Handläggningsordning för Stockholms universitets kvalitetssystem för forskning

Ansvarig enhet: Ledningssekretariatet

Kontaktperson: Ulrika Bjare

Inledning

Det systematiska kvalitetssäkringsarbetet för forskning vid Stockholms universitet pågår löpande inom ramen för institutionernas/motsv. verksamhet. I Stockholms universitets grundläggande principer för kvalitet i forskningen (dnr SU FV-0889-24) redovisas universitetets syn på vad som utgör de mest centrala delarna i arbetet med god kvalitet i forskningen. Universitetets kvalitetssystem för forskning korresponderar med det nationella ramverk för kvalitetssäkring av forskning som utarbetats av Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF).

Kvalitetssystemet vid Stockholms universitet bygger på följande formaliserade delar: en central indikatorrapport, institutionsvisa indikatorrapporter, kvalitetsdialoger, fokus-utvärderingar samt rektors kvalitetsdialoger. Detta dokument är en handläggningsordning för dessa fem delar av systemet. För mer detaljerade beskrivningar av handläggningen vid respektive område finns områdesvisa handläggningsordningar för kvalitetssäkring av forskning.

Handläggningsordningen riktar sig till områdes- och fakultetsnämnder med tillhörande verksamhetsstöd samt, i relevanta delar, till prefekter och institutionsstyrelser. Ledningssekretariatet, Rektors kansli, ansvarar för uppföljning och aktualitetsgranskning av handläggningsordningen.

Ett system i fem sammanhängande delar

Rektor har det övergripande ansvaret för de olika delarna av kvalitetssystemet för forskning vid Stockholms universitet; utvecklingen av systemet drivs genom dialog inom universitetsledningen.

En central indikatorrapport

En central indikatorrapport tas årligen fram av Rektors kansli. I arbetet med att ta fram rapporten deltar även medarbetare vid Stockholms universitetsbibliotek och Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd. Den centrala indikatorrapporten syftar till att över tid kunna följa parametrar med relevans för Stockholms universitets forskningsverksamhet. Rapporten innehåller ekonomiska och bibliometriska indikatorer. Rapporten diskuteras i Områdesövergripande rådet och presenteras för universitetsstyrelsen vid ett av höstens sammanträden.

Institutionsvisa indikatorrapporter

Rektors kansli tar årligen fram institutionsvisa indikatorrapporter. Indikatorrapporterna innefattar en kvantitativ uppföljning av ett antal indikatorer som relaterar till olika aspekter av forskningen vid respektive institution. Rapporten är inte en kvalitetsutvärdering av forskningen och är inte heller heltäckande för institutionens forskningsverksamhet. Efter att rapporten levererats till respektive institution ges institutionen möjlighet att kommentera och komplettera rapporten. Rapportens syfte är dels att utgöra underlag vid kvalitetsdialogen (se nedan), dels att vara ett stöd i institutionens interna verksamhetsuppföljning av forskningen. Indikatorrapporten utgör även underlag i de fall institutionens forskning genomgår en fokusutvärdering (se nedan).

Arbetet med de institutionsvisa rapporterna påbörjas i januari/februari, pågår under våren och färdigställs under sommaren. I arbetet med att ta fram indikatorrapporterna deltar även medarbetare vid IT-avdelningen. Indikatorrapporterna distribueras årligen till respektive institution, vicerektor och områdeskansli.

Kvalitetsdialoger

Kvalitetsdialoger för forskning ska ske systematiskt och löpande mellan universitetets institutioner och respektive områdesledning. Syftet med dialogen är att utveckla och bidra till att kvalitetssäkra institutionernas forskningsverksamhet. Kvalitetsdialoger om forskning med universitets samtliga institutioner sker i en treårscykel.

Kvalitetsdialogerna ska inkludera ansvarig prefekt och vicerektor. Fler nyckelpersoner kan involveras när så är motiverat. Det kan exempelvis vara dekan, prodekan, vicedekan, sektionsdekan, studierektor för forskarutbildning, tidigare eller tillträdande prefekt eller ordförande för eventuellt forskningsutskott eller forskningsberedning vid institutionen. Gruppen bör dock hållas liten för att möjliggöra en konstruktiv dialog. Ansvarig för kvalitetssystemet för forskning vid Rektors kansli medverkar och för protokoll. Protokollen läggs upp på gemensam lagringsyta och utgör ett underlag för uppföljning i kvalitets-säkringssystemet för forskning.

Mötet leds av vicerektor och ska fokusera på en dynamisk dialog, vilket innebär att samtalet inte bör utgå från en förberedd presentation från institutionen. Kvalitetsdialogens innehåll anpassas till de för institutionen kritiska frågorna och definieras därmed i huvudsak av deltagarna själva inom ramen för ämnena forskning och forskningskvalitet. Institutionen ska kort redogöra för hur indikatorrapporten har behandlats inom institutionen inför kvalitetsdialogen. Som underlag till dialogerna fungerar protokoll från föregående dialogmöte,den institutionsvisa indikatorrapporten och aktuell instruktion för kvalitetsdialog om forskning. Därtill ska institutionerna inför dialogen lämna kompletterande väsentlig information. Det kompletterande underlaget kan omfatta forskningsrelaterad information som är central för institutionen, men som inte återges i indikatorrapporten. Sådan information kan exempelvis röra andra än i rapporten medtagna forskningsfinansiärer som är viktiga för institutionen. Fokus i denna komplettering ska vara på förutsättningar som är specifika för institutionen och starkt påverkar forskningen, men som inte framgår av det generella underlaget i indikatorrapporten.

