Regler om återlämnande och gallring av handlingar rörande studieadministration samt till verksamhetsområdet angränsande handlingar
Rektor har 2021-10-14 beslutat om Regler om återlämnande och gallring av handlingar rörande studieadministration samt till verksamhetsområdet angränsande handlingar (dnr SU FV-2471-21). Beslutet ersätter Regler om gallring och återlämnande av handlingar vid antagning och utbildning av studenter vid Stockholms universitet (dnr SU FV 2.6.2-3132-14).
Ansvarig enhet: Stockholms universitetsbibliotek
Kontaktperson: arkivet@su.se
(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2024. Ansvarig enhet ska vara Stockholms universitetsbibliotek. Ansvarig handläggare ska vara Eva Dahlbäck.)
Beskrivning
Detta dokument anger regler om gallring och återlämnande av handlingar inom främst de studieadministrativa verksamhetsområdena samt till verksamhetsområdena angränsande handlingar vid Stockholms universitet. Vissa handlingar ska bevaras, medan vissa får återlämnas eller gallras efter en angiven gallringsfrist.
Inledning
Syftet med detta styrdokument är att beskriva hur handlingar inom verksamhetsområdena 3 och 4 vid Stockholms universitet ska hanteras när det gäller gallring, bevarande och återlämnande till student. I tillämpningsbeslutet ingår även processer från angränsande verksamhetsområden.
De processer och verksamhetsområden som berörs i detta beslut är enligt Stockholms universitets klassificeringsstruktur följande:
- 1.2.2 Hantera bemanning av beslutsorgan
- 1.3.3 Sammanträda och besluta inom kommittéer, arbetsgrupper, utskott, stiftelser etc.
- 2.1.9 Hantera stipendium
- 2.4 Administrera studentservice
- 2.5.1 Hantera disciplin- och avskiljandeärenden rörande studenter
- 3. Bedriva utbildning på grundnivå och avancerad nivå
- 4. Bedriva utbildning på forskarnivå
- 6.1 Administrera strategiska samarbete
Allmänna handlingar får gallras men bara om det kvarvarande beståndet tillgodoser de ändamål som anges i arkivlagen och gallringen har stöd i författningar. Med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande och gallring hos universitet och högskolor (RA-MS 2017:39) samt Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 2017:39) om återlämnande och gallring hos universitet och högskolor (RA-MS 2020:25) gäller detta regeldokument vid Stockholms universitet.
Reglerna ersätter det tidigare dokumentet Regler om gallring och återlämnande av handlingar vid antagning och utbildning av studenter vid Stockholms universitet (dnr SU FV 2.6.2-3132-14).
Reglerna får tillämpas från och med den 1 juli 1993. Detta dokument vänder sig såväl till institutioner, institut, centrumbildningar som till förvaltningens avdelningar, beroende på vilket arkiv som handlingarna tillhör. Enligt handläggningsordning för arkivorganisationen och arkivvården vid Stockholms universitet bildar samtliga beslutande organ inom Stockholms universitet, avdelningar vid universitetsförvaltningen/institutioner/institut/centrumbildningar samt forskningsprojekt vid institutioner – om inte annat är bestämt i avtal –arkiv som består av allmänna handlingar vid dessa organ. Ansvaret för dokumenthantering och arkivvård vid institution, institut, centrumbildningar ligger hos styrelsens prefekt/föreståndare/ordförande. Ansvaret för dokumenthanteringen vid förvaltningens avdelningar ligger hos chefen för universitetsbiblioteket. Behov av eventuell gallring enligt denna föreskrift bör regelbundet ses över av arkivansvarig. Handläggningsordning förtydligar ansvarsfördelningen ytterligare.
Bevarande, gallring och återlämnande
Handlingar ska bevaras i sin ursprungliga form om inte annat anges. Det innebär att om en handling har inkommit eller upprättats digitalt så ska den även bevaras digitalt. Dessa regler gäller allmänna handlingar oavsett om det är pappershandlingar eller elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Gallringsfrister medges vid angivet antal år efter utgången av det kalenderår som handlingarna avser.
Återlämnande och gallring
I Riksarkivets föreskrift (RA-MS 2017:39) framgår det att i förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor finns föreskrifter om bevarande och gallring av uppgifter i antagningsregister och studieregister.
