Handläggningsordning för Stockholms universitets miljöledningssystem
Rektor har 2023-04-27 beslutat om Handläggningsordning för Stockholms universitets miljöledningssystem (dnr SU FV-1155-23). Dokumentet gäller tillsvidare och ersätter Handläggningsordning för Stockholms universitets miljöledningssystem (dnr SU FV-0792-21).
Ansvarig enhet: Planeringssekretariatet
Kontaktperson: Lena Söderlundh
(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2025 och kommer att revideras under året)
Inledning
Universitetets påverkan på klimat och miljö är bred och mångfacetterad. Utifrån universitetets grunduppdrag – utbildning och forskning – sker ett naturligt bidrag till positiv miljöpåverkan genom att förmedla kunskap i frågor som rör miljö och hållbar utveckling samt genom att skapa medvetenhet och engagemang för miljöfrågorna vid universitetet och i det omgivande samhället. Universitetets huvudsakliga negativa påverkan på miljön sker genom utsläpp av växthusgaser, vilket sker till följd av bland annat konsumtion av varor och tjänster, tjänsteresor, underhåll och uppvärmning av fastigheter samt energikonsumtion.
Syfte
Denna handläggningsordning beskriver hur Stockholms universitets miljöledningssystem är uppbyggt, vad som ingår avseende organisation, ansvar, planering och uppföljning samt förbättringsarbete. Miljöledningsstandarden ISO 14001:2015 och dess krav utgör grund för denna handläggningsordning. Syftet med handläggningsordningen är att reglera formerna för miljöarbetet vid Stockholms universitet.
Regelverk som styr miljöledningssystemets struktur och innehåll är följande:
- Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter
- Miljöledningsstandarden ISO 14001:2015
Organisationens förutsättningar
Vid Stockholms universitet arbetar cirka 5 600 anställda, varav 1 300 doktorander, och studerar cirka 29 200 helårsstudenter. Universitet är indelat i två vetenskapsområden och en universitetsförvaltning. Vetenskapsområdena omfattar det humanvetenskapliga området och det naturvetenskapliga området. Det humanvetenskapliga området omfattar tre fakulteter: den samhällsvetenskapliga, humanistiska och juridiska. Det naturvetenskapliga området omfattar en fakultet med samma namn. Fakulteterna omfattar institutioner, centrumbildningar, institut, forskningsstationer och särskilda inrättningar medan universitetsförvaltningen indelas i förvaltningsavdelningar.
Universitetets fysiska verksamhet sträcker sig över en stor yta och flera olika universitetsområden där Frescati är det största. Exempel på andra platser universitetet bedriver verksamhet på i Stockholmsområdet är Solna, Kista, Filmhuset och Garnisonen. Verksamheter finns även utanför Stockholm, i exempelvis Tarfala (Kiruna), Askö (Trosa) och Tovetorp (Nyköping). Universitetet äger dessutom två forskningsfartyg som är stationerade vid Askö. Universitetet bedriver ett stort antal forskningssamarbeten såväl nationellt som internationellt. Inom dessa samarbeten förekommer arbete vid anläggningar som inte ägs eller förvaltas av universitetet.
Universitetets verksamhet kan utifrån ett miljöperspektiv indelas i icke-laborativ och laborativ verksamhet. Den laborativa verksamheten kan bland annat omfatta användning av kemikalier. Denna verksamhet är anmälnings- och tillståndspliktig och klassas som miljöfarlig C-verksamhet. Därutöver finns specifika tillstånd för hantering av brandfarliga och explosiva varor, strålkällor, animaliska biprodukter samt genmodifierade organismer.
Miljöledningssystemets omfattning
Stockholms universitet ska enligt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter (miljöledningsförordningen) ha ett miljöledningssystem, det vill säga ett system som integrerar miljöhänsyn i den ordinarie verksamheten. I enlighet med miljöledningsförordningens rekommendation är universitetet certifierat enligt den internationella miljöstandarden ISO 14001. För att kunna bli ISO-certifierad måste universitetet uppfylla standardens 55 krav. För att få och behålla certifiering genomförs externa revisioner av ett oberoende certifieringsorgan. Uppföljningsrevisioner genomförs årligen medan en större certifieringsrevision genomförs vart tredje år. Ett krav enligt både ISO-standaren och miljöledningsförordningen är att årligen genomföra interna revisioner för att granska hur miljöledningssystemet fungerar och om universitetet uppfyller interna och externa krav.
