Riktlinje för tillgängliga dokument

Sammanfattning

Stockholms universitet behöver uppfylla de krav som ställs på offentliga aktörer när det gäller digital tillgänglighet. Tillgängliga dokument är en förutsättning för att alla, oavsett funktionsförmåga, ska kunna ta del av Stockholms universitets information och tjänster.

Denna riktlinje har tagits fram av Tillgänglighetsnoden och stödjer arbetet med att uppfylla Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS-lagen) och Web Content Accessibility Guidelines.

Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS-lagen)

Web Content Accessibility Guidelines

Att skapa tillgängliga dokument behöver inte vara svårt eller tidskrävande, bara du vet hur du ska göra och skapar ditt dokument i Stockholms universitets tillgänglighetsanpassade Office-mallar.
Som ytterligare stöd i arbetet med tillgängliga dokument har Tillgänglighetsnoden tagit fram en rutin och en checklista för arbetet med att tillgängliggöra befintliga dokument.

Syfte

Syftet med den här riktlinjen är att säkerställa att dokument som produceras och publiceras inom Stockholms universitet är tillgängliga för alla användare, inklusive personer med funktionsnedsättning.

Omfattning

Riktlinjen gäller för alla anställda vid universitetet och omfattar dokument som

• publiceras på externa och interna webbplatser
• delas i lärplattformar, interna system eller i utbildningssammanhang
• skapas som stödmaterial, styrdokument, blanketter, beslut eller kommunikationsmaterial.
  

Ansvar

• Dokumentskapare, det vill säga den som skapar ett dokument som ska publiceras på webbplats eller i system, ansvarar för att dokumentet är tillgängligt från början, när det skapas.
• Chefer ansvarar för att riktlinjen följs inom deras verksamhet. Chefen ansvarar för att det finns resurser för att tillgängliggöra dokument som verksamheten ansvarar för. Chefen ansvarar för att kunskap om lagkrav och hur man tillgängliggör dokument är tillräcklig inom deras verksamhet.
• Lärare och utbildningsadministratörer ansvarar för att dokument som de publicerar i lärplattform i mesta möjliga mån är tillgängliga.
• Produktägare och delportfölj ansvarar för att dokument som automatgenereras från system är tillgängliga. Om systemet är upphandlat eller avropat ska krav ställas på leverantören av systemet.
• Kommunikatörer och webbredaktörer som publicerar på webbplats kan i vissa fall stödja med kontroll av tillgänglighet. Observera att det inte kommunikatörens eller webbredaktörens uppgift att tillgängliggöra dokument.
• IT och supportfunktioner tillhandahåller verktyg och stöd.

Dokument som måste vara tillgängliga

• Dokument som publiceras eller har publicerats på webbplats, intranät, i internt system eller lärplattform efter den 23 september 2018.
• Dokument som har ompublicerats och/eller uppdaterats efter den 23 september 2018.
• Dokumentet används i pågående verksamhet eller kommunikation, under så kallat aktivt förfarande.
  • Gäller oavsett publiceringsdatum.
  • Exempel på aktivt administrativt förfarande är styrdokument som fortfarande gäller, kursplaner eller instruktioner som fortfarande används och formulär som fortfarande ska fyllas i.
• Vid begäran om tillgänglig version från en användare. Dokument och material ska då tillgängliggöras skyndsamt av den eller de som ansvarar för dokumentet.

Dokument som är undantagna från tillgänglighetskrav

• Dokumentet publicerades före den 23 september 2018 och används inte i aktivt förfarande.
• Dokumentet är ett historiskt dokument eller arkivmaterial.
• Det skulle innebära orimlig börda att anpassa materialet (ska dokumenteras och kunna motiveras; läs mer under rubriken Undantag för oskälig börda).
  

Användare begär en tillgänglig version

Om en användare begär en tillgänglig version av ett dokument

• tar ansvarig institution eller avdelning fram en tillgänglig version eller ett ersättningsmaterial
• ska detta tillhandahållas så fort som möjligt, senast inom 14 dagar.

Tillsyn och vite

Tillsynsmyndigheten för digital tillgänglighet är Digg (Myndigheten för digital förvaltning). Deras kontroller omfattar webbplatser, appar, interna system och dokument.
Digg har möjlighet att förelägga om vite om de upptäcker tillgänglighetsbrister som inte åtgärdats efter kontroll. Storleken på viten utdelade av Digg överstiger vida kostnaden för att tillgängliggöra dokument.

Stöd och guider för tillgängliga dokument

För stöd och hjälp med tillgängliggörande av dokument:

• Använd universitetets Office-mallar, som du laddar ner via Software Center (PC) eller Arbetsplatstjänsten (Mac).
• Ta del av guiderna för att skapa tillgängliga dokument. Du hittar dem på sidan Tillgängliga dokument i Word på Medarbetarwebben.

Sidan Tillgängliga dokument i Word på Medarbetarwebben

Skapa tillgängliga dokument i praktiken

• Om möjligt, lägg innehållet direkt som en webbsida eller sida i lärplattformen. Det är det mest tillgängliga alternativet.
• Om det är nödvändigt med dokument, sammanfatta gärna innehållet på webbsidan eller sidan i lärplattformen där dokumentet publiceras.
• Följ instruktioner och checklistor för att skapa tillgängligt innehåll (Word, PowerPoint, PDF).
• Kontrollera tillgängligheten i dokumentet innan det publiceras. Använd exempelvis inbyggd tillgänglighetskontroll i Microsoft Word eller Adobe Acrobat Pro.
• Skanna inte in dokument som inte kan OCR-tolkas. OCR är förkortning för "Optical Character Recognition" eller "Optical Character Reader" och är en datorteknik för optisk teckenläsning och maskinläsning.
  