Enligt samma föreskrift får Stockholms universitet återlämna eller gallra handlingar enligt vad som anges i bilagan till föreskrifterna. Handlingar i ärenden som har överklagats omfattas inte av de gallringsmedgivanden som framgår av bilagan.
Dokumentation och tillämpning
Enligt Riksarkivets föreskrift (RA-MS 2017:39) får Stockholms universitet föra över handlingar som får gallras till elektroniska handlingar genom skanning under den tid de ska bevaras. Vid Stockholms universitet får gallringsbara pappersoriginal som skannats in gallras efter det att resultatet av skanningen har kvalitetsgranskats. Kvalitetsgranskning och gallring ska ske senast sex månader efter skanning.
Bevarande
Enligt Riksarkivets föreskrift (RA-MS 2017:39) ska Stockholms universitet dokumentera de kriterier och metoder som används för urval av de handlingar som enligt bilagan bevaras genom typurval samt vilka handlingar som ingår i urvalet.
* = När en handlingstyp/rad eller anmärkning markeras med en asterisk efter sig så förtydligar det att denna handling eller anmärkning inte omnämns specifikt i Riksarkivets ursprungliga föreskrift utan att den har lagts till för att förtydliga för Stockholms universitet (SU). Riksarkivet tar fram generella föreskrifter och allmänna råd för myndigheter, som sedan fattar ett lokalt beslut hur föreskrifterna ska tillämpas vid myndigheten, och som för Stockholms universitet utgörs av detta dokument. Det ges ofta utrymme från Riksarkivet att förtydliga, och i vissa fall även anpassa, vissa beslut för den särskilda myndigheten.
Hantera bemanning av beslutsorgan
Handlingar
Röstsedlar från interna val.
Gallring/bevarande
Får gallras när mandatperioden för vilken rösterna avser har löpt ut under förutsättning att rösträkningsprotokoll eller motsvarande bevaras.
Anmärkning
-
Ge stöd till verksamheten
Handlingar
Videoupptagningar från interna möten.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter mötestillfället.
Anmärkning
Avser till exempel personalmöten, arbetsgruppsmöten och konferenser.
Hantera antagning av studenter på grundnivå och avancerad nivå
Handlingar
Anmälningar med bilagor till utbildning på grundnivå och avancerad nivå.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter beslut om antagning, om anmälan har registrerats i antagnings- eller studieregister.
Anmärkning
För antagen som inte har registrerats i studieregister, till exempel inresande, utländsk student, bör anmälan med bilagor bevaras.
Handlingar
Arbetsprover för utbildning som leder till konstnärlig examen, arkitektexamen eller motsvarande och som utgörs av allmänna handlingar.
Gallring/bevarande
Får återlämnas efter beslut om antagning.
Om den sökande inte begärt återlämnande får arbetsprover gallras 1 månad efter beslut om antagning.
Dokumentation av uppvisade arbetsprover får gallras 2 år efter beslut om antagning.
Anmärkning
Förekomsten av uppvisade arbetsprover bör dokumenteras.
Arbetsprover som utgör föremål och som inte har bedömts vara allmänna handlingar kan förstöras eller återlämnas utan medgivande från Riksarkivet.
Handlingar
Dispens från förkunskapskrav på kurs*
Gallring/bevarande
Gallras 2 år efter beslut.
Anmärkning
-
Handlingar
Handlingar rörande behörighet genom reell kompetens*
Gallring/bevarande
Gallras 2 år efter beslut.
Undantag från gallring:
Överklagande av beslut rörande reell kompetens bevaras.
Anmärkning
-
Handlingar
Inkomna svarshäften, högskoleprovet.
Gallring/bevarande
Får gallras efter utgången av det kalenderhalvår som infaller 5 år efter provtillfället.
Inkomna svarshäften på papper får gallras tidigast 1 år efter provtillfället efter överföring till annat medium.
Anmärkning
Regleringen av gallringen efter att svarshäftet har förts över till annat medium är ett undantag från 4 §.
