Incoming students

Departmental agreements

1. Set a nomination deadline for partners and let them know how they should nominate their exchange students (i.e. filling in a template, database, or as an email). SU is in the process of setting universal deadlines for nominations and applications.
2. Check how many students the department can accept from each university. The number of incoming and outgoing students should, over time, aim to be balanced.
3. Send information about nominations, applications, and general SU information to your partner universities, as well as inform them how many students each partner can send to SU semester/next academic year.
   
4. Once you receive nominations from your partners, send application instructions and information about course selection to the students and inform them of the application deadline. Students should include their Transcript of Records (in English) so you are able to determine their eligibility to the courses they wish to take.
5. After the nominations and application deadlines, generate and send out a Letter of Acceptance. The acceptance letter is the student's proof at they have been admitted to SU, and may be needed when they apply for a residence permit, scholarships, etc... In addition, a welcome letter with practical information should be sent to each participant and respective partner university (optional). This letter should include information about insurance, housing application, welcome activities, optional Swedish courses, and course information (i.e. schedules, how to register, etc...), and other information relevant for your department.
6. In the case the student wishes to take courses at another department, it is your responsibility to forward the request for courses to the exchange coordinator at the respective department.
   

Agreements at the central level

Incoming students from partner universities within the central agreements are university-wide, and can apply for courses at all departments at Stockholm University. These exchange opportunities function as a complement to the institutions' own agreements.

The International Office is responsible for maintaining contact with these partner universities and handles the incoming mobilities (sends information on nomination, application, acceptance notice, information on insurance, accommodation, welcome activities, etc...).

As the students are guaranteed a place at Stockholm University according to the agreement, the International Office issues a general acceptance letter to the students and informs them of how to apply for a residence permit.

Course selection

The International Office is also responsible for informing students how and when to apply for courses. When the students have selected their courses, the IO will contact the coordinator at the respective department. If you, as a coordinator, are contacted, you need to decide whether your institution can accept the students in the courses they have chosen at your institution. The International Office will provide copies of the students' Transcript of Records and course selections, and you let us know if you can accept the students.

When you have informed IO if you can accept the students, you are responsible to register them for courses in Ladok and send a decision about course acceptance. This could be in the form of a Learning Agreement or an email). Send this together with course-specific information.

Incoming Civis students must follow the majority of their courses (75%) at one SU department. The other 25% may be from other departments. All Erasmus documentation is handled by the departments, not the International Office.

To ensure academic recognition, students must draw up a written agreement regarding the courses they will take during the exchange at an early stage of the planning. This document is called a Learning Agreement (LA), and must be signed by the student, the home university, and the department at Stockholm University where the student will follow all/the majority of their courses. It is the home university's responsibility to create the Learning Agreement and save a copy.

From the autumn semester 2024 onward, the Digital Learning Agreement should be used, if possible. Stockholm Univesity uses Mobility Online for managing Learning Agreements.

• Learning Agreement for incoming Civis and Nordlys students are signed by the departments.
• No Learning Agreement is necessary for incoming students coming via central bilateral agreements.

Instructions and information about Digital Learning Agreements.

Course changes

It is very common that the courses originally agreed upon in the LA change. It is the student's responsibility to contact the person who originally signed their LA and follow their instructions for making changes.

Changes should be finalized and the updated LA formalized within the first month of the studies at the host university. If additional changes are still needed at a later point, the updated LA should be finalized as soon as possible.

Document management

Stockholm University has specific rules regarding managing documentation for international mobility.

Document management plan (in Swedish).

You will find information about administration in Ladok on Confluence in the Ladok material - Exchange studies folder (available in Swedish). There are different routines for the various exchange programs. The departments are always responsible for admission and registration in Ladok, including central university-wide exchange agreements.

Confluence: Ladok material – Exchange studies

1. Internationell koordinator på partnerlärosätet ska ange i nomineringsformuläret om studenten är i behov av riktad pedagogiskt stöd.
2. Internationell koordinator på Stockholms universitet informerar samordnare för riktat pedagogiskt stöd (disability@su.se) följande uppgifter: partnerlärosäte, kontaktperson på partnerlärosäte, studentens namn.
3. Internationell koordinator på Stockholms universitet informerar kontaktperson på partnerlärosätet att kontakta samordnare för riktad pedagogiskt stöd för att informera om vilket stöd studenten har på hemuniversitet.
4. Samordnare för riktad pedagogiskt stöd tar kontakt med berörd institution och gör ett kostnadsestimat (antal timmar/kostnad för respektive stödform) som kommuniceras till internationell koordinator på Stockholms universitet.
5. Internationell koordinator på Stockholms universitet sänder kostnadsestimatet till partneruniversitetet. Om samordnare bedömer att stödet kommer att generera ringa kostnader bekostas stödet av nationella medel/Stockholms universitet.
6. När partneruniversitetet verifierat till internationell koordinator att de står för kostnaderna meddelar koordinatorn det till samordnare för riktad pedagogiskt stöd.
7. Studenten ansöker via NAIS när hen fått T-nummer och bifogar intyg om riktad pedagogiskt stöd från hemuniversitetet i sin ansökan.
8. Samordnaren för riktad pedagogiskt stöd tar kontakt med studenten och intyg om riktad pedagogiskt stöd skrivs.
9. För utbyten där partnerlärosätet inte står för kostnader står institutionen för kostnader för stöd.

