Handläggningsordning för Stockholms universitets miljöledningssystem

Ansvarig enhet: Planeringssekretariatet
Kontaktperson: Lena Söderlundh

Inledning

Stockholms universitet ska enligt lagkrav ha ett systematiskt miljöarbete. De huvudsakliga regelverk som styr miljöledningssystemets struktur och innehåll är:

• Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter
• Miljöledningsstandarden ISO 14001:2015

Syftet med handläggningsordningen, tillsammans med övriga miljörelaterade styr- och stöddokument, är att reglera formerna för miljöarbetet vid Stockholms universitet. Handläggningsordningen beskriver hur Stockholms universitets miljöledningssystem är uppbyggt, vad som ingår avseende organisation, ansvar, planering och uppföljning samt förbättringsarbete.

Målgruppen för detta dokumentet är främst medarbetare som har en speciell roll inom miljöorganisationen, som till exempel miljörepresentanter. Dokumentet är även användbart för externa intressenter som vill ha kännedom om hur miljöarbetet på universitetet är organiserat, som till exempel miljörevisorer, leverantörer och samarbetspartners.

Planeringssekretariatet ansvarar för uppföljning av styrdokumentet. Uppföljning av tillämpning, efterlevnad och konkretion av det som beskrivs i detta dokument sker i enlighet med miljöledningssystemets processer (se avsnitt Utvärdering av prestanda).

Organisationens förutsättningar

Stockholms universitet är indelat i två vetenskapsområden och en universitetsförvaltning. Vetenskapsområdena omfattar det humanvetenskapliga området och det naturvetenskapliga området. Det humanvetenskapliga området omfattar tre fakulteter: den samhällsvetenskapliga, humanistiska och juridiska. Det naturvetenskapliga området omfattar en fakultet med samma namn. Fakulteterna omfattar institutioner, centrumbildningar, institut, forskningsstationer och särskilda inrättningar medan universitetsförvaltningen indelas i förvaltningsavdelningar.

Universitetets fysiska verksamhet sträcker sig över en stor yta och flera olika universitetsområden där Frescati och Albano är de största. Exempel på andra platser universitetet bedriver verksamhet på i Stockholmsområdet är Solna, Kista och Filmhuset. Verksamheter finns även utanför Stockholm, i exempelvis Tarfala (Kiruna), Askö (Trosa) och Tovetorp (Nyköping). Universitetet äger dessutom två forskningsfartyg som är stationerade vid Askö. Universitetet bedriver ett stort antal forskningssamarbeten såväl nationellt som internationellt. Inom dessa samarbeten förekommer arbete vid anläggningar som inte ägs eller förvaltas av universitetet.

Universitetets verksamhet kan utifrån ett miljöperspektiv indelas i icke-laborativ och laborativ verksamhet. Den laborativa verksamheten kan bland annat omfatta användning av kemikalier. Denna verksamhet är anmälnings- och tillståndspliktig och klassas som miljöfarlig C-verksamhet. Därutöver finns specifika tillstånd för hantering av brandfarliga och explosiva varor, strålkällor, animaliska biprodukter, genmodifierade mikroorganismer/organismer samt smittrisker.

Miljöledningssystemets omfattning

Stockholms universitet ska enligt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter (miljöledningsförordningen) ha ett miljöledningssystem, det vill säga ett system som integrerar miljöhänsyn i den ordinarie verksamheten. I enlighet med miljöledningsförordningens rekommendation är universitetet certifierat enligt den internationella miljöstandarden ISO 14001. För att kunna bli ISO-certifierad måste universitetet uppfylla standardens krav. För att få och behålla certifieringen genomförs externa revisioner av ett oberoende certifieringsorgan. Uppföljningsrevisioner genomförs årligen medan en större certifieringsrevision genomförs vart tredje år. Ett krav enligt både ISO-standaren och miljöledningsförordningen är att årligen genomföra interna miljörevisioner för att granska hur miljöledningssystemet fungerar och om universitetet uppfyller interna och externa krav.