RA-MS 2017:39 4 § Myndigheten får föra över handlingar som får gallras till elektroniska handlingar genom skanning under den tid de ska bevaras. Efter överföringen får de ursprungliga handlingarna gallras vid den tidpunkt som myndigheten själv fastställer. Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av denna författning i fråga om gallring efter skanning. *
Hantera antagning av studenter på forskarnivå
Handlingar
Anmälningar med bilagor till utbildning på forskarnivå.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter beslut om antagning, om anmälan har registrerats i antagnings- eller studieregister.
Anmärkning
Stockholms universitet bör bevara anmälan och bilagor för antagen om bilagorna inte har arkiverats av universitetet tidigare. Stockholms universitet bör för antagen också bevara tryckta skrifter som saknar fullständiga bibliografiska referenser.*
Hantera studentärenden
Handlingar
Intyg om studier *
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter intygets utfärdande.
Undantag från gallring:
Intyg som innehåller omdömen eller annan information som inte registrerats i antagnings- eller studieregister.
Anmärkning
Avser till exempel intyg om att studenten studerar och därmed har rätt till studiemedel.
Handlingar
Handlingar rörande begäran om studieuppehåll*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
Avser anmälan med bilagor och beslut angående studieuppehåll.
Handlingar
Inkomna eller upprättade handlingar i samband med anmälan inför den tidpunkt då studierna ska fortsätta efter ett studieuppehåll.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter det att anmälan har kommit in till Stockholms universitet om uppgifter om återtagandet av studier har registrerats i studieregister.*
Anmärkning
Avser handlingar som kan tillkomma vid anmälan inför den tidpunkt då studierna ska fortsätta enligt 5 § Universitets- och högskolerådets föreskrifter (UHRFS 2013:3) om anstånd med studier för antagna samt studieuppehåll, till exempel studentens anmälan och Stockholms universitets beslut eller bekräftelsebrev.*
Handlingar
Anmälningar om studieavbrott.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter det att anmälan har kommit in till Stockholms universitet om uppgifter om studieavbrottet har registrerats i studieregister.*
Anmärkning
-
Handlingar
Handlingar i ärenden om återupptagande av studier efter studieavbrott.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter det att beslut har fattats i ärendet om uppgifter om återtagandet av studier har registrerats i studieregister.
Anmärkning
-
Handlingar
Handlingar rörande byte av studieort*
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter det att beslut har fattats i ärendet om uppgifter om byte av studieort har registrerats i studieregister.
Anmärkning
Avser till exempel
- Ansökan och beslut om byte av studieort.
Handlingar
Handlingar rörande byte av kurs*
Gallring/bevarande
Får gallras när uppgifter om byte av kurs har registrerats i studieregister.
Anmärkning
Avser till exempel
- Ansökan och beslut om byte av kurs.
Handlingar
Handlingar rörande extra examinations- eller provtillfälle*
Gallring/bevarande
Bevarande
Anmärkning
Avser till exempel
- Ansökan och beslut om extra examinations- eller provtillfälle
Handlingar
Handlingar rörande Tillgodoräknanden*
Gallring/bevarande
Bevarande
Anmärkning
Avser rätten att pröva tidigare utbildning eller yrkesverksamhet för tillgodoräknande enligt högskoleförordningen. Samt rätten att få utbildning utanför högskoleområdet och kunskaper och färdigheter förvärvade i yrkesverksamhet prövade.
Se även: Underlag för kontroll och verifiering av uppgifter i studieregister.
Handlingar
Begäran om omprövning eller rättelse av betygsbeslut*
Gallring/bevarande
Bevarande
Anmärkning
-
Handlingar
Handlingar rörande klagomål*
Gallring/bevarande
Bevarande
Undantag från bevarande:
Klagomål som inte föranleder åtgärd gallras 6 månader efter det att ärendet inkommit till Stockholms universitet.
Anmärkning
-
Handlingar
Hantera disciplin- och avskiljandeärenden rörande studenter*
Gallring/bevarande
Bevarande
Undantag från bevarande:
Misstanke om fusk och plagiat som inte leder till vidare åtgärder gallras 2 år efter att beslut tagits om att inga åtgärder ska vidtas.
Anmärkning
Avser till exempel
- Anmälan
- Beslut
- Yttranden
Handlingar
Ansvarsförbindelser för studenter*
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter det att förbindelsen upphört att gälla.
