Handläggningsordning för ledningssystem för strålsäkerhet

Ansvarig enhet: Fastighetsavdelningen
Kontaktperson: Mikael Corell
(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2022)

Inledning

Denna handläggningsordning beskriver hur Stockholms universitets ledningssystem för strålsäkerhet är uppbyggt, vad som ingår avseende organisation, ansvar, planering och uppföljning samt förbättringsarbete. Syftet är att ge prefekter/motsvarande, medarbetare, studenter och övriga intressenter en övergripande och vägledande beskrivning av universitetets ledningssystem för strålsäkerhet.

Regelverk som styr struktur och innehåll av ledningssystem för strålsäkerhet är följande:

• Strålskyddslag (2018:396)
• Strålsäkerhetsmyndighetens föreskrifter om grundläggande bestämmelser för tillståndspliktig verksamhet med joniserande strålning (SSMFS 2018:1)

Organisationens förutsättningar

Stockholms universitets verksamheter är lokaliserade till Campus Frescati, Albano, Alba Nova och till viss del Karolinska Sjukhuset, men även på andra orter utanför Stockholmsområdet: forskningsstationerna Tarfala, Askö och Tovetorp samt expeditioner. Universitetet deltar även i forskningssamarbeten såväl nationellt som internationellt. Verksamhet med joniserande strålning förekommer i huvudsak vid naturvetenskapliga fakulteten men även, om än i begränsad utsträckning, vid humanistiska fakulteten, se bilaga 1 för översikt över berörda institutioner.

Stockholms universitet styrs utifrån myndighetskraven som ställs på en svensk statlig myndighet, bl.a. myndighetsförordningen (2007:515) och förordningen om intern styrning och kontroll (2007:603). Dessutom finns krav på universitetet att ha kvalitetssäkrande system för granskning av utbildningar och forskning. Genom integrering av ledningssystemet för strålsäkerhet i universitetets övergripande styrning säkerställs att strålsäkerhetsfrågorna inkluderas i verksamhetsprocesserna (t.ex. planerings- och uppföljningsprocessen), strategier samt beslutsfattande, där så är relevant. Vidare säkerställs att strålsäkerhetsfrågor och regelefterlevnad av bindande krav hanteras inom verksamheten, genom bland annat en central lagbevakningstjänst. Arbetet med strålsäkerhetsfrågorna ska ske systematiskt och universitetet strävar kontinuerligt efter att minimera risker och att skapa medvetenhet och engagemang kring strålsäkerhetsfrågor.

De som främst berörs av ledningssystemet för strålsäkerhet är de som har verksamhet med joniserande strålning samt den centrala stödfunktionen för strålsäkerhet inom förvaltningen. Intressenter inom verksamheten är prefekter/motsvarande och medarbetare som arbetar med joniserande strålning samt i viss utsträckning även studenter. Även externa intressenter, såsom gästforskare, berörs. Andra intressenter som kan påverkas indirekt av att universitetet har verksamhet med joniserande strålning är till exempel fastighetsägare och leverantörer av produkter och tjänster såsom drifttekniker och lokalvårdare.

Ledarskap

I Stockholms universitets laboratoriesäkerhetspolicy ges en avsiktsförklaring för miljö- och arbetsmiljöarbete inom laborativ verksamhet vilken definierar ramar för verksamheternas systematiska arbetsmiljö- och miljöarbete. Policyn är styrande och tydliggör förutsättningarna för laboratoriesäkerhetsarbetet och är en del av miljöledningssystemet.

