Checklista inför datapublicering
När du valt repositorium för dina forskningsdata (eller dess metadata, om forskningsdata inte kan publiceras med öppen tillgång) kan du i god tid förbereda dem på ett sätt som gör dem så öppet tillgängliga och FAIR som möjligt vid publicering.
Fyll i alla relevanta metadatafält
Beskriv dina forskningsdata så fullständigt som möjligt i repositoriets metadatafält.
Namnge filer väl
Du förbättrar forskningsdatas tillgänglighet och beständighet om du namnger dina filer väl inför publicering och bevarande. Det är bra om du för egen del tidigt skapar en konsekvent struktur för hur du namnger dina filer. Filnamn bör vara informativa och beskrivande för att kunna hittas och förstås ur sitt sammanhang och i en tvärvetenskaplig miljö. Filnamn bör inkludera datum. Filnamn bör inte innehålla några förbjudna tecken eller blanksteg. Tillåtna tecken är: A-Za-z0-9_-.. Använd helst bara punkt (.) en gång för att separera filtillägget. Dessa rekommendationer ger förbättrad maskinläsbarhet och sökbarhet. DataCarpentry, DataOne, Dryad och Stanford har guider till god praxis för filnamngivning.
God praxis för mappstruktur och filnamngivelse, Svensk Nationell Datatjänst (SND)
Använd tillgängliga filformat
Du rekommenderas spara dina forskningsdata i vanliga, öppna och väldokumenterade filformat. Då blir forskningsdata tillgängliga för fler och på längre sikt. Svensk Nationell Datatjänst (SND) listar rekommenderade filformat för långtidsbevarande och tillgänglighet. När ett proprietärt filformat erbjuder viktig funktionalitet (till exempel en Excel-arbetsbok med flera ark, inbäddade diagram eller bilder) ska du förstås publicera och bevara forskningsdata i det filformatet, men du får gärna också lägga till en version av datafilen i ett öppet filformat. Det är viktigt att beskriva filformaten så exakt som möjligt. Referera till den programvara (och version) med vilken filerna skapades och kan öppnas. Detta är särskilt viktigt när objektet innehåller .zip- eller .tar-mappar som innehåller flera olika filformat.
Att välja filformat, Svensk Nationell Datatjänst (SND)
Namnge och beskriv variabler väl
Är dina variabler (kolumnrubriker) begripliga och möjliga att tolka korrekt av dig själv eller en kollega om 5–10 år? Eller av en forskare från en annan disciplin? Noteras måttenheten tydligt för varje variabel? Behövs tilläggsdokumentation i en README-fil eller separat kodbok för dessa detaljer?
Ange om du använder standarder och auktoriteter
Om det finns auktoriteter (vokabulärer eller andra domänspecifika standarder) som hjälper till att förklara dina forskningsdata så länka till dessa, både i metadata och i faktiska datafiler. Auktoriteter ökar forskningsdatas maskinläsbarhet och gör dem mer FAIR. Läs mer hos Riksantikvarieämbetet om standarder och auktoriteter som berikar data inom kulturarvsforskning.
Hur du berikar metadata med auktoriteter, Riksantikvarieämbetet
Webinar 'Enriching Metadata - Enriching Research', the Swedish National Heritage Board
Kontrollera att alla länkar till eventuella referenser fungerar
Använd i mesta möjliga mån beständiga länkar (såsom en Digital Object Identifier, DOI) framför andra länkar till webbsidor och PDF:er som kan bli brutna.
Ange tydligt den/de publikation(er) som baserar sig på data
Ange fullständig referens (inklusive DOI) till den eller de publikationer som bygger på de forskningsdata du håller på att publicera. Om DOI för den refererade publikationen ännu inte är känd, till exempel för att artikeln ännu inte har godkänts för publicering kan detta adderas senare. Metadata kan alltid ändras efter att ett dataset publiceras men datafiler (och deras filnamn) kan inte ändras utan att en ny version av hela posten (med ny DOI) skapas. Repositorier visar ofta upp versionshistorik.
Ange ORCID
Vänligen koppla ditt ORCID till ditt konto i valt repositorium. Om du inte har ett ORCID kan du enkelt registrera ett konto och länka det till ditt universitetskonto. Du bör endast ha ett ORCID och hålla det uppdaterat.
Ange institution korrekt
Uppge din institution på rätt sätt i metadata. När din institutionstillhörighet måste skrivas in manuellt, vänligen kopiera och klistra in institution/avdelningsnamn från dessa listor: engelska/svenska.
Personuppgifter
Datafiler som innehåller personuppgifter eller känsliga personuppgifter ska inte laddas upp i repositorier. Den typen av forskningsdata kan inte publiceras i form av nedladdningsbara filer eller som helt öppet tillgänglig. När forskningsdata består av personuppgifter publiceras endast metadata, d.v.s. information som beskriver datasetet. Själva datasetet publiceras inte och finns inte tillgängligt som nedladdningsbara filer. Om någon vill ta del av datasetet skickas en begäran till universitetet/ansvarig institution som genomför en sekretessprövning i varje enskilt fall innan data eventuellt lämnas ut. Ett bra alternativ för den här typen av datapubliceringar är t.ex. SND:s repositorium DORIS, där skyddade datafiler lagras centralt på SU.
Data med personuppgifter i DORIS, Svensk Nationell Datatjänst (SND)
Logga in i Doris, Svensk Nationell Datatjänst (SND)
Säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter och exportkontroll
Vissa forskningsdata omfattas av säkerhetsskydd och/eller exportkontroll. Den typen av forskningsdata ska aldrig publiceras i repositorier. Säkerhetsskydd handlar om att skydda den information och de verksamheter som är av betydelse för Sveriges säkerhet mot spioneri, sabotage, terroristbrott och vissa andra hot. Exportkontroll rör sådant som normalt sett används för civila ändamål, men som också kan användas för bland annat militära ändamål, d.v.s. har dubbla användningsområden. Kontakta universitetets säkerhetsfunktion redan vid projektstart om du misstänker att du kommer arbeta med forskningsdata som skulle kunna omfattas av dessa lagstiftningar för att reda ut hur det påverkar forskningsdatahantering och publicering.
Exportkontroll för produkter med dubbla användningsområden (PDA)