Digitaliseringsplan för Stockholms universitet 2024-2026

Ansvarig enhet: Ledningssekretariatet

Kontaktperson: Ulf Nyman

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2024)

Inledning

Digitalisering är ett vidsträckt begrepp som används för att beskriva delvis olika saker. I grunden handlar det om att använda de möjligheter som digital teknik för med sig för att utveckla, förbättra och/eller effektivisera processer eller hela verksamheter; den digitala transformationen innebär således att vi kan göra saker på nya sätt eller göra helt nya saker. Viktigt är även att skapa goda förutsättningar för att hantera nya utmaningar, som till exempel artificiell intelligens, AI. Digitalisering behöver således betraktas som ett framåtsyftande och ständigt pågående förbättringsarbete.

Den digitala arbets- och studiemiljön är av stor betydelse för hela Stockholms universitet oavsett om arbete eller undervisning bedrivs på campus eller online. Arbetet med digitalisering ska utgå från en analys av utbildningens, forskningens och förvaltningens behov och digitaliseringens möjligheter att skapa mervärde och ökad kvalitet.

Digitaliseringsplanen är inte ett allomfattande dokument som täcker in universitetets samtliga utvecklingsbehov; den ska istället ses som en grund för att universitetet under 2024-2026 ska kunna prioritera åtgärder, utifrån en viktning av identifierade behov och med hänsyn tagen till tillgängliga resurser. Planen lägger fram ett antal delmål, utifrån vilka verksamheten kan besluta om åtgärder; planen föreslår i sig inga konkreta åtgärder.

Stockholms universitet ska ha en god balans mellan centralt och lokalt ansvar för IT-miljön. Med centralt ansvar avses förvaltningsavdelningars ansvar för universitetsövergripande verktyg och system. Med lokalt ansvar avses institutioners och avdelningars ansvar för de verktyg och system som finns i den egna verksamheten. I syfte att nå effektivitet, säkerhet och god kompetensförsörjning strävar universitetet mot att styrning och organisation av universitetsövergripande produkter, system och infrastruktur ska hanteras centralt; samtidigt måste det vara möjligt att tillhandahålla lokala lösningar för att möjliggöra hantering av behov som är lokala.

Den centrala IT-verksamheten vid Stockholms universitet styrs i hög grad av s.k. portföljstyrning, det vill säga att det ytterst är kärnverksamheten som prioriterar vilken IT-verksamhet universitetet ska satsa på. Syftet med portföljstyrning är att prioritera vilken IT-miljö universitetet ska ha och utveckla, så att de IT-produkter som finns och de projekt som startas skapar rätt nytta för organisationen och bidrar till att realisera satta verksamhetsmål.

Dock innefattar inte dagens portföljstyrning all central IT-verksamhet, och universitetet har heller inte någon gemensam modell för utveckling och styrning av lokal IT-verksamhet. Detta gör att det saknas en helhetsbild över universitetets totala IT-verksamhet, vilket gör det svårt att driva ett effektivt digitaliseringsarbete. Det skapar också svårigheter ur ett styrnings- och finansieringsperspektiv, ur ett kompetensförsörjningsperspektiv och sist men inte minst för att kunna bedriva ett effektivt IT- och informationssäkerhetsarbete. Det är därför angeläget att ökad digitalisering sker med detta i åtanke.

Stockholms universitet använder idag mer än 200 IT-system. I många delar är digitaliseringsläget på en acceptabel eller god nivå. Dock står det klart att det finns enskilda delar och enskilda verktyg som är eftersatta. Att prioritera utvecklingsarbetet så att nödvändiga men sämre fungerande delar tas om hand först är nödvändigt.

Digitalisering är också ett område som konstant utvecklas, vilket kan leda till nya behov och föranleda nya prioriteringar. AI är ett exempel på ett område som utvecklas snabbt.

