Tentamen

För att göra tentamenstillfällena så smidiga och effektiva som möjligt för både studenter och institutioner hanteras detta av Tentamensservice. Vi tar hand om planering och schemaläggning fram till att säkerställa att varje tentamen är optimalt organiserad. Genom samarbete och att följa dessa riktlinjer säkerställer vi en smidig och korrekt hantering av tentor vid universitetet.

Tentamensprocess – från beställning till distribution

Här följer en översikt över processen för genomförande av en tentamen. Från det att institutionen beställer en tentamen, vad gör student och vidare till slutet av processen när tentamensservice distribuerar skrivna tentamina till institutionen.

1. Institution: Beställer tentamen.
2. Tentamensservice (TS): Schemalägger tentamen.
3. Institution: Skapar aktivitetstillfälle.
4. Student: Anmäler sig till tentamen.
5. Institution: Anmäler studenter som inte kan anmäla sig själva och meddelar TS vilka studenter som beviljats anpassning av tentamen.
6. Tentamensservice (TS): Fördelar studenter och tentamensvärdar i lokaler.
7. Institution: Meddelar TS (via e-post) tentamenslydelse och övrig information.
8. Tentamensservice (TS): Förbereder tentamen.
9. Student: Ser sin placering.
10. Student: Genomför tentamen.
11. Tentamensservice (TS): Distribuerar skrivna tentamen till institution.

Beställning av tentamenstillfälle

Behöver du boka ett tentamenstillfälle? Använd applikationen TE Exam för enkel beställning och hantering av tentamen. För att beställa och administrera tentor i TE Exam så behöver du ett användarkonto. Frågor gällande kontot i TE Exam som nyanställd eller vid byte/avslut av anställning skickas till e-post: tentamensservice@su.se

Beskrivning/rutiner: Beställning av tentamenstillfälle i TE Exam

Lathund för att göra en beställning i TE Exam

Debitering av tentamenstillfälle

Beräkning av avgift: Avgiften för tentamenstjänsten bestäms utifrån flera faktorer, inklusive tentamenslängd och antalet anmälda studenter i Ladok vid den tidpunkt då skrivplatserna fördelas. En standardtimpris på 14,20 kr per student tillämpas. Till exempel, om 80 studenter anmäler sig för en 4-timmars tentamen blir beräkningen: 4 timmar × 80 studenter × 14,20 kr = 4 544 kr.

Inkluderade tjänster: Avgiften täcker kostnader för lokal, tentamensvärdar, utskrift/kopiering av tentamenslydelse (tentamensadministration), leverans av skrivna tentor och eventuella särskilda anpassningar.

Debiteringsfrekvens: Debiteringen sker i efterskott månadsvis, vid varje månadsskifte. Tentamen som avbokas debiteras inte. Vid utebliven tentamen på grund av att tentamenshandlingar skickas in sent, så debiteras institutionen som vanligt. Tentamensservice debiterar från HT23 institutionen för var 25:e beställd tentamensplats som överstiger antalet anmälda studenter som fördelas tentamensplatser.

För mer information: Debitering för beställda tentamensplatser.

Schemaläggning och obestämd skrivsal

Vi har följande process för att säkerställa en smidig och effektiv hantering av tentamenstillfällen med hänsyn till både logistik och studenters behov.

• Obestämd skrivsal: När en tentamen schemaläggs placeras den i en obestämd skrivsal. Datum för tentamenstillfället fastställs först när tentamen publiceras i schemat och inte vid tidpunkten då beställningen visas som schemalagd.
• Salsallokering: Salsallokeringen sker närmare tentamenstillfället och baseras på antalet anmälda studenter samt den generella schemaläggningen för tentorna. Detta innebär att den exakta salen för tentamenstillfället bestäms i ett senare skede.
• Salsplacering för studenter: Mer information om hur studenter hittar sin placering vid tentamen finns under rubriken "Salsplacering" längre ner.

Uppdateringar och ändringar av schemalagda tentor

För att säkerställa korrekt hantering av uppdateringar och ändringar av schemalagda tentor är följande steg viktiga:

Aktivitetstillfällen i Ladok

Aktivitetstillfällen skapas av institutionen när en tentamen är publicerad i TE Exam. Datumet som anges i TE Exam fastställs först när tentamen har publicerats mot schemat. Ingen information om skrivsal inkluderas i aktivitetstillfället. Viktig information att inkludera är kurs, kurstillfälle och modul. Anonymiseringskoden aktiveras alltid och ska följa formatet: Prefix-0001-ABC, där prefixet är institutionens tresiffriga nummer och måste anges manuellt.