Anmärkning
Avser till exempel ansvarsförbindelser angående studenters användning av universitets IT-stöd.
Handlingar
Information om etik vid verksamhetsförlagd utbildning/praktik*
Gallring/bevarande
Får gallras vid terminens slut efter genomförd praktik.
Undantag från gallring:
Studenter vars praktik ej godkänts av praktikplatsen.
Anmärkning
Avser till exempel:
Information om riktlinjer för etik och etiskt förhållningssätt för dokumentation i förskollärarutbildningen.
Hantera särskilt pedagogiskt stöd
Handlingar
Adress- och kontaktuppgifter av tillfällig betydelse.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter det att ärendet avslutades, under förutsättning att de inte behövs för återsökning av andra handlingar.
Anmärkning
-
Handlingar
Kopior av handlingar och uppgifter som bevaras.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter det att ärendet avslutades.
Anmärkning
-
Handlingar
Tjänsteanteckningar av tillfällig betydelse.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter det att ärendet avslutades under förutsättning att de inte tillför ärendet sakuppgift.
Anmärkning
-
Handlingar
Uppgifter med systeminformation av tillfällig betydelse.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter det att ärendet avslutades.
Anmärkning
-
Handlingar
Uppgifter om automatgenererade mejlaviseringar.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter det att ärendet har avslutades.
Anmärkning
-
Handlingar
Uppgifter i loggar tillhörande arkivpaket.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter det att ärenden om en student har överförts till bevarande.
Anmärkning
-
Handlingar
Intyg på studentens beviljade stödåtgärder*
Gallring/bevarande
Får gallras när den inte längre behövs för verksamheten, dock senast 6 månader efter beslutet om stödåtgärder upphört att gälla.
Anmärkning
-
Hantera bidrag
Handlingar
Handlingar i ärenden om utbildningsbidrag.
Gallring/bevarande
Får gallras 10 år efter det att beslut har fattats i ärendet. Handlingar i ärenden som inte har beviljats får gallras 2 år efter beslut.
Undantag från gallring:
Dokumentation av vilka som sökt och beviljats bidrag ska bevaras.
Anmärkning
Förordningen (1995:938) om utbildningsbidrag för doktorander har upphört att gälla från och med den 1 juli 2017. Enligt övergångsbestämmelserna gäller de äldre föreskrifterna fortfarande för den som har beviljats utbildningsbidrag för doktorander, dock längst till utgången av juni 2020.
Handlingar
Handlingar i ärenden om tilldelning av internt utlysta medel och stipendium.
Gallring/bevarande
Får gallras 10 år efter det att beslut har fattats i ärendet. Handlingar i ärenden som inte har beviljats får gallras 2 år efter beslut.
Undantag från gallring:
Dokumentation av vilka som har sökt och beviljats bidrag ska bevaras.
Anmärkning
Bestämmelsen omfattar även ansökan från anställda vid universitet och högskolor.
Bestämmelsen avser dock inte registrerad stiftelse.
Enligt 6 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet, bör ansökan och beslut om beviljade medel i forskningsprojekt undantas från gallring.
Avser stipendier från Stockholms universitets stipendiestiftelser. Kan sökas av studenter och forskare. *
Handlingar
Handlingar i ärenden rörande nationellt utlysta stipendium samt stipendium för internationella samarbeten och utbildning.*
Gallring/bevarande
Får gallras 10 år efter det att beslut har fattats i ärendet. Handlingar i ärenden som inte har beviljats får gallras 2 år efter beslut.
Undantag från gallring:
Dokumentation av vilka som har sökt och beviljats bidrag ska bevaras.
Anmärkning
Avser till exempel
- Erasmusstipendium för studier eller praktik
- Skriva uppsats via Erasmus+
- MFS-stipendium
- Ingenjören C M Lericis stipendium
- Stiftelsen Gustaf Björklunds minne
Utbildning i detta sammanhang är enligt praxis såväl grundutbildning som doktorandutbildning.
Planera och administrera utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå *
Handlingar
Handlingar rörande gemensamma utbildningsinsatser*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
Avser till exempel
- Avtal och överenskommelser mellan lärosäten om gemensamma utbildningar
Handlingar
Utbildningsvärderingar och utvärderingar av forskning – underlag*
Gallring/bevarande
Gallras 2 år efter sammanställd rapport.
