Regler om gallring av handlingar inom stödverksamheter som skapats för att underlätta aktiviteter inom kärnverksamheten
Rektor har 2023-01-25 fattat beslut om Regler om gallring av handlingar inom stödverksamheter som skapats för att underlätta aktiviteter inom kärnverksamheten (dnr SU FV-4552-23).
Dokumentet ersätter:
- Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet (dnr SU FV 2.6.2-3133-14)
Ansvarig enhet: Stockholms universitetsbibliotek
Kontaktperson: arkivet@su.se
(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2024.)
Beskrivning
Detta dokument anger regler om gallring av handlingar i stödverksamhet. Reglerna i detta beslut gäller inte om det finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag eller förordning. Reglerna i detta beslut gäller inte för allmänna handlingar som är styrande för myndighetens verksamheter eller som dokumenterar myndighetens kärnverksamheter.
Inledning
Syftet med detta styrdokument är att beskriva hur här definierade handlingar som skapats för att underlätta aktiviteter inom kärnverksamheten ska hanteras vid Stockholms universitet. Riksarkivet har rätt att föreskriva hur andra statliga myndigheter ska hantera sina allmänna handlingar. I vissa föreskrifter finns det krav på att den enskilda myndigheten ska dokumentera hur föreskriften ska tillämpas på myndighetens allmänna handlingar.
Allmänna handlingar får gallras men bara om det kvarvarande beståndet tillgodoser de ändamål som anges i Arkivlagen och gallringen har stöd i författningar. Vissa handlingar ska bevaras. Utifrån vad som anges i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar inom stödverksamheter (RA-FS 2021:7) och Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:7) om gallring av handlingar inom stödverksamheter (RA-FS 2022:2) har Stockholms universitet tagit fram detta regeldokument och beslutat att det gäller vid Stockholms universitet (SU).
Föreskriften, RA-FS 2021:7, tar upp handlingar som skapas inom myndigheternas stödverksamheter inom områden där Riksarkivet tidigare inte meddelat några generella föreskrifter. Reglerna ersätter delvis det tidigare dokumentet Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet (dnr SU FV 2.6.2-3133-14).
Centrala arkiv- och registraturfunktionen vid Stockholms universitetsbibliotek ansvarar för att aktualitetsgranska regelverket gällande allmänna handlingar och vid behov uppdatera tillämpningsbesluten vid Stockholms universitet.
Avgränsning
Reglerna i detta beslut gäller inte om det finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag eller förordning. Gallring av handlingar i SU forskningsverksamhet, räkenskapsinformation, löne-och personaladministrativa handlingar, handlingar vid upphandling, pappershandlingar efter skanning och säkerhetshandlingar regleras i SU tillämpningsbeslut om gallring av sådana handlingar.
Reglerna i detta beslut får inte tillämpas på allmänna handlingar som är styrande för Stockholms universitet verksamheter eller som dokumenterar Stockholms universitets kärnverksamheter utöver vad som anges i bilagan.
Gallring
Gallringen får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning.
För allmänna handlingar som får gallras när de inte behövs för verksamheten ska fristen eller tidpunkten för gallring fastställas så att inte handlingarna gallras innan:
- föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts,
- tidsfrist för revision och preskription har gått ut, eller
- betydelse för styrkande av rättigheter och skyldigheter.
Allmänna handlingar eller uppgift i allmänna handlingar av ringa betydelse som innehåller personuppgifter ska alltid gallras så fort det är möjligt enligt den gallringsfrist som anges i detta beslut.
Tillämpning
Detta dokument vänder sig till samtliga delar av Stockholms universitets organisation.
Stockholms universitet är en arkivbildare och alla institutioner, centrumbildningar under fakultet och förvaltningsavdelningar är följaktligen delarkivbildare med ansvar för sin del av den gemensamma arkivbildningen. Ansvaret för dokumenthantering och arkivvård ligger hos ledningen på respektive organisation. Handläggningsordning för arkiv- och registraturorganisation förtydligar ansvarsfördelningen ytterligare.
Reglerna får tillämpas på handlingar som har inkommit eller upprättats efter den 31 december 2009.
Bevarande och gallring
Nedan beskrivs hur definierade handlingar, som skapats för att underlätta aktiviteter inom kärnverksamheten, ska hanteras.