Viktiga punkter för aktivitetstillfällen:

Studenters anmälan i Ladok

Studenter ska anmäla sig till det aktuella aktivitetstillfället i Ladok senast 10 kalenderdagar före tentamensdagen. Vid vissa tillfällen kan institutionen behöva eller ha möjlighet att tidigarelägga sista anmälningsdatumet i Ladok, särskilt när vissa tentamensdatum omfattas av specifika deadlines.

Import till TE Exam

När sista datumet för att stänga anmälan har passerat, importeras studenternas anmälningar från det aktuella aktivitetstillfället i Ladok till TE Exam. Studenter som av tekniska begränsningar i Ladok inte kan anmäla sig själva ombeds att kontakta institutionen innan anmälningsperioden stänger.

Tekniska begränsningar i Ladok

Tekniska begränsningar i Ladok kan inkludera fall där studentens kurstillfälle inte har lagts till det aktuella aktivitetstillfället. Det är viktigt att notera att problem med internetuppkoppling eller missad anmälan av studenten själv inte anses som tekniska begränsningar.

Manuell anmälan av studenter

Institutionen ansvarar för att manuellt anmäla studenter som har kontaktat dem på grund av tekniska begränsningar i Ladok. Dessa studenter måste meddelas institutionen innan anmälningsperioden stänger i Ladok och institutionen måste anmäla dem manuellt i Ladok senast 8 kalenderdagar före tentamenstillfället.

Tidigareläggning av anmälningsdatum

I de fall som är listade under rubriken "Aktivitetstillfällen i Ladok" där sista anmälningsdatumet tidigareläggs, kommer även sista dagen för institutionen att manuellt anmäla studenter som inte kunde anmäla sig själva på grund av tekniska begränsningar i Ladok att påverkas. Det är viktigt att vara medveten om dessa tidsramar för korrekt hantering av studentanmälningar inför tentamenstillfället.

Anpassning av tentamen

Anpassning av tentamen kan innebära förlängd tid, att sitta enskilt eller i mindre grupp, samt tillstånd att använda dator och digitala hjälpmedel.

Ordinarie deadlines

Följande är ordinarie deadlines. Se följande avsnitt om särskilda deadlines för vissa tentamensdatum under varje termin som listar sista dag att skicka in tentamenshandlingar, stänga anmälan i Ladok och sista dag för att skicka in stödlistor och dag då institutionen som senast manuellt kan anmäla studenter.

Anmälningsperioden i Ladok stängs – senast 10 kalenderdagar innan tentan.

Vid tekniska begränsningar i Ladok anmäler institution berörda studenter manuellt – senast 8 kalenderdagar innan tentan om dessa studenter hört av sig innan anmälan i Ladok stänger. Om inga studenter alls är anmälda till tentamen, kontakta via e-post: tentamensservice@su.se senast 8 kalenderdagar innan tentan).

Lista (Excel-fil) om studenter med särskilt stöd (s.k. stödlista) – skickas senast 8 kalenderdagar innan tentan via e-post: stod.tentamen@su.se. Om den 8:e kalenderdagen infaller på en lördag eller söndag så kan listan skickas nästkommande vardag.

Tentamenslydelse och tentamensinformation (tentamenshandlingar) – skickas senast 5 arbetsdagar innan tentan, via e-post: tentamenslydelse@su.se

Eventuellt fysiskt material – skickas senast 5 kalenderdagar innan tentan med internpost till: Tentamensservice, Södra Huset, hus B, plan 3.

EXEMPEL

En tentamen ska genomföras tisdag 25 oktober 2022.

• Anmälan i Ladok – stänger senast 15 oktober.
• Vid tekniska begränsningar i Ladok anmäler institution berörda studenter manuellt – senast 17 oktober. Institution skickar e-post senast 17 oktober om inga studenter är anmälda till tentamen.
• Lista (Excel-fil) om studenter med särskilt stöd – skickas senast 17 oktober.
• Tentamenslydelse och tentamensinformation – skickas senast 18 oktober.
  
• Eventuellt fysiskt material – skickas till Tentamensservice senast 20 oktober.

Särskilda deadlines VT24

Här är de särskilda deadlines som gäller för tentor som äger rum under vårterminen 2024 (VT24). Det är viktigt att institutionen informerar studenterna vid kursstart om dessa deadlines för de berörda tentorna. Observera att datumen som anges avser det senaste datumet för dessa tentamensdatum och att institutionen har möjlighet att lägga sista datumet för t.ex. anmälan i Ladok tidigare än dessa datum om det behövs.