Undantag från gallring:
Utbildningsvärderingar och utvärderingar av forskning - rapporter ska bevaras.
Anmärkning
Avser handlingar rörande statistik och analys angående antagning av studenter, t.ex. antagnings- och planeringstal.
Handlingar
Handlingar rörande planering av utbud av kurser och program*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
Avser till exempel
- Anhållan/förslag till beslut om inrättande av program/kurs
- Anhållan/förslag till beslut om förändring av program/kurs
- Anhållan/förslag om avvecklande av program/kurs
- Beslut om kursansvarig
- Utbildningskatalog/kurskatalog eller annan redovisning av utbildningsutbud
- Beslut, fastställa betygskriterier,
- Beslut, fastställa kurslitteratur/litteraturlista.
Handlingar
Kursplan och Utbildningsplan*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
-
Handlingar
Beskrivning av studiegång*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
Beskriver i vilken ordning studenten ska läsa olika ämnen.
Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå samt forskarnivå*
Handlingar
Handlingar rörande information om undervisningen*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
Avser till exempel:
- Välkomstbrev
- Kursbeskrivningar/kursanvisningar
- Litteraturlista
- Betygskriterier
- Scheman som ingår i kursbeskrivning (se även Uppgifter i system för Schemahantering)
Handlingar
Videoupptagningar från undervisningstillfällen
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter avslutat kurstillfälle.
Undantag från gallring:
Videoupptagningar från undervisningstillfällen ska bevaras genom typurval.
Anmärkning
Avser till exempel videoupptagningar från föreläsningar.
* Institutionen ska basera sitt typurval på följande kriterier:
- videoupptagningar från undervisningstillfällen inom ämnesområden som är unika i sitt slag eller
- rönt stor uppmärksamhet hos allmänheten
- eller bedöms ha ett särskilt värde ur ett utbildningshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt perspektiv.
Ett särskilt beaktande ska tas till föreläsningar från mer ”traditionella ämnen” och undervisningsformer. Detta för att kunna återge det rutinmässiga undervisningsarbetet vid lärosätet.*
Handlingar
Undervisningsmaterial*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
Avser till exempel:
- Övningsuppgifter
- Laborationsanvisningar
- Föreläsningsunderlag t.ex. presentationer i Powerpoint
- Filmer som SU har producerat
- Kompendier/artiklar/böcker eller annan av SU egenproducerad litteratur.
Handlingar
Skriftliga provsvar.
Gallring/bevarande
Får återlämnas till studenten efter betygsättningen om betyget har registrerats i studieregister.
Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättningen.
Undantag från gallring:
Ett exemplar av provformuläret ska bevaras.
Anmärkning
Om en student begär omprövning av betyget bör provsvaret bevaras i 2 år efter att prövningen har slutbehandlats.
* Enligt Rektorsbeslut (SU FV-1-1-2-3363-20) ska skriftliga provsvar (examinationsuppgifter) behållas i 2 år. Om originalet lämnas ut till studenten ska kopian sparas i 2 år från betygssättning.
Inskannade pappersoriginal får gallras efter det att resultatet av skanningen kvalitetsgranskats.
Med provformulär avses de frågor eller uppgifter som studenten ska besvara eller utföra vid en examination. Även rättningsmall och lösningsförslag ska bevaras.*
Handlingar
Digitala provsvar *
Gallring/bevarande
Får återlämnas till studenten efter betygsättningen om betyget har registrerats i studieregister.
Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättningen.
Undantag från gallring:
Ett exemplar av provformuläret ska bevaras.
Anmärkning
Om en student begär omprövning av betyget bör provsvaret bevaras i 2 år efter att prövningen har slutbehandlats.
Enligt Rektorsbeslut (SU FV-1-1-2-3363-20) ska skriftliga provsvar (examinationsuppgifter) behållas i två. Om originalet lämnas ut till studenten ska kopian sparas i två år från betygssättning.
Med provformulär avses de frågor eller uppgifter som studenten ska besvara eller utföra vid en examination. Även rättningsmall och lösningsförslag ska bevaras.
Handlingar
Videoupptagningar från examinationer.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter examinationen.