Intressenter

Universitet ska enligt ISO 14001 avgöra vilka intressenter som är relevanta för miljöledningssystemet samt vilka deras krav, behov och förväntningar är. I miljöutredningen finns en fullständig lista på universitetets intressenter och deras krav. Förutom de intressenter som ställer krav via lag och förordning är medarbetare och studenter en viktig intressentgrupp.

Ledarskap

Ledarskap och åtagande

Universitetets ledning, bestående av rektor, prorektor, vicerektorer och universitetsdirektör, ansvarar för att miljöfrågorna utgör en del av universitetets strategiska arbete och integreras i relevanta verksamhetsprocesser. Ledningen ansvarar för att kommunicera betydelsen av miljöarbetet och vikten av att arbeta förebyggande med bindande krav och förbättringar. Vidare kan ansvar delegeras från rektor i enlighet med universitetets Besluts- och delegationsordning (se avsnitt Roller, ansvar och befogenheter).

Miljöpolicy

I Stockholms universitets miljöpolicy beskriver universitetet sin vision och strävan avseende miljöarbetet. Policyn är styrande och beskriver förutsättningarna och ramarna för miljöarbetet. Den ska enligt miljöledningsförordningen bidra till en hållbar utveckling och till att nå de nationella miljökvalitetsmålen samt de globala hållbarhetsmålen. Policyn uppdateras var femte år och beslutas av rektor.

Roller, ansvar och befogenheter

Universitetet är en decentraliserad organisation där roller, ansvar och befogenheter för miljöarbetet följer organisationsstrukturen inom respektive område och fakultet. Nedan följer en beskrivning av miljöorganisationen och dess funktioner i miljöledningsarbetet (se figur över miljöorganisationen i bilaga, sida 12).

Miljöarbetet är delegerat i enlighet med Besluts- och delegationsordning för Stockholms universitet där det framgår att rektor beslutar i övergripande frågor, universitetsdirektören beslutar i ärenden på universitetsnivå och prefekt eller motsvarande beslutar om det operativa systematiska miljöarbetet på institutionsnivå eller motsvarande. Vicerektorerna fattar därutöver beslut i frågor som rör universitetets systematiska miljöarbete inom ramen för områdesnämndens verksamhet.

Rektor har utsett ett rådgivande organ, Miljörådet , som har till uppgift att vara visionära för miljöarbetet. Miljörådet består av en ordförande och sju övriga ledamöter. Fyra fakultetsrepresentanter utses av rektor efter förslag från respektive områdesnämnd. Mandatperioden är treårig men en ledamot kan omförordnas. Rektor utser en av de fyra fakultetsrepresentanterna till vice ordförande. Studenternas två representanter och ersättare utses i enlighet med bestämmelser i studentkårsförordningen. Därutöver har planeringschefen en plats som ordinarie ledamot. I enlighet med universitets Besluts- och delegationsordning beslutar Miljörådet om förslag till dokument av övergripande strategisk betydelse för universitetets miljöarbete inför beslut av universitetsdirektör eller rektor.

Förvaltningen rymmer både samordnande stödfunktioner och centrala ansvarsområden för miljöarbetet. Den centrala miljöfunktionen, bestående av miljökoordinator och miljöcontroller, är placerad på Planeringssekretariatet. Den centrala miljöfunktionen ansvarar för att följa upp miljöarbetet, bereda olika styr- och stöddokument, redovisa miljöprestanda samt föreslå förbättringar för miljöarbetet. Den centrala miljöfunktionen stödjer även ordförande för Miljörådet, exempelvis som administrativt stöd till Miljörådet. På Fastighetsavdelningen finns även en central stödfunktion inom brandsäkerhet, fysisk arbetsmiljö och laboratoriemiljö . Kommunikationsavdelningen har särskilda resurser avsedda att stödja kommunikation inom miljöledningsarbetet.

