument­hanteringsplan.

Information om hantering i Ladok hittar ni på Ladokmaterial – Utbytesstudier. Det finns olika rutiner för olika utbytesprogram. Det är alltid institutionen som ansvarar för antagning- och registrering i Ladok, även för centrala utbytesavtal.

Ladokmaterial – Utbytesstudier

Studenter som reser via Erasmusavtal och har en varaktig funktionsnedsättning inklusive funktionsnedsättning orsakad av fysisk eller psykisk ohälsa får ett top-upp på 250 EUR extra per månad utöver den ordinarie stipendiesumman, för terminslånga utbyten. För kort (blandad) mobilitet är top-upp på 100 EUR för mobiliteter på 5–14 dagar och 150 EUR för mobiliteter på 15–30 dagar. Studenten ansöker om top-upp i Erasmusstipendieansökan.

Om det i samband med utlandsvistelsen uppstår merkostnader kopplade till studentens funktionsnedsättning som överstiger vad ett top-upp kan täcka, är det möjligt att ansöka om bidrag för upp till 100 procents täckning av merkostnaderna. Med merkostnader menas de ökade omkostnader som lärosätet eller den enskilde studenten får och som inte finansieras på annat sätt, det vill säga den kostnad som överstiger vad stödet skulle ha kostat vid Stockholms universitet.
Exempel på merkostnader är:

• Riktat pedagogiskt stöd: Anpassad examination, anpassad kurslitteratur, anteckningsstöd, mentor
• Särskilda anpassningar: transporter, boende, assistent/medföljare, medicinsk uppföljning eller läkarundersökning i värdlandet

Tänk på att alla överenskommelser måste vara uppgjorda innan en mobilitet påbörjas!

Det är Erasmusansvarig, vid Gruppen för internationell mobilitet, som ansöker om bidrag hos Universitets- och högskolerådet, UHR, enligt följande rutin.

1. Student informerar samordnare för riktad pedagogiskt stöd om planerat utbyte. Samordnare översätter Nais-intyg till engelska.
2. Student tar kontakt med sin internationella koordinator/Erasmusansvarig och uppvisar intyg från Nais.
3. Internationell koordinator efterfrågar vilket stöd studenten kan få hos partneruniversitetet – omfattning och kostnad.
4. Internationell koordinator kommunicerar det stöd partneruniversitetet kan erbjuda samt kostnad för stödet till samordnare för riktad pedagogiskt stöd. Samordnare undersöker vad stödet skulle ha kostat på Stockholms universitet. Om kostnaderna överstiger vad stödet skulle ha kostat vid Stockholms universitet meddelar samordnare detta till Erasmusansvarig vid gruppen för internationell mobilitet som kan göra en ansökan om extra medel.
5. Om student är i behov av andra anpassningar än det riktade pedagogiska stödet styrker studenten det med relevanta underlag från ex. sjukvård eller kommun till Erasmusansvarig vid Gruppen för internationell mobilitet. Student, Erasmusansvarig och utfärdaren av underlaget kan vid behov träffas för att gemensamt kartlägga behoven mer grundligt.
6. Erasmusansvarig gör ansökan om medel och delger besked till samtliga parter så snart det finns tillgängligt.
7. Erasmusansvarig ansvarar för ekonomiadministrationen, från universitetets håll.
8. Studenten ansvarar för att spara alla kvitton i original och redovisa dessa efter utbytet.

Processgången för stöd vid bilaterala avtal är i stort den samma som för studenter som reser via Erasmusavtal (se ovan). Det som skiljer är dels att studenten inte kan erhålla ekonomiska bidrag och att rutinerna kring kostnader för stöd varierar beroende på vad som står i avtalet. I vissa avtal framgår det om partneruniversitet eller Stockholms universitet bekostar stödet. I de fall det står i avtalet att Stockholms universitet står för kostnader för stöd informerar internationell koordinator det till samordnare för riktat pedagogiskt stöd.

Överenskommelse om vem som står för kostnader för stöd ska vara uppgjorda mellan lärosätena innan mobilitet påbörjas.