Handlingar rörande förvaltning, drift, underhåll och kontroll av fastigheter och lokaler
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Externa förfrågningar om uthyrning/bokning av lokaler | Gallras senast 6 månader efter det att förfrågan besvarats. | |
Kvittenslistor över nycklar och passerkort | Gallras 2 år efter det att listan upphört att gälla. | Avser till exempel: - Lista över vilka personer som har tillgång till nycklar och passerkort. |
Handlingar rörande kortvarig uthyrning av lokal till extern aktör | Gallras senast 6 månader efter det att uthyrningen upphört och den ekonomiska transaktionen avslutats.
Undantag från gallring: Bevaras vid t.ex. tvist eller skadegörelse. | |
Handlingar rörande kortvarig uthyrning av lokal till intern aktör | Gallras senast 6 månader efter det att uthyrningen upphört och den ekonomiska transaktionen avslutats.
Undantag från gallring: Bevaras vid t.ex. tvist eller skadegörelse. | |
Bokning av utrustning i lokal | Gallras 6 månader efter bokning eller bokningsperiod.
Undantag från gallring: Bevaras vid t.ex. tvist eller skadegörelse. |
|
Handlingar rörande utemiljöer
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Institutionens/avdelningens beställning av parkeringstillstånd av bilar | Gallras senast 6 månader efter det att tillståndet upphört att gälla. |
Handlingar rörande lokalvård
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Institutionens/avdelningens beställning av lokalvård - grundstädning | Gallras 7 år efter det att städningen genomförts. | |
Institutionens/avdelningens beställning av lokalvård - extra städning | Gallras 7 år efter det att städningen genomförts. | |
Lokalvårdsinstruktioner | Gallras 6 månader efter det att instruktionerna upphört att gälla. | |
Instruktioner om skötsel och vård av inventarier och utrustning | Gallras senast 6 månader efter det att ny instruktion upprättats eller upphört att gälla. | Avser till exempel: - Instruktioner om vård av samlingar - Instruktioner om vård av undervisningsmaterial i form av föremål - Instruktioner kring skötsel av raritetsmagasin |
Handlingar rörande service och anpassning av arbetsplats
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Checklista för kontroll | Gallras 6 månader efter det att ny lista checklista upprättad. | Avser till exempel: - Checklista för kontroll av möblemang och annan utrustning - Checklista över kontorsförråd |
Instruktioner angående hantering av sanering och bekämpning av skadedjur | Gallras 6 månader efter det att ny instruktion upprättats. | Avser till exempel: - Instruktioner vid vattenskador - Instruktioner vid ohyra och skadedjur |
Mätningar av buller, ljus, luftflöde och värme | Gallras 6 månader efter det att mätningen är genomförd.
Undantag från gallring: Mätresultat som leder till vidare åtgärder bevaras. |
Handlingar rörande drift och förvaltning av informationssystem
Avser inte dokumentation enligt 5 kap. Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:1) och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Handlingar rörande tester av IT-system | Gallras 6 månader efter det att test genomförts.
Undantag från gallring: Dokumentation från test som behövs för den kontinuerliga driften av systemet. |
|
Data/uppgifter i utbildnings- och testmiljöer
| Gallras 6 månader efter det att data/uppgifter inte längre behövs för utbildning eller test. |
|
Driftsplaner | Gallras 6 månader efter att ny plan upprättats eller upphört att gälla. | Avser till exempel planer för avbrott för underhåll och uppdateringar av IT-system. |
Driftsinformation | Gallras 6 månader efter det att ärendet avslutats. | Avser till exempel information till verksamheten om planerade underhåll av IT-system eller pågående driftstörning. |
Datorprogram och källkoder efter uppdatering/ versionshantering eller inför avveckling | Gallras 6 månader efter det att datorprogram eller källkoden uppdaterats eller IT-systemet avvecklats.
Undantag från gallring: Se anmärkningar | Gallringen förutsätter att datorprogram eller källkod efter uppdatering/ versionshantering eller före avveckling inte längre behövs för att läsa filer med information som bedömts ska bevaras.
Gallringen förutsätter att datorprogram eller källkod inte behövs vid omprövning eller överklagande av ärenden som hanterats i systemet.
Gallringen förutsätter att datorprogram eller källkod dokumenterats och att en bedömning gjorts om datorprogram eller källkod behövs för eventuellt arkivuttag. |
Systemloggar | Gallras 1 år efter det att gallringsfristen baserad på systemets skyddsnivå är passerad. | Avser loggar som innehåller information om hur systemet tekniskt mår. Loggarna används vid felsökning och belastning av system. |
Digitala filer med anledning av internet- eller intranäts-användning | Gallras 6 månader efter det att filen skapades.