Varje institution, centrumbildning under fakultet och förvaltningsavdelning ska bedriva ett lokalt miljöarbete. Institution/motsvarande avgör inriktning på sitt miljöarbete samt identifierar de miljöaspekter som är mest relevanta att arbeta med. Det ska finnas minst en miljörepresentant vid varje institution/motsvarande som ansvarar för att samordna och leda det operativa miljöarbetet på lokal nivå, i nära dialog med den chef som har det övergripande ansvaret. Prefekten/motsvarande ansvarar för att nödvändiga resurser avsätts för miljöarbetet och för att utse en miljörepresentant. Omfattningen av uppdraget som miljörepresentant avgörs i dialog med ansvarig chef, med hänsyn till verksamhetens storlek och miljöpåverkan.

På områdesnivå och inom universitetsförvaltningen finns miljösamordnare som ska stödja och samordna miljörepresentanterna i deras miljöarbete på lokal nivå. I enlighet med Besluts- och delegationsordningen utses miljösamordnarna på områdena av vicerektorerna i samråd med dekanerna.

Planering

Inom ramen för miljöledningsarbetet utvärderas och hanteras risker löpande och regelbundet.

På central och lokal nivå identifieras och hanteras miljörelaterade risker löpande genom exempelvis inrapportering av miljöavvikelser, vid lagefterlevnadskontroll, vid interna och externa miljörevisioner, under skyddsronder och tillsyn. Risker sammanställs i underlaget till ledningens genomgång och kan användas som underlag för prioritering av miljöarbetet.

Institutioner som bedriver verksamhet med riskmoment – såsom hantering av miljö- eller hälsofarliga kemikalier, brand- eller explosionsfarliga ämnen, strålkällor eller smittrisker – ska genomföra riskbedömningar av separata laboratoriemoment. Därtill ska en övergripande miljöriskbedömning göras för hela verksamheten, i syfte att dokumentera mängder, farlighet och konsekvenserna för miljön om det skulle ske ett utsläpp. Den övergripande miljöriskbedömningen ska aktualitetsgranskas årligen och uppdateras vid betydande förändringar i verksamheten.

Miljöaspekter

Vid förändringar i verksamheten, eller minst var femte år, ska betydande miljöaspekter identifieras och bedömas för att ta reda på om universitetet prioriterar rätt områden inom miljöarbetet, det vill säga arbetar med de områden som har en betydande miljöpåverkan. De betydande miljöaspekterna är underlag för utformning och upprätthållande av miljöpolicyn, framtagande av miljömål, styr- och stöddokument samt utbildning och information. I universitetets miljöutredning identifieras de betydande miljöaspekterna som kan leda till en positiv eller negativ miljöpåverkan. De betydande miljöaspekterna är prioriterade förbättringsområden för universitetets miljöarbete.

Bindande krav

Bindande krav för det systematiska miljöarbetet finns i styrande dokument och är åskådliggjorda i universitetets laglistor . Det finns en lista för det övergripande miljöarbetet samt en laglista för laboratoriesäkerhet. Laglistorna innehåller samtliga regelkrav och andra krav som styr miljöarbetet. Universitetet bevakar kontinuerligt efterlevnad av bindande krav samt uppdaterar laglistorna och styrdokument vid behov.

Miljömål och planering för att uppnå dem

Universitetets övergripande mål för miljö och hållbar utveckling finns integrerade i universitets klimatfärdplan. Miljömålen syftar till att minska den negativa och öka den positiva miljöpåverkan.

Klimatfärdplanen beskriver universitetets klimatavtryck och stakar ut vägen mot universitetets mål att uppnå koldioxidneutralitet senast 2040. Klimatfärdplanen innehåller åtgärdsförslag för prioriterade områden. Områdesnämnder liksom förvaltningen förutsätts genomföra och återredovisa åtgärder med utgångspunkt i klimatfärdplanen. Arbetet sker inom ramen för universitets ordinarie verksamhetsplanering. Klimatfärdplanen revideras vartannat år och ansvar för detta ligger på Miljörådet.