Intressenter
Universitet ska enligt ISO 14001 avgöra vilka intressenter som är relevanta för miljöledningssystemet samt vilka deras krav, behov och förväntningar är. I den miljöutredning som gjordes 2020 finns en fullständig lista på universitetets intressenter och deras krav. Förutom de intressenter som ställer krav via lag och förordning är medarbetare och studenter en viktig intressentgrupp. Ett bindande krav för universitetet är FN:s avtal om globala hållbarhetsmål för högre utbildning (Climate Emergency Letter) som innebär att universitetet har förbundit sig att vara koldioxidneutralt 2040. Detta innebär att Stockholms universitet har tagit fram och regelbundet reviderar en klimatfärdplan, ett styrdokument som är integrerad i universitetets miljöledningssystem.
Ledarskap
Ledarskap och åtagande
Universitetets ledning, bestående av rektor, prorektor, vicerektorer och universitetsdirektör, ansvarar för att miljöfrågorna utgör en del av universitetets strategiska arbete och integreras i relevanta verksamhetsprocesser. Ledningen ansvarar för att kommunicera betydelsen av miljöarbetet och vikten av att arbeta förebyggande med bindande krav och förbättringar. Vidare kan ansvar delegeras från rektor i enlighet med universitetets besluts- och delegationsordning.
Miljöpolicy
I Stockholms universitets miljöpolicy beskriver universitetet sin vision och strävan avseende miljöarbetet. Policyn är styrande och beskriver förutsättningarna och ramarna för miljöarbetet. Den ska enligt miljöledningsförordningen bidra till en hållbar utveckling och till att nå de nationella miljökvalitetsmålen samt de globala hållbarhetsmålen. Policyn uppdateras var femte år och beslutas av rektor.
Roller, ansvar och befogenheter
Universitetet är en decentraliserad organisation där roller, ansvar och befogenheter för miljöarbetet följer organisationsstrukturen inom respektive område och fakultet. Miljöorganisationen består av olika funktioner inom miljöledningsarbetet från central nivå ner till lokal nivå (se figur 1).
Rektor har utsett ett rektorsråd för miljö och hållbar utveckling som har ett operativt samordningsansvar för universitetets interna och externa frågor som rör miljö och hållbar utveckling. Rektorsrådet, som också innehar rollen som ordförande för Miljörådet, har till uppgift att styra och leda universitetets miljöorganisation, föra en dialog med universitetsledningen samt representera miljöorganisationen i de sammanhang där universitetets kärnverksamhet verkar. Rektorsrådet ska även bidra till universitetets utveckling inom området samt verka för att lyfta universitetets engagemang och profil gentemot det omgivande samhället. Denna roll innebär även att verka för ökat samarbete med olika typer av samverkansparter samt att representera Stockholms universitet i möten eller arbetsprocesser som rör miljö och hållbar utveckling.
Rektor har utsett ett rådgivande organ, Miljörådet, som har till uppgift att vara visionära för miljöarbetet. Miljörådet består av en ordförande och sju övriga ledamöter. Fyra fakultetsrepresentanter utses av rektor efter förslag från respektive fakultetsnämnd. Mandatperioden är treårig men ledamot kan omförordnas. Rektor utser en av de fyra fakultetsrepresentanterna till vice ordförande. Studenternas två representanter och ersättare utses i enlighet med bestämmelser i studentkårsförordningen. Därutöver har planeringschefen en plats som ordinarie ledamot. I enlighet med universitets delegationsordning beslutar Miljörådet om förslag till dokument av övergripande strategisk betydelse för universitetets miljöarbete inför beslut av universitetsdirektör eller rektor.
