Mallar i Office

Förutom att följa de grafiska riktlinjerna är mallarna framtagna för att dokument som skapas vid Stockholms universitet ska vara så tillgängliga som möjligt. Det gör dem användarvänliga för alla, oavsett eventuella funktionsvariationer. Därför är de nya mallarna obligatoriska att installera, men framförallt obligatoriska att använda.
Inledningsvis kommer installationen vara upp till var och en att genomföra. Om statistiken för antalet installationer efter en tid visar att för få installerat mallpaketet, kommer en s.k. tvingande installation genomföras på samtliga SUA-datorer.

Hur installerar jag mallarna?

PC (SUA-dator)

1. Öppna Softwarecenter
2. Under Applikationer, klicka dig fram till SU Officemallar 1.1.0
3. Följ instruktionerna för avinstallation om du har gamla mallar installerade. Gör det innan du installerar de nya mallarna.
4. Klicka på “Installera”.

MAC (SUA-dator)

1. Om du har Office-mallar installerade sedan tidigare måste du först avinstallera de gamla mallarna:
   - När du står i Finder, klicka på Gå –> Gå till mapp… uppe i menyraden, alternativt klicka [shift + cmd + G].
   - Kopiera och klistra in den här sökvägen ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Användarinnehåll/Mallar.
   - Radera mallarna i den mappen.
2. Öppna Arbetsplatstjänsten/Self service
3. Under “Office applications”, klicka på “Installera” under “v1.2-SU-mallar Office”
   

Ej SUA-dator

1. Logga in i Mediabanken
2. Sök på “Office”, så ska mapparna dyka upp i sökresultatet
3. Ladda ned installationspaketet, antingen för PC eller MAC
4. Öppna installationspaketet och följ instruktionerna

Var hittar jag mallarna efter installation?

I både Word och Powerpoint finns en mallknapp uppe i vänstra hörnet, i form av en SU-ikon.

Du hittar även mallarna i startvyn i programmen. Klicka på “Nytt” i vänstra panelen så dyker mallarna upp under rubriken “Personliga”.

Vilka mallar finns det?

Word-mallar:

• Grundmall (med logotyp samt sidfot)
• Protokoll
• PM
• Beslut
• Brev SE
• Brev ENG
• Tom (utan logotyp men med korrekt typografering)

Powerpointmallen finns i två versioner, en mörk och en ljus. De mall-sidor som finns är:

• Rubrikbilder (eld, kvist, kronor)
• Innehållssidor (text och stor bild, text och liten bild, innehåll i två delar, rubrik och innehåll)
• Kapitelsidor
• Citat
• Slutsida

Hur använder jag de nya mallarna?

Word

Word-mallarna har förbestämda fält för information som ska anges. Vilka fält som finns att fyllas i beror på vilken mall som används. En ändring från tidigare mallar är t.ex. att användaren själv fyller i fältet för institution/avdelning/funktion. Därmed slipper vi begränsas till en förbestämd lista som måste uppdateras då t.ex. institutioner bildas eller byter namn.

Powerpoint

När man öppnar en ny presentationsmall består de första tre sidorna av instruktioner. Där finns utförlig information om hur man använder mallen. Instruktionssidorna är dolda och visas inte när man går in i presentationsläge eller skriver ut.

Tillgänglighet

Vi har skapat formaterade rubriknivåer och listor som gör det lättare att hitta i och läsa dokumentet, oavsett om man använder skärmläsare eller inte.
Vi har plockat ut mycket av informationen från sidhuvudet, eftersom det inte läses upp av tekniska hjälpmedel som skärmläsare.

Vi har också gjort det enkelt att ange institution/avdelning/funktion.

Tips:

• Glöm inte att lägga till alternativtexter till bilder som förklarar eller illustrerar innehållet i texten.
• Använd hög kontrast i illustrationer och tabeller, så att alla kan se och förstå det som illustreras.
• Ta hjälp av Words inbyggda kontroll av tillgänglighet. Den är ett bra stöd!
  Om du skapar en PDF av dokumentet, se till att inställningarna för tillgänglighet följer med när du sparar.

Här hittar du instruktioner om hur man skapar tillgängliga dokument:

Instruktioner för hur man skapar tillgängliga dokument

Uppdatera befintliga dokument

Dokument publicerade efter 2018 ska uppdateras och tillgänglighetsanpassas. Observera att det inte gäller ej arkiverade dokument, utan endast de som används.

• Utgå alltid från mallen och inte ett sparat dokument. Mallen kan ha uppdaterats och risken är stor att du får med gammal formatering och du utgår från “gammalt” dokument.
• Klistra in kopierad text utan formatering. Använd alternativet Behåll endast text under knappen Klistra in.
• Gå igenom dokumentet och lägg till de rubriker, stycken och listor som behövs. Använd formatmallarna och skapa inte egna rubriker

Mer om digital tillgänglighet

Lagar och regler kring digital tillgänglighet

Dokument ska vara tillgängliga

Filformat för dokument

Frågor om mallarna och tillgänglighet

Har du frågor kring tillgänglighet? Kontakta webbtillganglighet@su.se, för webtillgänglighet, och visuell identitet, visuellidentitet@su.se,, för tillgänglighet frågor som rör Office-mallar eller grafiska produktioner.