Vid institutioner och centrumbildningar ska årligen lokala miljöhandlingsplaner upprättas. Handlingsplanerna fastställs av institutionsstyrelserna/motsvarande. Även respektive områdesnämnd kan besluta om miljömål som ska ingå i de lokala miljöhandlingsplanerna. För förvaltningsavdelningarna behöver inga åtgärdsplaner upprättas, utan mål och åtgärder avseende miljöarbetet finns samlade i universitetsförvaltningens åtgärdsplan. Utöver dessa kan avdelningarna även besluta om mål i lokala miljöhandlingsplaner. Miljöhandlingsplanerna på lokal nivå följs upp årligen i samband med den årliga genomgången. För mål eller aktiviteter som sträcker sig över flera år ska en årlig uppföljning av status genomföras som en del av denna genomgång.

Stöd

Resurser

Universitetets ledning har ett övergripande ansvar för att säkerställa att nödvändiga resurser finns för det systematiska miljöarbetet samt för att leda och stödja medarbetare och andra intressenter som är viktiga för miljöledningssystemets verkan. Vid genomgång av miljöarbetet på lokal nivå och ledningens genomgång på central nivå sker årligen en genomlysning av resurserna för miljöarbetet. Se mer om resurser och tillsättning av dessa under avsnittet Roller, ansvar och befogenheter.

Kompetens

Utbildnings- och kompetensplan för miljöarbetet vid Stockholms universitet beskriver kunskapskrav för olika målgrupper i universitetets miljöarbete samt vilka informationskanaler och utbildningar som krävs för att miljöarbetet ska fungera. Medarbetare på universitetet ansvarar för att inhämta kunskap om hur det egna arbetet kan påverka miljön och vad som behöver göras för att minimera påverkan. Informationen finns tillgängliggjord på medarbetarwebben så att alla kan inhämta denna kunskap. Prefekt/motsvarande ansvarar för att säkerställa att medarbetarna ges möjlighet att inhämta kunskap om miljöarbetet och miljörepresentanten ska hjälpa till att förmedla relevant information till medarbetare. Miljörepresentanter och prefekter/motsvarande ska genomföra en digital miljöutbildning. Utbildningen syftar till att ge kunskap om miljö och hållbarhet, universitetets målsättningar och miljöpåverkan samt om ansvar och roller inom miljöarbetet.

Kommunikation

Kommunikationen av det systematiska miljöarbetet syftar till att öka medarbetarnas kunskaper om miljö, bidra till ett ökat engagemang för miljöfrågan, möjliggöra och vägleda i en förändring av beteenden samt uppmuntra till insatser och åtgärder som främjar en god miljö och hållbar utveckling.

Den interna kommunikationen av det systematiska miljöarbetet ska medverka till att skapa ett öppet kommunikationsklimat, delaktighet, motivation samt bidra till ökad effektivitet och kvalitet i arbetet.

Dokumenterad information

Centrala styr- och stöddokument fastställs och dokumenteras enligt gällande rutiner. På lokal nivå ska miljöhandlingsplanen samt protokoll från den årliga genomgången dokumenteras och delges miljösamordnaren.

Beredskap och agerande vid nödlägen

Potentiella miljörisker vid nödlägen och olycka är utsläpp till luft, mark och vatten och kan orsakas av brand, explosion, tekniska fel och mänskligt agerande. Miljöriskerna kan delas in i kemiska, biologiska och radioaktiva.

Universitetet har en krisplan med tillhörande checklistor på central nivå samt krav på varje institution/motsvarande att utarbeta en beredskapsplan på lokal nivå för agerande vid nödlägen. Därtill finns en brandskyddspolicy samt tillhörande stöddokument som beskriver hur det systematiska brandskyddsarbetet ska bedrivas för att säkerställa en skälig brandskyddsorganisation i enlighet med lag (2003:778) om skydd mot olyckor.