1. Internationell koordinator kontaktar samordnare för Riktat pedagogiskt stöd (disability@su.se) och meddelar att utbytet är avslutat.
2. Riktat pedagogiskt stöd fakturerar partneruniversitetet kostnaden för stöds som givits.

Processgången för stöd vid bilaterala avtal är i stort densamma som vid Erasmusavtal (se ovan). Det som kan skilja är rutinerna kring kostnader för stöd, beroende på vad som står i avtalen. I vissa avtal framgår det om partneruniversitetet eller Stockholm universitet bekostar stödet. Om det inte står i avtalet vilket av universiteten som står för kostnader för stöd bekostas det av partneruniversitetet. För utbyten där partnerlärosätet inte står för kostnader för stöd gör institutionen det.

Students that are admitted to studies that last more than 90 days need a residence permit in Sweden. It is the student’s responsibility to apply for the residence permit. However, as supporting staff, we can offer guidance and resources to ease their application process. Normally, the processing takes four to five months and the application fee is 1 500 SEK. That is why it is important to encourage students to start the process in time.

The departments should have a contact person for international students, preferably the International Coordinator or the person responsible for international study programmes, who can assist when questions or problems arise.

If the student needs an “entry visa”, then they apply for at the same time as the residence permit.

Direct your international students towards the residence permit instructions on our website:

Residence permit for studies

Students that are admitted to courses that last less than 90 days do not need to apply for residence permits. They instead need entry visas, if they are from a countries that require it (list of countries whose nationals must be in possession of visas when entering Sweden).

More information about visiting Sweden can be found on the Migration Agency’s website.

More information about visas and residence permits for students, targeted towards students.

Som ett komplement till personskadeförsäkringen finns Kammarkollegiets samlingsförsäkring Student IN som gäller för inresande utbytesstudenter. Försäkringen gäller för alla utländska utbytesstudenter som antagits till högskoleutbildning vid universitetet.

Med utbytesstudent menas en student som studerar i Sverige enligt en överenskommelse om utbyte eller mottagande mellan det svenska lärosätet och ett utländskt lärosäte. Försäkringen gäller dygnet runt i Sverige. Observera att den inte gäller om studenten reser utanför Sveriges gränser. Försäkringen gäller från två veckor före studiestart (inklusive introduktionsprogram) till två veckor efter studieslut.

Student IN-försäkringen ger inresande utbytesstudenter ett skydd för vårdkostnader. Den innehåller även ett visst olycksfallsskydd i form av fasta belopp vid invaliditet eller dödsfall. Försäkringen ger också ett visst ansvars- och rättsskydd. Vårdkostnader ersätts inte om studenten fått ett svenskt personnummer då studenten i det fallet endast betalar samma kostnad som alla personer bosatta i Sverige.

Kammarkollegiets samlingsförsäkring Student IN

Den person som ansvarar för mobiliteten är den som informerar om försäkringen samt utfärdar nödvändiga dokument. Centrala avtal hanteras av International Office, institutionsavtal hanteras av ansvarig institution.

Ansvarig person fyller i namn och försäkringsperiod på exempelvis antagningsbesked (studietid+ två veckor innan och efter) samt länk till försäkringens villkor och mailar till student. Spara kopia.

Vid behov utfärder ansvarig person ett försäkringsintyg. Vid behov av ett försäkringsintyg från Kammarkollegiet beställer ansvarig person ett försäkringsintyg via Beställ försäkringsintyg

Ansvarig person förser vid behov student med skadeanmälningsblankett. Student fyller i och signerar blankett och lämnar den tillsammans med eventuella kvitton (i original) till ansvarig person, som signerar anmälan och skickar den till Kammarkollegiet. Kopia på avtal ska alltid bifogas anmälan. Kopiera och spara alla anmälningar.

Mer information om Kammarkollegiets Student IN-försäkring och blankett för skadeanmälan finns på Kammarkollegiets webbplats (svenska)

Kammarkollegiet's website (in English).

Medborgare i EU/EES-land eller Schweiz ska vid sjukdom i första hand använda sig av sitt europeiska sjukförsäkringskort. EU-kortet ger innehavaren rätt till nödvändig vård på samma ekonomiska villkor som invånarna i Sverige. Kortet utfärdas av Försäkringskassans motsvarighet utomlands. Det är bra att påminna studenterna om att ta med detta kort.

På Studenthälsan i Stockholms webbsida listas information om var studenter kan vända sig vid sjukdom. Studenthälsan i Stockholm är ett komplement till övrig hälso- och sjukvård. Hit kan studenter vända sig med olika hälsofrågor – studierelaterade eller inte.

Studenthälsan i Stockholm

För utbytesstudenter som har ett svenskt personnummer eller som har ett "European Health Insurance Card" (Försäkringskassans blå kort) kostar ett vårdbesök lika mycket som för svenska medborgare. Studenter som inte har ett svenskt personnummer eller "European Health Insurance Card" betalar ett högre pris. Genom att spara alla originalkvitton kan studenten i efterhand göra en skadeanmälan och få tillbaka hela eller delar av kostnaden.

Akuttandvård finns att tillgå hos CityAkuten Tandvård, Olof Palmes Gata 13 A (Hötorget).

Relaterade länkar

• Ansvarsfördelning och checklistor för akuta händelser och krissituationer
• Kris och stöd, och vart studenterna kan vända sig beroende på situation