Administration av studenter inom CIVIS

Inom CIVIS-alliansen finns olika former av utbildningssamarbete. Här hittar du information hur de mobiliteterna hanteras vid Stockholms universitet.

CIVIS utbildningssamarbete genomförs inom ramen av ett utbytesavtal på central nivå. In- och utresande studenter som deltar i CIVIS-kurser hanteras som utbytesstudenter. Utbyteskoordinatorer administrerar utbytesstudenter på institutionen:

Utbyteskoordinatorer vid institutionerna

Det finns två utbytesavtal för CIVIS-samarbete att använda:

  • Erasmus-avtal (ERA): CIVIS-studenter som deltar i Erasmus+ mobilitet. Detta gäller även BIP studenter.
  • CIVIS-avtal för virtuell mobilitet (VREX): CIVIS-studenter som deltar enbart i virtuell mobilitet.

För kännedom: Det tidigare CIVIS-avtalet (CIV) ska inte längre användas.

Handläggning av utresande studenter inom CIVIS

Inom CIVIS-alliansen finns olika former av utbildnings­samarbete.

Utbyten inom CIVIS-alliansen kan i flera fall genomföras som en Erasmus+ mobilitet med ett Erasmus­stipendium.

Mobilitetsform, mobilitetslängd och villkor

Mobilitetsform

Mobilitetslängd och villkor

Utbytesstudier

En eller två terminer 2‑12 månader)

Blandad mobilitet

Fysisk mobilitet (5‑30 dagar) + virtuell komponent innan, under eller efter fysisk mobilitet.

Minst 3 ECTS

Blandat intensivprogram

Fysisk mobilitet (5 – 30 dagar) + virtuell komponent innan, under eller efter fysisk mobilitet.

Minst 3 ECTS

Minst 3 Lärosäten

Minst 15 deltagare som reser

Kortmobilitet doktorander

Fysisk mobilitet för studier/praktik (5 – 30 dagar)

När en student fått antagningsbesked ska studenten etableras, kopplas till avtalet och antas i Ladok.

  • Underlag finns i Confluence:
    Ladokmaterial
  • Avtalskoder och utbytestillfällen beställs av Studentavdelningen och hittas i Ladok under 670 Studentavdelningen, alternativt söks fram på *CIVIS*.

  • Samtliga mobiliteter som genomförs som Erasmusmobilitet registreras på Erasmus-CIVIS avtal (ERA), under hela mobiliteten, inklusive eventuell virtuell komponent. Detta gäller även BIP studenter.

CIVIS-mobiliteter som inte genomförs inom Erasmus+ registreras på

  • CIVIS-avtal för virtuell mobilitet (VREX): CIVIS-studenter som deltar enbart i virtuell mobilitet.

Information om hantering i Ladok hittar du i Confluence:
Ladokmaterial - Utbytesstudier

Administration av CIVIS-mobilitet utanför Erasmusprogrammet

Mobilitetsform

Antagning

Handläggning

Virtuell mobilitet
(Mobilitet inom en befintlig kurs på SU)

Antagningen/institution (inom program)

Studenten är registrerad på kursen.
Institutionen antar och registrerar studenten på Civis VREX-avtal med 0 poäng.

Virtuell mobilitet
(Mobilitet ej inom en befintlig kurs på SU)

På partnerlärosätet

Institutionen antar och registrerar studenten på Civis VREX-avtal på ett utbytestillfälle.

  • Erasmusstipendium

Studenter som uppfyller kraven för Erasmusmobiliteten får ett stipendium genom Eramusprogrammet. Mer information om Erasmusstipendier finns här:
Erasmus+ stipendium

Beroende på vilken mobilitetsform studenten deltar i gäller olika försäkringsskydd.

Vilken försäkring som gäller vid vilken mobilitetsform

Mobilitetsform

Försäkring

Utbytesstudier

Student-UT

Blandad mobilitet

Student-UT under fysiska delen

Blandat intensivprogram

Student-UT under fysiska delen

Kortmobilitet doktorander (som student)

Student-UT

Handläggning av inresande studenter inom CIVIS

Inom CIVIS-alliansen finns olika former av utbildningssamarbete som inkluderar både långa och kortare mobiliteter samt distanskurser.