Som stöd till Miljörådet och rektorsrådet för miljö och hållbar utveckling finns verkställande tjänstemän som har samordnande roll i det operativa miljöarbetet. Det är den centrala miljöfunktionen, bestående av miljökoordinator och miljöcontroller, som är placerad på Planeringssekretariatet. Därtill finns miljöfunktionerna kemikaliesäkerhetssamordnare och laboratoriesäkerhetssamordnare på Fastighetsavdelningen samt miljökommunikatör på Kommunikationsavdelningen. Den centrala miljöfunktionen ansvarar för att följa upp miljöarbetet, bereda olika styr- och stöddokument, redovisa miljöprestanda samt föreslå förbättringar för miljöarbetet. Därtill bidrar denna miljöfunktion till utformningen och uppföljningen av miljömål i centrala åtgärdsplaner, ansvarar för omvärldsbevakning och samverkan samt representerar miljöorganisationen i möten med motsvarande funktioner i andra organisationer/företag. Den centrala miljöfunktionen stödjer även rektorsrådet för miljö och hållbar utveckling, exempelvis som administrativt stöd till Miljörådet. Rektorsråd för miljö och hållbar utveckling, planeringschefen och den centrala miljöfunktionen har löpande avstämningar och samverkar för att sammanbinda miljöledningssystemet med den utveckling som sker i organisationen. Planeringschefen, i dialog med rektorsrådet, arbetsleder och ansvarar praktiskt för att den centrala miljöfunktionen får tillräckliga resurser och förutsättningar att genomföra arbetet. På samma sätt ansvarar fastighetschefen för de miljöfunktioner som finns placerade på Fastighetsavdelningen och kommunikationschefen för miljökommunikatören på Kommunikationsavdelningen.
På områdesnivå och inom universitetsförvaltningen finns miljösamordnare som ska stödja och samordna miljörepresentanterna i deras miljöarbete på lokal nivå. Miljösamordnarna på områdena utses av vicerektorerna medan universitetsdirektören utser miljösamordnare för universitetsförvaltningen. Miljörepresentanterna vid institutioner/motsvarande utför det praktiska miljöarbetet. Prefekten/motsvarande ansvarar för att nödvändiga resurser avsätts för miljöarbetet och för att utse en miljörepresentant.

Figur 1. Funktioner och stöd inom miljöledningssystemet vid Stockholms universitet.
Planering
Riskhantering
Inom ramen för miljöledningsarbetet utvärderas risker som rör universitetets miljöpåverkan. Dels genomförs en intressent- och riskanalys vart femte år i samband med miljöutredningen, dels en mindre riskanalys årligen utifrån de miljöområden som uppkommit i miljöutredningen eller på grund av nya bindande krav. Resultaten från dessa riskanalyser används för att hantera miljörisker och möjligheter samt för prioritering av förbättringsarbetet inom miljöfrågor och för bedömning av resursbehov. Miljörådet ansvarar tillsammans med den centrala miljöfunktionen för att föreslå risker inom ramarna för miljöledningssystemet som kan integreras i den övergripande riskanalysen. Centrala miljöfunktionen meddelar Miljörådets riskförslag till Planeringssekretariatet som ansvarar för att relevanta resultat från riskanalysen inom ramarna för miljöledningssystemet integreras i den övergripande riskhanteringsprocessen. Uppföljning av lokalt miljöarbete, interna och externa miljörevisionsrapporter samt uppföljning av arbetet med mål och åtgärder utgör underlag för analysen av miljörisker.
Miljöaspekter
Vid förändringar i verksamheten, eller minst var femte år, ska betydande miljöaspekter identifieras och bedömas för att ta reda på om universitetet prioriterar rätt områden inom miljöarbetet, det vill säga arbetar med de områden som har en betydande miljöpåverkan. De betydande miljöaspekterna är underlag för utformning och upprätthållande av miljöpolicyn, framtagande av miljömål, styr- och stöddokument samt utbildning och information. Universitetet har identifierat sju betydande miljöaspekter som kan leda till en positiv eller negativ miljöpåverkan (se tabell 1). De betydande miljöaspekterna är prioriterade förbättringsområden för universitetets miljöarbete.
Tabell 1. Universitetets betydande miljöaspekter uppdelade på direkta och indirekta miljöaspekter, utifrån miljöutredningen 2020.
Direkta | Indirekta |
---|---|
Kemikalieanvändning/gasförbrukning | Konsumtion |
Återbruk, återvinning och avfall | Byggnader och lokaler |
Resor, transporter och arbetsredskap | Kompetensutveckling internt |
Kärnverksamhet (utbildning, forskning och samverkan) |
Bindande krav
Bindande krav för det systematiska miljöarbetet finns i styrande dokument och är åskådliggjorda i universitetets laglistor (genom lagbevakningstjänsten Notisum med åtkomst på medarbetarwebben). Det finns en lista för det övergripande miljöarbetet samt en laglista för laboratoriesäkerhet. Laglistorna innehåller samtliga regelkrav och andra krav som styr miljöarbetet. Universitetet bevakar kontinuerligt efterlevnad av bindande krav samt uppdaterar laglistorna och styrdokument vid behov.