Särskilda deadlines för tentamen VT24

Särskilda deadlines HT24

Följande datum är särskilda deadlines för att skicka in tentamenshandlingar (inklusive tentamenslydelse och tentamensinformation), stänga anmälan i Ladok, skicka in stödlistor för anpassad tentamen, samt manuellt anmäla studenter för tentor som äger rum under höstterminen 2024. Institutionen planerar aktivitetstillfällen och anmälningsperioder baserat på dessa deadlines och informera studenter om specifika deadlines vid kursstart. Observera att de angivna datumen är de senaste möjliga datumen för dessa tentamensdatum och att institutionen har möjlighet att sätta tidigare slutdatum för t.ex. anmälan i Ladok om det behövs.

Inlämning av tentamenshandlingar

En tentamensbokning i TE Exam ska endast motsvara en tentamenslydelse som används i salen på tentamendagen. För att säkerställa en smidig hantering av tentamenshandlingar gäller följande:

Allmän information

• De angivna sista dagarna nedan under ”Papperstentamen” och ”Digital tentamen” avser ordinarie deadlines. En lista över särskilda deadlines som påverkar sista datumet för att stänga anmälan i Ladok, skicka in tentamenshandlingar och stödlistor samt sista dagen för att manuellt anmäla studenter i Ladok för vissa tentamensdatum läggs upp inför varje termin på denna sida.
• Ange kurskod samt datum för tentamenstillfället i e-postmeddelandets ämnesrad.
• För särskild information till tentamensvärdar och tentander i sal, använd fritextfältet vid rubriken ”Eventuell information till skrivsal” i blanketten för Tentamensinformation.
• Om tentamenshandlingar/material inte kan lämnas i tid måste institutionen omgående kontakta Tentamensservice för att planera för nödvändiga åtgärder.
  
• OBS! avsändaren måste använda sitt e-postkonto *@su.se vid Stockholms universitet för utskicket av säkerhetsskäl.
• Eventuell ytterligare information som rör kopiering, distribution och återlämning av tentamenshandlingar ska anges i e-postmeddelandet och inte i blanketten för Tentamensinformation.
• Senast 5 kalenderdagar före tentamenstillfället måste eventuellt fysiskt material till en tentamen skickas via internpost/gods till Tentamensservice (Södra huset, Hus B, plan 3).

Papperstentamen

• Tentamenslydelsen, eventuella försättsblad, andra handlingar och ifylld blankett: Tentamensinformation Pdf, 382.9 kB. ska skickas i PDF-format via e-post till: tentamenslydelse@su.se senast 5 arbetsdagar före tentamenstillfället.

Digital tentamen

• En färdig version av tentamenslydelsen ska skapas i Inspera senast 5 arbetsdagar före tentamenstillfället. SEB-lösenord och tentavaktslösenord hittas i tentatillfället som importerats från Ladok under ”Säkerhet” efter att man trycker på ”Avancerade Inställningar”.
• Ifylld blankett för Tentamensinformation Pdf, 382.9 kB., SEB-lösenord och tentavaktslösenord i Inspera (dagslösenord används endast vid Openbook-tenta) samt en PDF-version av tentamenslydelsen ska skickas via e-post till: tentamenslydelse@su.se senast 5 arbetsdagar före tentamenstillfället.
  
• Inspera är den digitala plattform som används för digital salstentamen. Kursadministratör/examinator vid institutionen ansvarar för att lägga upp tentamen på rätt sätt enligt anvisningar för plattformen. För frågor om Inspera – kontakta IT-helpdesk via Serviceportalen.

Salsplacering

• Salsplacering blir synlig för studenter tidigast 5 kalenderdagar och senast 2 kalenderdagar innan tentamenstillfället.
• Studenter ska hänvisas till sidor på svenska och engelska för att hitta sin salsplacering vilket de gör genom att följa instruktionerna under rubriken ”Din placering vid tentamen” respektive ”Find your exam venue”.
• Studenter får reda på sin placering i salen av tentamensvärden vid insläppet. Placeringen i salen anslås vanligtvis också på en lista i anslutning till salen.

Återlämning av tentamenshandlingar

• Efter tentamen behandlas tentamenshandlingar och listor, och målet är att skicka dem nästkommande arbetsdag via internposten till ansvarig kursadministratör vid institution.
• Om handlingarna ska skickas till en annan mottagare, vänligen meddela detta i god tid via e-post till: tentamensservice@su.se.
• Det finns även möjlighet till platsleverans. Har du frågor gällande platsleverans av tentor – vänligen kontakta Björn Röstlund, e-post: bjorn.rostlund@su.se

Avbokning av tentamenstillfälle

Avbokning av tentamenstillfälle sker via e-post till: tentamensservice@su.se. Ange tentamens ID-nummer i TE Exam. Tentamensservice tar inte ut några avgifter för avbokningar.

Kontakt