Anmärkning
Avser till exempel videoupptagningar från seminarier med examinerande moment.
Om en student begär omprövning av betyget bör provsvaret bevaras i 2 år efter att prövningen har slutbehandlats.
Handlingar
Handledarrapporter med bilagor från verksamhetsförlagd utbildning.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter avslutad delkurs eller utbildning.
Undantag från gallring:
Stockholms universitet ska bevara rapporter om de har legat till grund för betygsättningen och betyget inte har registrerats i studieregister.*
Anmärkning
Handledarrapporter sparas efter avslutad delkurs och gallras 2 år efter avslutad utbildning. *
Handlingar
Studenternas rapporter med bilagor från praktik eller verksamhetsförlagd utbildning.
Gallring/bevarande
Får återlämnas till studenten efter avslutad delkurs eller utbildningen om betyget har registrerats i studieregister.
Rapporter och bilagor som inte har återlämnats får gallras 2 år efter det att betyget har registrerats i studieregister.
Anmärkning
Med bilagor avses utlåtanden från arbetsplatser och annan dokumentation som bildar underlag till rapporten.
Studenternas rapporter med bilagor från praktik eller verksamhetsförlagd utbildning bevaras per program efter rullande schema. Vid ett bevarande bevaras samtliga VFU-rapporter som skrivs av studenten under utbildningen.*
Handlingar
Handlingar rörande två- eller trepartssamtal*
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter avslutad utbildning om betyget har registrerats i studieregister.
Anmärkning
Avser studentens självvärdering och dokumentation.
Handlingar
Etikdeklaration i samband med examensarbete*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
Avser handling i vilken studenten deklarerar om de i samband med examensarbetet kommer att hantera känsliga personuppgifter.
Handlingar
Uppsatser för 60 högskolepoäng eller motsvarande nivå.
Gallring/bevarande
Får gallras 5 år efter betygsdatum om betyget har registrerats i studieregister.
Anmärkning
För uppsatser på kurser där 60 högskolepoäng utgör den högsta nivån ska Stockholms universitet ta särskild ställning till ett eventuellt bevarande av uppsatserna.*
Uppsatser för 60 högskolepoäng som av verksamheten bedöms ha ett bestående värde ska bevaras digitalt. *
Handlingar
Examensarbeten/uppsatser/självständiga arbeten för 90 högskolepoäng, motsvarande nivå eller högre*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
-
Handlingar
Register över examensarbeten/uppsatser/självständiga arbeten*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
-
Handlingar
Opponentlista (examensarbeten/uppsatser/självständiga arbeten)*
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter genomfört moment.
Anmärkning
-
Handlingar
Kursvärderingar.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter att en sammanställning har upprättats.
Undantag från gallring:
Sammanställningen ska bevaras.
Anmärkning
Gallringen avser studenternas enkätsvar. Sammanställningen av enkätsvaren ska bevaras.
Kursrapporten innehållande analys av kursvärdering och planering av eventuella åtgärder ska bevaras.*
Handlingar
Ansökningar med bilagor om examensbevis eller kursbevis.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter att examensbeviset eller kursbeviset har utfärdats eller beslut om avslag har fattats.
En förutsättning för gallringen i de fall där examensbevis eller kursbevis har utfärdats är att uppgifter om beviset har registrerats i studieregister.
Undantag från gallring:
Examensbevis och kursbevis ska bevaras.
Anmärkning
Avser ansökan om utfärdande av examen på grund- och avancerad nivå samt forskarnivå. *
Handlingar
Handlingar rörande överklagan av avslag på ansökan om examensbevis eller kursbevis*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
Avser avslag på ansökan om utfärdande av examen på grund- och avancerad nivå samt forskarnivå.
Avser till exempel
- Överklagan av avslag
- Överklagandenämndens beslut
Handlingar
Underlag för kontroll och verifiering av uppgifter i studieregister.
Gallring/bevarande
Får gallras vid den tidpunkt som Stockholms universitet har fastställt.
Vid fastställandet av tidpunkten är det viktigt att uppmärksamma att handlingarna inte får gallras innan
- föreskriven redovisning, bearbetning eller kontroll har slutförts,
- tidsfrist för revision och preskription har gått ut, och
- betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört.*
Anmärkning
Handlingar i ärenden enligt högskoleförordningen (1993:100) omfattas inte av gallringsmedgivandet, till exempel handlingar i ärenden om tillgodoräknande av studier.