Undantag från gallring: Digitala filer som behövs för förvaltningens och rättsskipningens behov. | Avser till exempel: - Cookie-filer - Historikfiler - Cachefiler - Skanning och kopieringshistorik |
Ärenden inom Serviceportalen | Gallras 6 månader efter det att ärendet avslutats.
Undantag från gallring: Ärenden som bedöms ska bevaras hanteras utanför Serviceportalen. | Avser till exempel: - Beställningar av datorutrustning - Frågor om användningen av IT-system - Felanmälan |
Teknisk dokumentation av ringa betydelse som inte behövs för förståelsen av allmänna handlingar. | Gallras senast 6 månader efter det att arkivuttag genomförts och kontrollerats. | Teknisk dokumentation som inte längre behövs för förståelse av allmänna handlingar eller för förståelsen av andra handlingar/uppgifter eller sambanden mellan dem, t.ex. installations-anvisningar. |
Överenskommelser om servicenivåer | Gallras 2 år efter det att överenskommelsen upphört att gälla. | Avser till exempel: Överenskommelser/avtal mellan IT-avdelningen och övriga delar av Stockholm universitets organisation. |
Säkerhetskopior | Gallras 6 månader efter det att arkivuttag genomförts och kontrollerats.
Undantag från gallring: Under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål och att autentiserade handlingar har överförts till digitalt långtidsbevarande. | |
Kvittenser av IT-resurser | Gallras senast 6 månader efter det att IT-resurs återlämnats. |
Handlingar rörande transporter och lagerhållning
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Listor vid inventering av varor | Gallras 6 månader efter det att avstämningen är genomförd. | Avser underlag till avstämning av kassarapporter eller lagervärdeslistor. |
Beställning av varor internt | Gallras 6 månader efter det att leverans av varor är genomförd och den ekonomiska transaktionen slutförts. | Avser beställning av varor från SU-butiken. |
Rekvisitioner | Gallras 7 år efter genomförd transaktion. |
|
Ordererkännande/ orderbekräftelse | Gallras 6 månader efter det att leverans genomförts och den ekonomiska transaktionen slutförts. | |
Följesedlar och packnotor | Gallras 6 månader efter det att leverans genomförts och den ekonomiska transaktionen slutförts. | |
Bokning av intern transport | Gallras 7 år efter det att transport genomförts och den ekonomiska transaktionen slutförts. | Avser till exempel: Bokning av transport hos Godsavdelningen. |
Bokning av extern transport | Gallras 7 år efter det att transport genomförts och den ekonomiska transaktionen slutförts. | Avser bokning av transport från extern aktör. |
Avbeställning transport | Gallras 6 månader efter det att besked om avbeställning inkommit eller expedierats. | |
Uppgift på lista över transportmedel och förare | Gallras 6 månader efter genomförd transport.
Undantag från gallring: Uppgift på lista som behövs för att styrka i rättssak. | Avser listor med uppgift om vilken förare som framfört vilket transportmedel och tidpunkten för detta. |
Lista över vilka förare som får framföra vilket transportmedel | Gallras senast 6 månader efter det att uppgift i lista upphört att gälla. |
Handlingar rörande resor och färdmedel
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Beställnings- och bokningshandlingar | Gallras 7 år efter avslutat ärende. | |
Avbeställning resa och färdmedel | Gallras 6 månader efter det att besked om avbeställning inkommit eller expedierats. |
Handlingar rörande posthantering
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Försändnings- och mottagningshandlingar | Gallras 6 månader efter det att post/paket skickats eller mottagits.
Undantag från gallring: Under förutsättning att de inte används som verifikationer eller behövs ur rättslig synpunkt. | Avser till exempel: - Frakt- och följesedlar - Inlämnings-kvitton - Kvittensböcker för avgående post - Mottagningsbevis - Paketavi |
Dokumentation om att post- och paketförsändelser utan mottagare eller avsändare slängts | Gallras 2 år efter det att post- eller paketförsändelsen slängts. |
|
Handlingar rörande postturer | Gallras 6 månader efter det att ny handling om posttur upprättats. |
Handlingar som inkommer eller upprättas inom ramen för myndighetens biblioteksverksamhet
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Ansökan om bibliotekskonto - allmänheten | Gallras senast 6 månader efter det att låntagarpost skapats i bibliotekssystem. | |
Begäran om att avsluta bibliotekskonto | Gallras senast 6 månader efter det att bibliotekskontot avslutats.