Miljömål och planering för att uppnå dem
Stockholms universitets antagna miljömål syftar till att minska den negativa och öka den positiva miljöpåverkan. Från och med 2023 är de övergripande målsättningarna för miljö och hållbar utveckling integrerade i universitets klimatfärdplan.
Klimatfärdplanen beskriver universitetets klimatavtryck och stakar ut vägen mot universitetets mål att uppnå koldioxidneutralitet senast 2040. Klimatfärdplanen innehåller åtgärdsförslag för prioriterade områden. Områdesnämnder liksom förvaltningen förutsätts redovisa genomförda och pågående åtgärder med utgångspunkt i klimatfärdplanen. Klimatfärdplanen revideras vartannat år och ansvar för detta ligger på Miljörådet. Till Miljörådets hjälp finns en referensgrupp bestående av klimatexperter vid universitetet.
Vid institutioner/motsvarande upprättas årligen lokala miljöhandlingsplaner. Handlingsplanerna fastställs av institutionsstyrelserna/motsvarande. Även respektive områdesnämnd kan besluta om miljömål som ska ingå i de lokala miljöhandlingsplanerna. För förvaltningsavdelningarna finns mål och åtgärder samlade i universitetsförvaltningens åtgärdsplan. Utöver dessa kan avdelningarna även besluta om mål i lokala miljöhandlingsplaner. Miljöhandlingsplanerna på lokal nivå följs upp årligen eller efter lämpligt intervall baserat på tidsaspekten för ett specifikt mål/aktivitet i planen.
Stöd
Resurser
Universitetets ledning har ett övergripande ansvar för att säkerställa att nödvändiga resurser finns för det systematiska miljöarbetet samt för att leda och stödja medarbetare och andra intressenter som är viktiga för miljöledningssystemets verkan. Vid ledningens genomgång på lokal och central nivå sker årligen en genomlysning av resurserna för miljöarbetet. Se mer om resurser och tillsättning av dessa under avsnittet ”Roller, ansvar och befogenheter”.
Kompetens
Medarbetare på universitetet ansvarar för att inhämta kunskap om hur det egna arbetet kan påverka miljön och vad som behöver göras för att minimera påverkan. Den centrala miljöfunktionen ansvarar för att ta fram en utbildnings- och kompetensplan för kunskapsspridning, öka medvetenheten om miljöpåverkan och identifiera verksamhetens kunskapsbehov avseende miljöarbetet. Kompetenskrav för viss befattning och funktion inom miljöarbetet beskrivs i planen. Planen fastställs av rektor. Prefekt/motsvarande ansvarar för att säkerställa att medarbetarna ges möjlighet att inhämta kunskap om miljöarbetet. Ramavtalsansvariga säkerställer att leverantörer är medvetna om den miljöpåverkan som är förenad med deras uppdrag.
Flera gånger under året anordnas såväl digitala som fysiska informationsträffar samt interna miljöutbildningar för nyanställda och andra nyckelfunktioner. Miljörepresentanter och prefekter/motsvarande ska genomföra en digital miljöutbildning som finns tillgänglig i Athena. På medarbetarwebben kan medarbetarna inhämta den kunskap de behöver för att uppnå minsta möjliga miljöpåverkan i sitt arbete. Medarbetarwebben innehåller beskrivning över universitetets miljöledningssystem med ansvar och roller, information om praktiskt miljöarbete samt stödjande dokument för miljöarbetet. I universitetets regelbok på medarbetarwebben återfinns styrande dokument för miljöarbetet.
Kommunikation
Den centrala miljöfunktionen ansvarar för kommunikation av det systematiska miljöarbetet i enlighet med universitetets kommunikationspolicy. Kommunikationen av det systematiska miljöarbetet syftar till att öka medarbetarnas kunskaper om miljö, bidra till ett ökat engagemang för miljöfrågan, möjliggöra och vägleda i en förändring av beteenden samt uppmuntra till insatser och åtgärder som främjar en god miljö och hållbar utveckling.
Den interna kommunikationen av det systematiska miljöarbetet ska medverka till att skapa ett öppet kommunikationsklimat, delaktighet, motivation samt bidra till ökad effektivitet och kvalitet i arbetet.