Processgången för stöd vid bilaterala avtal är i stort den samma som för studenter som reser via Erasmusavtal (se ovan). Det som skiljer är dels att studenten inte kan erhålla ekonomiska bidrag och att rutinerna kring kostnader för stöd varierar beroende på vad som står i avtalet. I vissa avtal framgår det om partneruniversitet eller Stockholms universitet bekostar stödet. I de fall det står i avtalet att Stockholms universitet står för kostnader för stöd informerar internationell koordinator det till samordnare för riktad pedagogiskt stöd.

Överenskommelse om vem som står för kostnader för stöd ska vara uppgjorda mellan lärosätena innan mobilitet påbörjas.

Inom EU/EES/Schweiz ska studenterna i första hand använda sig av det europeiska sjukförsäkringskortet, vilket ger rätt till medicinskt nödvändig, offentlig sjukvård enligt samma villkor och till samma kostnad som de som är försäkrade i det landet. Kortet är gratis och beställs från Försäkringskassan. Se Försäkringskassans hemsida för att läsa om vad kortet ger rätt till samt för beställning av kort.

Stockholms universitet tillhandahåller en gruppförsäkring, Student UT för alla utbytesstudenter. Den är tecknad hos Kammarkollegiet, och kostar inte studenten något. Student UT-försäkringen omfattar alla som är registrerade för utbytesstudier under ett giltigt avtal i LADOK och gäller 14 dagar före, under, och 14 dagar efter den registrerade utbytesperioden.

Det är mycket viktigt att studenten är korrekt registrerad innan avfärd och att giltigt utbytesavtal samt Letter of Acceptance med start och slutdatum för utbytet finns. Observera att doktorander som är anställda vid SU som åker på utbytesstudier först och främst täcks av tjänstereseförsäkringen.

Läs om försäkringsvillkor för doktorander på Doktorandmobilitetssidan.

Student UT-försäkringen är avsedd att vara heltäckande, men eftersom varje persons behov av försäkring varierar bör studenten själv läsa igenom villkoren och bedöma om den är tillräcklig. Viktigt att notera är att Student UT endast är giltig i studie-/praktiklandet samt under resan dit och hem.

För mer information om försäkringen, inklusive försäkringsvillkor se Kammarkollegiets webbplats.

Den person som ansvarar för mobiliteten är den som informerar om försäkringen samt utfärdar nödvändiga dokument. Centrala avtal hanteras av International Office, institutionsavtal hanteras av ansvarig institution.

Ansvarig person fyller i namn och försäkringsperiod på exempelvis antagningsbesked (studietid+ två veckor innan och efter) samt länk till försäkringens villkor och mailar till student. Spara kopia.

Vid behov utfärder ansvarig person ett försäkringsintyg. Vid behov av ett försäkringsintyg från Kammarkollegiet beställer ansvarig person ett försäkringsintyg via email forsakring@kammarkollegiet.se.

Vid behov förser ansvarig person student med skadeanmälningsblankett. Student fyller i och signerar blankett och lämnar den tillsammans med eventuella kvitton (i original) till ansvarig person, som signerar anmälan och skickar den till Kammarkollegiet. Kopia på avtal ska alltid bifogas anmälan. Kopiera och spara alla anmälningar.

Mer information om Kammarkollegiets Student UT-försäkring och blankett för skadeanmälan finns på Kammarkollegiets webbplats (svenska)
Kammarkollegiet's website (in English).

På Studenthälsan i Stockholms webbsida listas information om var studenter kan vända sig vid sjukdom. Studenthälsan i Stockholm är ett komplement till övrig hälso- och sjukvård. Hit kan studenter vända sig med olika hälsofrågor – studierelaterade eller inte.

För utbytesstudenter som har ett svenskt personnummer eller som har ett "European Health Insurance Card" (Försäkringskassans blå kort) kostar ett vårdbesök lika mycket som för svenska medborgare. Studenter som inte har ett svenskt personnummer eller "European Health Insurance Card" betalar ett högre pris. Genom att spara alla originalkvitton kan studenten i efterhand göra en skadeanmälan och få tillbaka hela eller delar av kostnaden.

Akuttandvård finns att tillgå hos CityAkuten Tandvård, Olof Palmes Gata 13 A (Hötorget).

Finansiering för Erasmus+ studier och praktik: erasmusutbyte@su.se
Samordnare för riktad pedagogiskt stöd: disability@su.se
Kammarkollegiet: forsakring@kammarkollegiet.se