Institutioner med laborativ verksamhet ska ta fram samt dokumentera följande rutiner vid händelse av spill, nödläge eller olycka :

• Generella åtgärder vid spill
• Nödlägesrutiner
• Kontaktlista vid nödläge
• Miljöriskbedömning vid nödlägen och olycka

Om det vid miljöriskbedömningen framkommer miljörisker med särskilda hänsyn som räddningstjänsten bör känna till ska dessa rapporteras till stödfunktionen på Fastighetsavdelningen. Miljöriskbedömningen är ett viktigt underlag för att räddningstjänsten vid eventuella insatser ska få information om riskämnen som kan orsaka kraftig negativ påverkan på människa och miljö om de okontrollerat sprids vid olyckstillbud.

Utvärdering av prestanda

Utvärdering av prestanda och efterlevnad av bindande krav sker regelbundet genom lagefterlevnadskontroller, enkäter, miljörevisioner och genomgång av miljöarbetet (se figur 2 som illustrerar årshjulet för det lokala miljöarbetet i bilaga, sida 13) samt genom löpande inrapportering och hantering av avvikelser och förbättringsförslag.

Utvärdering av efterlevnad

Efterlevnad av bindande krav sker genom: en lagefterlevnadskontroll vartannat år för institutioner med laborativ verksamhet , interna miljörevisioner för samtliga institutioner/motsvarande samt en årlig enkät som berör det lokala miljöledningsarbetet.

Intern revision

Intern miljörevision är ett sätt att granska hur miljöledningssystemet är tillämpat på institutionsnivå/motsvarande och efterlever interna och externa krav. Planen för den interna miljörevisionen sträcker sig över en femårsperiod och inkluderar hela universitetets verksamhet. Det innebär att institutioner/motsvarande har interna miljörevisioner ungefär vart femte år.

Årlig genomgång av miljöarbetet

En årlig genomgång av miljöarbetet sker på olika nivåer; centralt (kallad ledningens genomgång), för varje område samt för varje institution/motsvarande. Den centrala miljöfunktionen ansvarar för att genomföra ledningens genomgång för universitetets ledning utifrån kraven i ISO-standarden. På områdesnivå/universitetsförvaltning ansvarar miljösamordnarna för att genomföra genomgången på såväl övergripande som institutions-/avdelningsnivå till områdets/universitetsförvaltningens ledning. På lokal nivå ansvarar miljörepresentanter för att genomföra en årlig genomgång av miljöarbetet enligt fastställda punkter för den lokala ledningen. På samtliga nivåer ska genomgången av miljöarbetet protokoll- och diarieföras.

Förbättringar

Universitetet arbetar med förbättringar genom att hantera miljöavvikelser och förbättringsförslag som inkommer från internt och externt håll. Miljörevisionerna är en viktig del av det systematiska förbättringsarbetet. Både den interna och externa miljörevisionen identifierar positiva iakttagelser, förbättringsområden och avvikelser. Identifierade förbättringsområden och avvikelser från den externa miljörevisionen utgör underlag för den interna miljörevisionen och tvärtom. Därtill bidrar miljörevisionen till att öka kunskapen om miljöpåverkan och synliggöra behovet av förbättringsarbete. Eventuella avvikelser från interna miljörevisioner tas upp på den årliga genomgången på lokal nivå och central nivå.
Medarbetare rapporterar in löpande avvikelser och förbättringsförslag genom ett ärendehanteringssystem. Avvikelser och förbättringsförslag hanteras i samverkan mellan institutionen/motsvarande och den centrala miljöfunktionen.

Bilaga

Styrdokumentet i pdf-format

Handläggningsordning för Stockholms universitets pdf, 456.6 kB.
miljöledningssystem pdf, 456.6 kB.