Dokumenterad information
Miljöfunktionerna på Planeringssekretariatet respektive Fastighetsavdelningen ansvarar för att ta fram förslag på, revidera samt diarieföra styr- och stöddokument för miljöledningssystemet. Styrdokumentet för miljöledningssystemet följer samma format som universitets övriga styrdokument, som regleras av universitetets handläggningsordning för styrdokument. Planeringschefen respektive fastighetschefen godkänner dokument inför rektorsföredragning och föredragning för universitetsdirektören. Dokumentationen av informationen om miljöarbetet följer universitetets riktlinjer för bevarande av handlingar.
Beredskap och agerande vid nödlägen
Universitetet har en krisplan med tillhörande checklistor på central nivå samt krav på varje institution att utarbeta en beredskapsplan på lokal nivå för agerande vid nödlägen. Därtill finns riktlinjer där det beskrivs vilka funktioner, rutiner och planer varje institution/motsvarande ska ha för att uppfylla kraven i det systematiska brandskyddsarbetet.
Utvärdering av prestanda
Utvärdering av prestanda och efterlevnad av bindande krav sker genom årliga miljörevisioner, ledningens genomgång och årliga enkäter (se figur 2 som illustrerar årshjulet för det lokala miljöarbetet) samt genom löpande inrapportering och hantering av avvikelser och förbättringsförslag.
Utvärdering av efterlevnad
Efterlevnad av bindande krav sker på lokal nivå och sammanställs genom den centrala miljöfunktionen. Detta genomförs bland annat genom en lagefterlevnadskontroll vartannat år för institutioner med laborativ verksamhet, genom interna revisioner för samtliga institutioner/motsvarande samt genom årlig enkätundersökning som berör det lokala miljöledningsarbetet. Enkätundersökningen genomförs i syfte att följa upp interna bindande krav och det miljöarbete som bedrivits under föregående år.
Intern revision
Intern miljörevision är ett sätt att granska hur miljöledningssystemet är tillämpat på institutionsnivå/motsvarande och efterlever interna och externa krav. Planen för den interna miljörevisionen sträcker sig över en treårsperiod och inkluderar hela universitetets verksamhet. Det innebär att institutioner/motsvarande har interna miljörevisioner ungefär vart tredje år.
Ledningens genomgång
En årlig genomgång av miljöarbetet, så kallad ledningens genomgång, sker på olika nivåer; centralt, för varje område samt för varje institution/motsvarande. Den centrala miljöfunktionen ansvarar för att genomföra ledningens genomgång för universitetets ledning utifrån kraven i ISO-standarden. På områdesnivå/universitetsförvaltning ansvarar miljösamordnarna för att rapportera om miljöarbetet på såväl övergripande som institutions-/avdelningsnivå till områdets/universitetsförvaltningens ledning. På lokal nivå ansvarar miljörepresentanter för att genomföra en årlig genomgång av miljöarbetet enligt fastställda punkter för den lokala ledningen. På samtliga nivåer ska genomgången av miljöarbetet protokoll- och diarieföras.

Figur 2. Årshjul som beskriver det lokala miljöarbetet utifrån miljöledningssystemet för Stockholms universitet.
Förbättringar
Universitetet arbetar med förbättringar genom att hantera miljöavvikelser och förbättringsförslag som inkommer från internt och externt håll. Miljörevisionerna är en viktig del av det systematiska förbättringsarbetet. Både den interna och externa revisionen identifierar positiva iakttagelser, förbättringsområden och avvikelser. Identifierade förbättringsområden och avvikelser från den externa miljörevisionen utgör underlag för den interna miljörevisionen och tvärtom. Därtill bidrar miljörevisionen till att öka kunskapen om miljöpåverkan och synliggöra behovet av förbättringsarbete. Eventuella avvikelser från interna miljörevisioner tas upp på ledningens genomgång på lokal nivå och central nivå.
Medarbetare rapporterar in löpande avvikelser och förbättringsförslag genom ett ärendehanteringssystem. Avvikelser och förbättringsförslag hanteras i samverkan mellan institutionen/motsvarande och den centrala miljöfunktionen.
Styrdokumentet i pdf-format
Handläggningsordning för Stockholms universitets miljöledningssystem Pdf, 653.5 kB.