Rektor är ytterst ansvarig för miljö-, arbetsmiljö- och säkerhetsarbetet, inkluderat strålsäkerhet. Vidare är universitetet en decentraliserad organisation där roller, ansvar och befogenheter för strålsäkerhet följer organisationsstrukturen inom respektive område och fakultet (figur 1). Rektor har delegerat ansvar för dessa uppgifter i enlighet med Besluts- och delegationsordning för Stockholms universitet. Universitetets ledning, bestående av rektor, prorektor, vicerektorer för det naturvetenskapliga området och humanvetenskapliga området och universitetsdirektören, har ansvar för att säkerställa att nödvändiga resurser finns för det systematiska strålsäkerhetsarbetet i sina respektive ansvarsområden. Detta görs praktiskt via olika funktioner inom strålsäkerhetsorganisationen från central nivå till lokal nivå, och beskrivs i detalj nedan. Universitetets ledning har det övergripande ansvaret för att strålsäkerhetsfrågorna utgör del av universitetets strategiska arbete och integreras i relevanta verksamhetsprocesser.

Förvaltningens ansvar

Rektor har delegerat beslut i ärenden rörande universitetets säkerhet, såsom laboratoriesäkerhet innefattande strålsäkerhet till universitetsdirektören. Vidare är strålsäkerhetsarbetet fördelat till fastighetsdirektör och vidare ned till säkerhetschef. Säkerhetschefen utser strålsäkerhetssamordnare samt föreslår organisationens strålskyddsexpert, som utses av universitetsdirektören efter godkännande från Strålsäkerhetsmyndigheten. Strålsäkerhetssamordnaren och strålskyddsexperten samt säkerhetschefen utgör den centrala strålsäkerhetsfunktionen och ansvarar för att skapa förutsättningar för verksamheten att följa bindande krav samt samordnar det operativa strålsäkerhetsarbetet och är ett direkt stöd till verksamheten.

Strålsäkerhetssamordnaren är kontaktperson till Strålsäkerhetsmyndigheten och hanterar ärenden mellan Strålsäkerhetsmyndigheten och universitetet såsom ansökan av tillstånd och anmälningar av strålkällor i samarbete med strålskyddsexpert och verksamheten. Strålsäkerhetssamordnaren ansvarar för att följa upp strålsäkerhetsarbetet, bereda styr- och stöddokument, redovisa brister och föreslå förbättringar samt bidra till utformningen och uppföljningen av centrala åtgärdsplaner. Strålsäkerhetssamordnaren ansvarar även för omvärldsbevakning samt samverkar med motsvarande funktioner i andra organisationer.
Strålskyddsexpertens roll är definierad i föreskriften SSMFS 2018:1, bilaga 5. Utöver den rådgivande funktion som strålskyddsexperten innehar har hen befogenhet att rapportera direkt till universitetsledningen.

Säkerhetschef och/eller säkerhetssamordnare genomför säkerhetsintervjuer och säkerhetsprövning för berörda medarbetare och verksamheter som har verksamhet i lokaler med skyddsklass 2 eller högre.

Verksamhetens ansvar

På institutionsnivå ansvarar prefekten/motsvarande för att nödvändiga resurser avsätts för det lokala strålsäkerhetsarbetet och tillser att lokala rutiner upprättas för att komplettera de centrala rutinerna. Som stöd för detta utser prefekten/motsvarande en strålsäkerhetskontaktperson för institutionens arbete med strålsäkerhet. Den lokala strålsäkerhetskontaktpersonen står i kontakt med den centrala strålsäkerhetsfunktionen och stödjer prefekten/motsvarande i institutionens/motsvarande strålsäkerhetsarbete.

Planering

Inom strålsäkerhetsledningsarbetet utvärderas risker som rör universitetets strålskydd. En riskanalys genomförs årligen av den centrala strålsäkerhetsfunktionen baserat på de interna strålsäkerhetsronderna, efterlevnad av befintliga lagar och krav samt vid nya bindande krav. Resultaten från riskanalysen används för prioritering av förbättringsarbetet inom strålsäkerhetsfrågor och ligger även till grund för bedömning vid förändrat resursbehov. Resultatet från analysen inkluderas i den övergripande risk- och sårbarhetsanalysen och meddelas Rektors kansli årligen via den ordinarie riskhanteringsprocessen som leds av Planeringssekretariatet. Rektors kansli ansvarar för att relevanta resultat från riskanalysen inom ramarna för ledningssystemet för strålsäkerhet integreras i den övergripande riskhanteringsprocessen. Uppföljning av lokalt strålsäkerhetsarbete genom intern strålsäkerhetsrond och intern revision av ledningssystemet utgör underlag för analysen av risker i strålsäkerheten.