Prioriterade områden och delmål för perioden 2024-2026

De flesta av de delmål som sätts upp i digitaliseringsplanen är sådana som i första hand berör ett specifikt område, såsom utbildning, forskning eller IT-organisationen, och är därför organiserade under respektive sådan rubrik. Den första rubriken nedan innehåller dock delmål som kan sägas vara gemensamma för alla dessa områden, och i den meningen övergripande delmål för hela universitetet.

1. Universitetets förutsättningar för digitalisering stärks

En ökad digitalisering innebär såväl nya system och verktyg som nya eller förändrade arbetssätt. En förutsättning för att ökad digitalisering ska ha önskvärd effekt är en tillräcklig digital kompetens hos medarbetare och en förståelse för vad förändringarna syftar till.
Delmål:

• Den digitala kompetensen hos universitetets lärare och personal ska vara hög. All personal på universitetet behöver ha en grundläggande kompetens i och ska erbjudas förutsättningar för att kunna använda digital teknik på ett säkert, effektivt och ansvarsfullt sätt. Kunskap om vilka IT-stöd som ska användas till vad, hur de ska användas och även förstå vilka möjligheter digitala verktyg kan ge så att man kan bidra till fortsatt utveckling av sin verksamhet, bör ses som en basnivå och en naturlig del av alla medarbetares arbetsuppgifter. I basnivån ligger även att vara kunnig i informationssäkerhet i relation till sin roll. För att hålla en god basnivå är det viktigt att introduktion av nya system alltid åtföljs av kompetensutveckling. Hos en stor del av personalen behöver det även finnas förmåga att genom digitala verktyg bidra till att skapa nytt innehåll och att förverkliga idéer.
• Universitetet har kommunikations- och samverkanssystem som främjar och förenklar samarbeten såväl internt som externt. Universitetets personal samarbetar mycket både internt och externt, inom såväl forskning och utbildning som inom förvaltningen. Det är viktigt att det finns digitala resurser och system som både tillåter och underlättar sådana samarbeten, t.ex. att interna och externa parter enkelt kan arbeta i gemensamma dokument.
• Universitetet använder digitalisering för att effektivisera och förenkla det administrativa verksamhetsstödet. Ett mer digitaliserat arbetssätt kan innebära bättre användning av enstaka system, men även förbättrad integration av system eller automatisering av processer. De stödsystem som finns ska ha såväl ett mottagar- som användarperspektiv. Nyttan av de digitala verktygen behöver vara tydlig och begriplig även för sällananvändare, och den totala effektiviteten för hela universitetet ska beaktas. Där det finns behov ska stödsystemen kompletteras med användarinstruktioner och/eller tillgång till personlig support.

2. Utbildning – Universitetet har en välfungerande och ändamålsenlig digital miljö för utbildning och lärande såväl på campus som online

Studenter som börjar på universitetet har oftast erfarenhet av digitala lärmiljöer från tidigare studier och har en förväntan på att lärmiljöer fungerar väl. Denna erfarenhet bör universitetet ha i åtanke vid utveckling av den egna digitala miljön för utbildning och lärande. Pedagogiska och andra kvalitetsmässiga hänsyn bör dock väga tyngst, och vara vägledande i de digitaliseringsval som görs.
Delmål:

• Hela universitetet ska ha tillgång till ett basutbud av digitala verktyg för utbildning. Universitetet centralt ska erbjuda ett basutbud av digitala tjänster som täcker de flesta institutioners standardbehov för undervisning och examination. Det som är nödvändigt för att kunna bedriva undervisning av god kvalitet ska finnas i detta basutbud. Övriga tjänster som är brett efterfrågade och skapar ett mervärde utöver de grundläggande undervisningsbehoven bör också ingå i basutbudet, om inte ekonomiska eller andra skäl talar emot det. Även möjlighet till avgiftsfinansierade pedagogiska verktyg utöver basutbudet bör finnas.
• Hela universitetet ska ha tillgång till rättssäker och ändamålsenlig digital examination online och på campus. Digital examination är en naturlig del av modern universitetsutbildning. Valet av digital examination ska dock vara ett medvetet val, och examinationsupplägg och examinationsplats utformas utifrån det valet. Universitetet strävar efter att möjliggöra tillgång till digital examination som motsvarar behovet. Universitetsövergripande system för övervakade digitala hemtentamina ses dock inte som en del i detta.
• Förbättra förutsättningarna för att använda en mångfald digitala verktyg för utbildning. I de fall enskilda utbildningsmiljöer ser behov av särskilda digitala pedagogiska verktyg ska sådana kunna införskaffas och tillgängliggöras lokalt på institutionsnivå. Detta är viktigt för den pedagogiska utvecklingen vid universitetet. Anskaffning eller framtagande av sådana system bör genomföras i samarbete med det centrala IT-stödet och vid behov efter samråd med CeUL, för att möjliggöra en överblick av universitetets totala IT-resurser och för att möjliggöra eventuella effektiviseringar. I de fall lokala lösningar används behöver även informations- och IT-säkerhetsaspekter säkerställas lokalt, vid behov i samarbete med den centrala IT-säkerhetsfunktionen.
• AVIT-utrustning i lärosalar ska möta lärarnas och studenternas behov. Den digitala audiovisuella IT-utrustningen (AVIT) ska i universitetets lärosalar hålla en grundläggande funktionell nivå utifrån såväl lärares som studenters behov. Support behöver finnas lättillgänglig. Enkel utrustning för att spela in eller streama bör så långt möjligt finnas i alla undervisningssalar. Utöver det bör det inom varje campusområde finnas tillgång till mer avancerad form av digital utrustning, för full hybridundervisning för ett mer jämbördigt deltagande.
• Studenterna ska så långt som möjligt möta en enhetlig och samspelt digital miljö Universitetets studenter använder en mängd pedagogiska och administrativa system i sin studievardag, t ex kursregistrering, kursinformation, undervisning, examination och kursutvärdering. För att underlätta för studenterna och för att göra kommunikationen så effektiv som möjligt bör dessa olika verktyg vara kompatibla och den digitala miljön vara så lättanvänd som möjligt, med bibehållen funktionalitet.

3. Forskning – Universitetet har en digital miljö som stödjer universitetets behov inom forskning

Universitetet har en digital forskningsmiljö som stödjer och främjar goda förutsättningar för universitetets forskare att bedriva forskning med högsta möjliga kvalitet och genomslag i det öppna vetenskapssystem som successivt utvecklas. Forskare ska ha digital kompetens och har möjlighet att välja och nyttja ändamålsenliga digitala verktyg genom hela forskningsprocessen.

Delmål:

• Universitetet erbjuder ett stöd för öppen vetenskap som möter interna och externa krav och erbjuder säker lagring av forskningsdata på ett sätt som också möjliggör tillgänglighet. Universitetet har ett ansvar att tillhandahålla en infrastruktur som stödjer och möjliggör korrekt hantering, lagring, tillgängliggörande och bevarande av forskningsresultat och forskningsdata. I detta ingår att forskningsresultat och forskningsdata hanteras, publiceras, bevaras och gallras utifrån FAIR-principerna (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable), samt hanteras informationssäkert genom hela forskningsprocessen (se även universitetets Policy för öppen vetenskap). Universitetet ska därför erbjuda och utveckla centrala tjänster och stöd i en infrastruktur som kan möta forskarnas behov av grundläggande stöd genom hela forskningsprocessen.
• Förbättra förutsättningarna för lokala lösningar för olika forskningsbehov i samarbete med och vid behov med stöd av central förvaltning. Universitetets olika forskningsmiljöer har olika behov och lokala digitala miljöer och forsknings-IT-infrastruktur kan behöva tas fram utifrån dessa behov. Förutsättningarna för att skapa sådana lokala lösningar med bistånd av centralt stöd ska förbättras.

Styrdokumentet i pdf-format

Digitaliseringsplan för Stockholms universitet 2024-2026 Pdf, 153.4 kB.