Följande frågor ska behandlas vid samtliga dialoger:

1. Institutionens beredningsarbete och prioriteringar i samband med lärarrekryteringar, dvs. det arbete som föregår behandling i områdesnämnd och senare lärarförslagsnämnden och behörig funktions beslut om anställning.
2. Fördelning av anslaget för forskning och utbildning på forskarnivå (basanslaget) inom institutionen.
3. Samverkan inom forskning.

Genom att dessa dagordningspunkter diskuteras vid varje dialog skapas kontinuitet och möjlighet till uppföljning av centrala frågor inom kvalitetsarbetet. Områdeskanslierna ansvarar för tidsbokning och ser till att deltagarna får nödvändig information i god tid inför dialogerna.

Fokusutvärderingar

Fokusutvärderingarna utgör riktade utvärderingar som vid behov genomförs av en granskningsgrupp bestående av externa sakkunniga. Utvärderingsobjekt kan vara forskningsmiljön vid en institution, del av en institution eller en sammansatt forskningsmiljö mellan flera deltagande institutioner. Utvärderingarna kan även avse andra aspekter av verksamheten, såsom exempelvis en process eller en stödverksamhet inom universitetet. Fokusutvärderingarna har både ett kvalitetssäkrande och ett kvalitetsutvecklande syfte och kan även innebära att identifiera goda exempel. Såväl styrkor som svagheter bör behandlas i den slutliga bedömningsrapporten. Utgångspunkten är att fokusutvärderingarna ska komplettera andra former av extern sakkunniggranskning. Utvärderingen bör ske i nära samarbete och dialog med företrädare för den berörda forskningsmiljön och institutionen.1

En bedömning av behovet av att genomföra fokusutvärdering ska göras regelbundet. En fokusutvärdering kan initieras av rektor, områden eller fakulteter. Rektor beslutar, normalt efter förslag från respektive område, om att genomföra en fokusutvärdering. Rektor fattar även beslut om ordförande, tillika sammankallande, och övriga sakkunniga i gransknings-gruppen efter förslag från området. I normalfallet utses tre externa sakkunniga till granskningsgruppen, inklusive ordförande/sammankallande. Om möjligt bör gruppen inkludera minst en person med internationell forskningserfarenhet. Huvudregeln är att granskarna inte är anställda vid Stockholms universitet. De ska inte vara jäviga.

Rektors kansli tillser att följande dokument finns tillgängliga för granskarna och institutionen på gemensam lagringsyta:

• instruktion till utvärderarna,
• översikt av Stockholms universitet och det svenska forskningssystemet (uppdateras årligen),
• institutionens självvärdering,
• indikatorrapport,
• bibliometrisk rapport och
• anteckningar från vicerektorernas forskningsdialog med institutionen, om en sådan har ägt rum.

Vicerektor tillsammans med berört områdeskansli ansvarar för tidsplan, program samt kontakter med granskare och institutionen. Färdigställd granskningsrapport skickas till områdesledning, berörd institution och rektor samt ansvarig utredare vid Rektors kansli. Därefter ansvarar berört område för att, efter dialog med institutionen, fastställa en eventuell åtgärdsplan. I åtgärdsplanen ska tidpunkt för åtgärdsredovisning framgå. Åtgärdsplanen skickas till rektor och ansvarig utredare vid Rektors kansli.

Rektors kvalitetsdialoger

Kvalitetsdialog genomförs årligen även mellan rektor, prorektor och representanter från respektive områdesnämnd. Syftet är att utbyta information och diskutera kvalitetsfrågor som rör forskning, samt, för rektor, att följa upp vetenskapsområdenas kvalitetsarbete inom forskning. Underlag är kvalitetsrapporter från respektive områdesnämnd som innehåller sådant som framkommit i kvalitetsdialogerna med institutionerna, resultat av eventuella fokusutvärderingar, samt övriga kvalitetsfrågor som respektive område har hanterat under föregående år. Ansvarig för kvalitetssystemet för forskning vid Rektors kansli medverkar och för protokoll vid dialogerna samt tar fram en mall som stöd för kvalitetsrapportens utformning. Rektors kvalitetsdialoger ska följas upp i RUFUS (Rektors utskott för forskningsutvärdering och system för kvalitetssäkring)2 samt i Områdesövergripande rådet och rektor fattar i förekommande fall beslut om uppföljande åtgärder. Resultateten från rektors kvalitetsdialoger används sedan som underlag inom ramen för den övergripande verksamhetsplaneringen vid universitetet.

Styrdokumentet i pdf-format

Handläggningsordning för Stockholms universitets kvalitetssystem för forskning Pdf, 189.6 kB.