Bindande krav för det systematiska strålskyddsarbetet finns i styrande dokument och är åskådliggjorda i universitetets laglista för laboratoriesäkerhet (se lagbevakningstjänsten Notisum, https://www.notisum.se/rn/Default.aspx?pageid=95). Laglistan innehåller samtliga lagkrav samt andra krav som styr strålsäkerhetsarbetet. Den centrala stödfunktionen bevakar kontinuerligt efterlevnad av bindande krav samt uppdaterar laglistan och styrdokument vid behov.

Strålsäkerhetsarbetet är integrerat i universitetets övergripande åtgärdsplan, vilken utgår från strategiska områden, mål och övergripande åtgärder. För varje åtgärd knyts aktiviteter och ansvariga för dess genomförande. Universitetet har tre åtgärdsplaner, en för varje vetenskapsområde samt en för universitetsförvaltningen. Åtgärdsplanerna fastställs av områdesnämnderna för respektive område och av universitetsdirektören för universitetsförvaltningen. Figur 2 beskriver schematiskt hur en övergripande åtgärdsplan bryts ned till lokala handlingsplaner.

De institutioner som har verksamhet med joniserande strålning ska årligen upprätta lokala handlingsplaner för strålsäkerhetsfrågor. Handlingsplanerna fastställs av institutionsstyrelserna. Styrande och vägledande för framtagande av åtgärdsplaner är universitetets styr- och stöddokument för det systematiska miljö-, arbetsmiljö-, och säkerhetsarbetet.

Kompetens

Medarbetare på universitetet ansvarar för att inhämta kunskap om risker i det egna arbetet med joniserande strålning samt vad som behöver göras för att minimera dessa risker. Prefekter ansvarar för att säkerställa att medarbetare som arbetar med joniserande strålning har erforderlig kompetens för arbetet och ser till att medarbetaren genomgår universitets strålsäkerhetsutbildning innan självständigt arbete eller undervisning med joniserande strålning påbörjas. Prefekter ansvarar även för dokumentation av att medarbetare genomgått utbildning med samt uppföljning av att deras kompetens är aktuell. Skriftlig dokumentation av universitetsgemensamma rutiner och lokala rutiner för strålsäkerhetsarbetet ska finnas tillgängligt för alla medarbetare i enlighet med Regler för laboratoriesäkerhet.

Två gånger per år anordnas strålsäkerhetsutbildning för nya användare. Riktade fortutbildningsseminarier anordnas vid behov för att upprätthålla kompetens inom strålsäkerhet för medarbetare. Under fliken laboratoriesäkerhet på Medarbetarwebben/råd&stöd kan medarbetarna inhämta grundläggande kunskap för sitt strålsäkerhetsarbete. Medarbetarwebben innehåller beskrivning över universitetets strålsäkerhetsledningssystem med ansvar och roller, information om praktiskt strålsäkerhetsarbete samt stöddokumentet för strålsäkerhetsarbete, Radiation Safety Manual.

Den centrala strålsäkerhetssamordnaren ansvarar för att sprida kunskap, öka medvetenheten om risker i arbete med joniserande strålning samt identifiera verksamhetens kunskapsbehov avseende strålsäkerhetsarbetet till exempel genom mailutskick, enkätundersökning, information via Medarbetarwebben eller fortutbildningsseminarium.