Skriv tillgängliga texter

Stockholms universitet följer Myndigheternas skrivregler. En sammanställning av specifika regler och råd för skrivande vid Stockholms universitet hittar du på sidan Text och språk, under Kommunicera SU på Medarbetarwebben.

Myndigheternas skrivregler

Sidan Text och språk på Medarbetarwebben

Uppföljning och revidering

Tillgänglighetsnoden reviderar Riktlinjen för tillgängliga dokument årligen eller vid behov. Uppföljning sker genom

• feedback från användare
• utvärdering i samband med intern kvalitetsgranskning.

Rutin för tillgängliggörande av dokument

Arbetet med att tillgängliggöra befintliga och äldre dokument tar tid och resurser i anspråk, men det är av yttersta vikt att Stockholms universitet når målet att uppfylla DOS-lagen så snart som möjligt.

Varje institution som ansvarar för publicerade dokument behöver säkerställa att arbetet med att tillgängliggöra dokument blir genomfört.

Ett första steg i arbetet är att kartlägga vilka otillgängliga dokument som finns och planera in arbetet med att tillgängliggöra dem. Det kan göras så här:

1. Nulägesanalys: Skapa en tydlig bild av nuläget för att kunna lägga upp en plan framåt. Det gör ni på institutionen eller avdelningen genom att kartlägga vilka publicerade, otillgängliga dokument ni ansvar för.
2. Dokumentation: Dokumentera era otillgängliga dokument i den mall som tillhandahålls av Tillgänglighetsnoden eller skapa en egen, liknande dokumentation.
3. Prioritering: Ta hjälp av Checklista för tillgängliggörande av dokument för att avgöra i vilken ordning ni ska tillgängliggöra dokumenten.
4. Planering: Planera in tid och resurser för att göra dokumenten tillgängliga, både på kort och lång sikt. Arbeta utifrån prioritetsordningen.

Checklista för tillgängliggörande av dokument

Ovanstående steg ska göras även om ni på institutionen eller avdelningen planerar att hävda undantag för oskäligt betungande börda.

Undantag för oskäligt betungande

Oskälig börda innebär att det skulle vara orimligt svårt eller dyrt för hela eller delar av Stockholms universitet att tillgängliggöra dokument. Det handlar om göra en avvägning mellan kostnad och nytta.

Det är ansvarig myndighet, det vill säga ansvarig institution eller avdelning på Stockholms universitet, som först bedömer om en börda är oskäligt betungande. Vid en eventuell granskning eller klagomål är det Myndigheten för digital förvaltning (Digg), som slutligen avgör om bedömningen är korrekt.

Undantag för oskäligt betungande börda ska användas väldigt restriktivt och bara i undantagsfall. Huvudregeln är att alla dokument ska vara tillgängliga. Ansvarig institution eller avdelning måste kunna motivera och dokumentera varför en börda anses vara oskäligt betungande.

Som utgångspunkt är Stockholms universitet med andra ord alltid skyldiga att tillgängliggöra innehåll till den grad som det är möjligt. Bedömningen om något är oskäligt betungande är inte heller statisk, det vill säga den råder inte för alltid.

Digg skriver:
”I 12 § 2 st. DOS-lagen framgår att vid bedömningen av om en anpassning är oskäligt betungande ska bland annat följande beaktas:

• den offentliga aktörens storlek
• karaktär på uppgifter och resurser
• uppskattade kostnader och fördelar för aktören i förhållande till de uppskattade fördelarna för personer med funktionsnedsättning.

Exempel på detta är åtgärder som innebär att en offentlig aktör får problem med att fullgöra sina uppgifter eller att information lämnas som uteslutande inte är avsedd för personer med funktionsnedsättning.

Avsaknad av prioriteringar, tidsbrist eller kompetensbrist är inte grunder för oskäligt betungande anpassning.”

Om ni som ansvarig institution eller avdelning bedömer att tillgängliggörandet av publicerade dokument är oskäligt betungande, ska ni dokumentera anledningen till att ni gör den bedömningen. Dokumentationen skickas för kännedom tillsammans med kartläggningen och planeringen (se rubriken Rutin för tillgängliggörande av dokument) till webbtillganglighet@su.se och lagras på lämplig plats på egna institutionen/avdelningen.

Uppskatta kostnaden för tillgängliggörande av dokument

Om ni som ansvarig institution eller avdelning vill göra en bedömning av kostnad, antingen för att kunna planera in resurser för arbetet eller för att kunna hävda oskäligt betungande, kan ni räkna på följande sätt:

Om ni tar extern hjälp med arbetet att tillgängliggöra dokument, ligger kostnaden ofta mellan 100 och 300 kronor per sida. Prisintervallet beror på om innehållet i dokumentet är lätt eller svårt att göra tillgängligt. Exempel på innehåll som är svårt, och därför dyrare, att anpassa är komplicerade tabeller och illustrationer, samt dokument som är inskannade som bilder.

Stöddokumentet i pdf-format

Riktlinje för tillgängliga dokument Pdf, 220.4 kB.

Kontakt

Har du frågor eller reaktioner på denna riktlinje, tveka inte att höra av dig via e-post till:
webbtillganglighet@su.se