Undantag från gallring: Avslut av bibliotekskonto förutsätter att inga fodringar kvarstår. | |
Inaktiva låntagare i bibliotekssystem - allmänhet | Gallras 2 år efter senaste aktivitet. |
|
Inaktiva låntagare i bibliotekssystem - student/alumn | Gallras 2 år efter senaste aktivitet. | |
Inaktiva låntagare i bibliotekssystem - forskare | Gallras senast 10 år efter senaste aktivitet. | |
Meddelande om lån | Gallras 3 år efter avslutat ärende. | Avser till exempel: - Meddelande om lån från biblioteks-katalog |
Meddelande om avgifter | Gallras 7 år efter det att meddelandet expedierats och den ekonomiska transaktionen slutförts. | Avser till exempel: - Meddelande om förseningsavgifter |
Beställning av böcker och tidskrifter | Gallras 3 år efter avslutat ärende. | Avser till exempel: - Lån från magasinerat material vid Stockholms universitet - FjärrlånIN (lån från annat bibliotek) - FjärrlånUT (lån av material från Stockholms universitet till annat bibliotek) |
Meddelande om beställda böcker och tidskrifter - allmänhet, student och forskare | Gallras 3 år efter avslutat ärende. | Avser till exempel: - Meddelande om beställning av material från Stockholms universitet - Meddelande om FjärrlånIN (lån från annat bibliotek) |
Meddelanden till andra bibliotek om deras beställning av material från Stockholms universitet | Gallras 3 år efter avslutat ärende. | |
Meddelande om återlämning | Gallras 3 år efter avslutat ärende. | Avser till exempel: - Meddelande om att låneperiod har förfallit - Påminnelser och krav när bok inte lämnats igen |
Meddelande om spärrat bibliotekskonto | Gallras 3 år efter avslutat ärende. | |
Supportärende | Gallras 6 månader efter avslutat ärende.
Undantag från gallring: Ärenden som kräver vidare åtgärder hanteras i diarieföringssystem. | Avser till exempel: - Ärenden inkomna via Stockholms universitets frågeforum/chatt - Ärenden inkomna via ärendehanteringssystem (TopDesk) |
Frågor och svar (FAQ) | Gallras senast 6 månader efter det att informationen inte längre är aktuell. | |
Statistik - anonymiserad | Gallras 6 månader efter det att ärendet slutförts.
Undantag från gallring: Statistik som är en del av den nationella biblioteksstatistiken. | Avser till exempel: - Statistik över låntagarnas lån - Statistik över beställning av material från Stockholms universitet - Statistik över beställning från annat bibliotek |
Rapporter ur bibliotekssystem | Gallras 6 månader efter det att ärendet avslutats eller att eventuella fel åtgärdats. | Avser till exempel: - Information som tas ut i felsökningssyfte - Rapporter för att upprätthålla systemets funktionalitet |
Kvitton vid lån | Gallras 6 månader efter det att ärendet avslutats. | Avser till exempel: Kvitton över fjärrlån - inlån Kvitton över utlån Kvitton vid återlämning |
Information om korrigeringar i beståndskatalog | Gallras senast 6 månader efter det att korrigeringen genomfört. | Avser till exempel: CXZ-listan - meddelande till Librisbibliotek om ändringar i bibliografiska poster. |
Korrespondens angående lån till specialläsesal eller övervakad läsning | Gallras 3 år efter avslutat ärende. |
Handlingar rörande ekonomi
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Räkenskapsinformation | Se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation. | |
Handlingar vid upphandlingar | Se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar vid upphandling. |
Administrativa handlingar rörande persondataskydd
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Tidsbegränsad fullmakt | Gallras senast 6 månader efter det att fullmakten upphört att gälla eller att anställningen avslutats.
Undantag från gallring: Fullmakter som behövs för att tillgodose rättsskipningens behov. | För fullmakt avseende postöppning och liknande, se Regler om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personal-administrativ verksamhet (dnr SU FV 1788–22). |
Fullmakt för inköp av etanol | Gallras 2 år efter det att fullmakten upphört att gälla. | - Alkohollagen (2010:1622) - Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd om teknisk sprit och alkoholhaltiga preparat (HSLF-FS 2022:63). |
Samtycken för personuppgifts-behandling - extern | Gallras senast 6 månader efter det att den på samtycket angivna tidsperioden har löpt ut. | För Samtycken för personuppgiftsbehandling – personal, se Regler om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet (dnr SU FV 1788–22). |
Återkallelse av samtycke | Gallras senast 6 månader efter det att personuppgiftsbehandlingen som återtagandet avser har upphört att gälla. |
|
Information om personuppgiftsbehandling - upphör | Gallras senast 6 månader efter det att personuppgiftsbehandlingen upphört.