Dokumenterad information

Universitetets handläggningsordning för styrdokument reglerar framtagande och beslutande av styr- och stöddokument för det systematiska strålsäkerhetsarbetet. Den centrala strålsäkerhetssamordnaren ansvarar för att ta fram förslag på, revidera samt diarieföra dessa dokument. Styrande och stödjande dokument ska finnas tillgängliga och uppdaterade på Medarbetarwebben. Dokument som ingår i ledningssystemet för strålsäkerhet är denna handläggningsordning, Radiation Safety Manual samt universitetets Regler för laboratoriesäkerhet och avfallsrutiner som även regleras av miljöledningssystemet.

Fastighetsdirektören kvalitetsgranskar dokument inför rektorsföredragning och föredragning för universitetsdirektören. Dokumentationen av informationen om strålsäkerhetsarbetet följer universitetets riktlinjer för bevarande av handlingar. Den centrala strålsäkerhetssamordnaren dokumenterar årlig inventering av strålkällor och lokaler samt vilka som har tillträde till dessa.
Beredskap och agerande vid nödlägen
Universitetet har en krisplan med tillhörande checklistor på central nivå samt krav på varje institution att utarbeta en beredskapsplan på lokal nivå för agerande vid nödlägen, såsom vid brand, stöld av strålkällor eller utsläpp av radioaktiva ämnen. Därtill finns riktlinjer där det beskrivs vilka funktioner, rutiner och planer varje institution ska ha för att uppfylla kraven i det systematiska miljö- och brandskyddsarbetet.

Efterlevnad av bindande krav

Efterlevnad av bindande krav sker på central nivå såväl som lokal nivå. Bindande krav på lokal nivå sammanställs genom den centrala strålsäkerhetssamordnaren. Detta genomförs genom lagefterlevnadskontroll vartannat år.

Uppföljning och förbättringsarbete

Den centrala strålsäkerhetsfunktionen stödjer institutionernas strålsäkerhetsarbete genom att årligen genomföra intern strålsäkerhetsrond på arbetsplatser där arbete med strålkällor sker samt följer upp aktiviteterna i de lokala handlingsplanerna för strålsäkerhet (figur 3).

Resultaten från uppföljningen används för att utvärdera ledningssystemets verkan. Universitetet följer kontinuerligt upp avvikelser från både årlig intern strålsäkerhetsrond och den interna revisionen av ledningssystemet vart tredje år samt resultat av uppsatta mål, åtgärder och förbättringsarbete.

För inrapportering av avvikelser i hantering av strålkällor används ett ärendehanteringssystem där medarbetare rapporterar avvikelser och institutionen ansvarar för hantering och eventuella åtgärder i ärendet. Den centrala strålsäkerhetssamordnaren bevakar avvikelser och följer upp att ärendena hanteras korrekt samt rapporterar eventuella betydande avvikelser till Strålsäkerhetsmyndigheten.

Den interna revisionen av ledningssystemet för strålsäkerhet är en del i det systematiska strålsäkerhetsarbetet och säkerställer att universitetets hantering av strålkällor sker enligt bindande krav samt att eventuellt behov av förbättringsarbete synliggörs. Intern revision genomförs vart tredje år och resultaten presenteras för universitetets ledning i samband med den årliga genomgången av det systematiska strålsäkerhetsarbetet (figur 4).

Bilaga 1. Institutioner som har verksamhet med joniserande strålning

Naturvetenskapliga fakulteten:

• Fysikum
• Institutionen för biokemi och biofysik
• Institutionen för ekologi, miljö och botanik
• Institutionen för geologiska vetenskaper
• Institutionen för material- och miljökemi
• Institutionen för miljövetenskap
• Institutionen för molekylär biovetenskap, Wenner-Grens institut
• Institutionen för naturgeografi
• Meteorologiska institutionen

Humanistiska fakulteten:

• Institutionen för arkeologi och antikens kultur

Styrdokumentet i pdf-format

Handläggningsordning för ledningssystem för strålsäkerhet Pdf, 472.8 kB.