*Som underlag vid ärenden om tillgodoräknanden avses både studier och yrkesverksamhet.
Betygsunderlag t.o.m. HT 2017 ska bevaras. Betygsunderlag fr.o.m. VT 2018 eller vid den tidpunkt som institutionen införde attestering av betyg i studieregister (Ladok) kan gallras.
Noteringar om avslutade moment på kurs t.o.m. HT 2017 ska bevaras.
Noteringar om avslutade moment på kurs fr.o.m. VT 2018 eller vid den tidpunkt som institutionen började använda noteringsfunktionen i Ladok kan gallras.
Närvarolistor vid obligatorisk närvaro t.o.m. HT 2017 ska bevaras. Närvarolistor fr.o.m. VT 2018 eller vid den tidpunkt som institutionen införde attestering av betyg i studieregister (Ladok) kan gallras.
Arkivlistor helkurs och moment/prov (s.k. Ladoklistor) bevaras. Avser hanteringen t.o.m. HT 2017 och införandet av nya Ladok.
Arkivlista för registreringsverifikat får gallras efter 10 år. Avser hanteringen t.o.m. HT 2017 och införandet av nya Ladok.
Intyg för forskarstuderande om närvaro på seminarier och konferenser där närvaron är betygsgrundande gallras när uppgifterna är införda i studieregister. *
Handlingar
Uppgifter i system för Schemahantering.
Gallring/bevarande
Får gallras 5 år efter kursstart.
Anmärkning
*Avser scheman med uppgifter om lokal, ämne för undervisning, tidpunkt samt bokare, ur elektroniska verksamhetssystem för schemahantering.
Scheman som ingår i kursbeskrivning och som innehåller information om undervisning och undervisningsformer ska bevaras.*
Handlingar
Handlingar rörande individuell studiegång*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
Avser till exempel:
- Individuell studiegång/plan för Masterstudenter
Handlingar
Handlingar rörande individuell studieplan för forskarstudenter*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
Handlingar
Handlingar rörande handledning av student*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
Avser till exempel:
- Beslut och avtal om handledare
- Ansökan och beslut om byte av handledare
Handlingar
Handlingar rörande examinator*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
Avser till exempel:
- Beslut om examinator
- Ansökan och beslut om byte av examinator
Handlingar
Handlingar rörande licentiatseminarier*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
Avser till exempel:
- Ansökan och anmälan
- Beslut
- Protokoll fört vid seminarium
- Licentiatavhandlingar/uppsatser (inkl. spikblad)
Handlingar
Handlingar rörande disputationer*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
Avser till exempel:
- Anmälan och beslut om disputation
- Beslut rörande tillsättning av betygsnämnd/opponent
- Betygsnämndens protokoll (Disputationsprotokoll)
- Doktorsavhandling (inkl. spikblad)
Handlingar
Jävsdeklaration i samband med disputation*
Gallring/bevarande
Gallras 5 år efter genomförd disputation.
Anmärkning
-
Handlingar
Listor upprättade vid examination*
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter examinationstillfället.
Bevaras om handlingen ingår i ärende som föranlett åtgärd*
Anmärkning
Avser till exempel:
- Opponentlista (uppsatser)
- Tentamensanmälningslista
- Kvittenslista vid utlämnande av rättad tentamen
- Tentamensförbindningslista (tentamen på annan ort)
- Paus- och toalistor vid examination
- Placeringslista vid examination
Handlingar
Handlingar rörande extra examinations- eller provtillfälle*
Gallring/bevarande
Bevaras
Anmärkning
Avser till exempel:
- Ansökan och beslut om extra examinations- eller provtillfälle
Samverka
Handlingar
Videoupptagningar från möten med externa aktörer.
Gallring/bevarande
Får gallras 2 år efter mötestillfället.
Undantag från gallring:
Stockholms universitet ska bevara videoupptagningar som bedöms ha ett värde för forskningen eller som har rönt stor uppmärksamhet.*
Anmärkning
Avser till exempel videoupptagningar från konferenser, seminarier, nätverksträffar som sker med externa aktörer.