Studenter kan via CIVIS delta i Erasmus+ mobilitet för terminslånga utbyten eller kort-mobilitet men även läsa distanskurser.

Mobiliteter inom CIVIS-alliansen kan genomföras som Erasmus+ eller CIVIS mobilitet.

Mobilitetsform, längd och villkor

Mobilitetsform

Mobilitetslängd och villkor

Utbytesstudier

En eller två terminer (2‑12 månader)

Blandat intensivprogram

Fysisk mobilitet (5‑30 dagar) + virtuell komponent innan, under eller efter fysisk mobilitet.

Minst 3 ECTS

Minst 3 Lärosäten

Minst 15 studenter som reser med Erasmusstipendium

Blandad mobilitet

Fysisk mobilitet (5‑30 dagar) + virtuell komponent innan, under eller efter fysisk mobilitet.

Minst 3 ECTS

Kortmobilitet doktorander

Fysisk mobilitet för studier/praktik (5‑30 dagar)

  • Samtliga mobiliteter som genomförs som Erasmusmobilitet registreras på Erasmus-CIVIS avtal (ERA), för hela tiden för utbildningen, inklusive eventuell virtuell komponent.

Samtliga mobiliteter som enbart genomförs som en virtuell mobilitet inom CIVIS registreras på

  • CIVIS-avtal för virtuell mobilitet (VREX): CIVIS-studenter som deltar enbart i virtuell mobilitet (exempelvis en Open Online Course och behöver manuell registrering i Ladok).

Information om hantering i Ladok hittar du i confluence: Ladokmaterial - Utbytesstudier

Administration av virtuell mobilitet inom CIVIS

Mobilitetsform

Antagning

Handläggning

Virtuell mobilitet

Institution

Studenten antas och registreras på CIVIS VREX-avtal på ett utbytestillfälle.

När en utbytesstudent fått antagningsbesked ska studenten ska etableras, kopplas till avtalet och antas i Ladok.

  • Underlag för CIVIS-kurser kan skickas till Ladok löpande: ladok@su.se
  • Underlag finns i Confluence:
    Ladokmaterial
  • Avtalskoder och utbytestillfällen beställs av Studentavdelningen och hittas i Ladok under 670 Studentavdelningen, alternativt söks fram på *CIVIS*.

IT-avdelningen kan göra utskicket av engångskoder vid större grupper (mer än 10).
Vänligen skicka in en Excel-lista med T-nummer, e-postadresser och för- och efternamn till studenterna samt ett önskat datum för utskicket. Ärende måste skickas in 2 veckor innan detta datum.

Listan bifogas i ett ärende i Serviceportalen.

Välj

  • kategori i formuläret som heter CIVIS
  • distans på frågan var kursen ska ske
  • Datum för terminsstart för startdatum

Engångskoder kan bara ges till tillitsnivå 1. Studenter kommer därmed inte har tillgång till tjänster som kräver tillitsnivå 2.

Kommunikation till studenterna
Skicka gärna instruktioner om hur studenterna aktiverar sitt universitetskonto med en engångskod som finns i Serviceportalen.

Beroende på vilken mobilitetsform studenten deltar i gäller olika försäkringsskydd.

Vilken försäkring som gäller vid vilken mobilitetsform

Mobilitetsform

Försäkring

Utbytesstudier

Student-IN

Blandad mobilitet

Student-IN under fysiska delen

Blandat intensivprogram

Student-IN under fysiska delen

Kortmobilitet doktorander (som student)

Student-IN

Inresande studenter och doktorander som är inskrivna vid SU får tillgång till Studenthälsans tjänster oavsett om de är på plats eller deltar i virtuell mobilitet.

Inresande studenter och doktorander som är registrerade vid SU får ett universitetskonto genom vilket de får tillgång till bibliotekets e-resurser.

Inresande studenter och doktorander som enbart deltar i virtuell mobilitet kommer inte kunna ta del av den tryckta samlingen på grund av att SUB inte skickar böcker till distansstudenter.

Kontakt

Senast uppdaterad: 2026-07-16

Sidansvarig: Studentavdelningen