Undantag från gallring: Information med personuppgifter som bevaras enligt allmänt intresse för arkivändamål. | Avser till exempel: System där personuppgifterna anonymiseras vid ett bevarande. |
Inaktuella uppgifter i registerförteckning över personuppgifts-behandling | Gallras senast 6 månader efter det att personuppgiftbehandlingen som uppgiften i registret avser har upphört. | |
Anmälan av dataskyddsombud till tillsynsmyndighet | Gallras skyndsamt, dock senast 6 månader efter det att nytt skyddsombud utsetts. | |
Personuppgifter i grupper för kommunikation och spridande av information | Gallras senast 6 månader efter det att personen avslutat sin anställning. | Avser till exempel: - Chatgrupper i Zoom - E-postgrupper i Outlook |
Handlingar i ärenden rörande registerutdrag, radering eller rättelser
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Begäran om och beslut angående registerutdrag | Gallras senast 6 månader efter avslutat ärende.
Undantag från gallring: Beslut som överklagas. | |
Registerutdrag inklusive underlag till registerutdrag | Gallras senast 6 månader efter avslutat ärende.
Undantag från gallring: Registerutdrag som ingår i ett överklagandeärende. | Avser underlag till registerutdrag som skapats vid olika delar av Stockholms universitet vid beredningen av ärendet |
Begäran och beslut om att få felaktiga uppgifter rättade och personuppgifter kompletterade. | Gallras senast 6 månader efter avslutat ärende. Undantag från gallring: Beslut som överklagas. | |
Begäran om att behandling av personuppgifter begränsas | Gallras senast 6 månader efter avslutat ärende. | Avser behandling av personuppgifter under den tid som ärendet avseende begäran om rättelse av felaktiga uppgifter pågår. |
Begäran och beslut om radering av personuppgifter | Gallras senast 6 månader efter avslutat ärende.
Undantag från gallring: Beslut som överklagas. | Avser radering av personuppgifter som inte är undantagna från rätten till radering och skyldigheten att informera andra. |
Handlingar i ärenden rörande utlämnande av allmänna handlingar
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Begäran om utlämnande av allmän handling | Gallras 6 månader efter det att handlingen lämnats ut i sin helhet.
Undantag från gallring: Beslut som överklagas eller där handlingen lämnas ut med förbehåll. | |
Underlag till nekande beslut vid förfrågan om utlämnande av allmän handling | Gallras 6 månader efter det att beslut fattats i ärendet. | Avser handlingar som skapats vid olika delar av Stockholms universitet vid beredningen av ärendet. |
Handlingar rörande kommunikation, information och internutbildning
Avser inte webbplatser som helhet.
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Administrativa handlingar rörande intern kompetensutveckling/ utbildning | Gallras 6 månader efter genomförd kompetensutveckling/ utbildning.
Undantag från gallring: Gallringen förutsätter att handlingen saknar betydelse när det gäller att dokumentera Stockholm universitets verksamhet. | Avser till exempel: - Deltagar-förteckning - Lista över matpreferenser - Lokal- och resursbokning |
Kommentarer på sociala medier som efter bedömning anses vara av ringa betydelse | Gallras 6 månader efter det att inlägget avpublicerades.
Undantag från gallring: Kommentarer som bedöms vara kränkande, hets mot folkgrupp, misstänkt olagliga eller av liknande karaktär bevaras. | |
Handlingar i syfte att sprida rutinartad information på internet eller intranät | Gallras 6 månader efter avslutad aktivitet. | Avser till exempel: - Inlägg på sociala medier som efter bedömning anses vara av ringa betydelse - Interna informationsbrev - Information på SU:s interna och externa webbsidor eller motsvarande som efter bedömning anses vara av ringa betydelse - Meddelanden på anslagstavlor |
Dokumenterad chatt från webbmöten | Gallras 6 månader efter avslutat aktivitet. | Avser chatt som mötesansvarig dokumenterat och sparat utanför webbmötet. |
Handlingar inom löne- och personaladministration
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Handlingar inom löne-och personaladministrativ verksamhet | Se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande och gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet. |
Handlingar inom informationssäkerhet
Handlingar | Gallring | Anmärkningar |
|---|---|---|
Säkerhetshandlingar | Se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av säkerhetshandlingar och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar vid upphandling. |
