Information till prefekter

Signeringsuppgifter

Du som är signeringsansvarig får då ett mejl om att du har en uppgift att utföra i Prisma.

1. Logga in på ditt konto i Prisma.
2. Klicka på toppmenyn Organisationsuppgifter.
3. Klicka på menyvalet Signera.
4. Klicka på Uppgift på raden för ansökan du ska signera.

Du måste bocka i rutan "Jag har tagit del av all information och bekräftar åtagandena" för att aktivera knappen Signera.

Via denna länk hittar du fullständig information om denna process:
swedish-research-council.document360.io/docs/utfrare-organisation

Prisma skickar påminnelser via e-post om sådana uppgifter samt om sista datum för signering.

Viktigt! För att signera ansökningar och bidrag krävs att du och din ställföreträdare har behörighet till organisationskontot.

Om du har tillträtt som prefekt, om en ny ställföreträdare har utsetts, om ditt uppdrag har avslutats eller vid andra förändringar som rör signeringsstrukturen vid institutionen, ska detta meddelas Juliana Räsänen

Prefekten ger godkännande för åtkomst till portalen för nya ekonomer och administrativa chefer.
För detta ska ett mejl skickas till Juliana Räsänen med nödvändig information: uppgifter om den nya medarbetaren samt dennes e-postadress.

Organisationsbidrag

I Prisma finns en särskild bidragsform – organisationsbidrag.

Observera att organisationsbidrag kan komma från Formas, Forte och Vetenskapsrådet.

Via denna länk kan ni läsa fullständig information:
swedish-research-council.document360.io/docs/ska-organisationsbidrag

Observera att sådana ansökningar besvaras av organisationen och signeras i Prisma med era godkännanden av Mikko Roos, Alexandra Blomkvist eller Carl Sandberg. Dessa ansökningar kommer därför inte att visas i era signeringsuppgifter i Prisma.

OBS! Vi rekommenderar att interna rutiner skapas för att informera ekonomer om hur många organisationsbidrag som finns vid institutionen.

Rutiner kring ekonomisk och vetenskaplig återrapportering för organisationsbidrag i Prisma

Vetenskapsrådet har nyligen infört krav att organisationskontoanvändare (Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd) ska godkänna både vetenskapliga och ekonomiska återrapporteringar av organisationsbidrag i Prisma.

Viktigt! Ansvaret för de ekonomiska och vetenskapliga rapporternas innehåll samt att deadline hålls ligger hos projektledaren. Godkännandet är enbart ett administrativt steg och för att detta ska hanteras så smidigt som möjligt gäller följande rutiner:

1. Institutionens ekonom kontrollerar den färdiga ekonomiska rapporten med projektledaren, väljer Juliana Räsäsnen i Prisma-systemet och skickar rapporten till henne för godkännande via Prisma senast fem (5) arbetsdagar innan deadline går ut.
2. Projektledaren skickar ett mejl till prisma@su.se med följande information: ”Jag godkänner den ekonomiska återrapporteringen av bidraget med dnr_______, projekttitel __________” senast fem (5) arbetsdagar innan deadline. Ekonomen och projektledaren får ett bekräftelsemejl från Prisma inom två dagar att rapporten har godkänts.
3. För godkännande av vetenskaplig återrapportering av organisationsbidrag i Prisma väljer projektledaren Mikko Roos, Alexandra Blomkvist eller Carl Sandberg (beroende på vem som öppnade organisationsbidraget) i Prisma-systemet och skickar rapporten till honom för godkännande via Prisma senast fem (5) arbetsdagar innan deadline. Projektledaren får ett bekräftelsemejl från Prisma inom tre dagar att rapporten har godkänts.

Exempel på hur organisationsbidrag och vanligt bidrag ser ut i Prisma

OBS! I ett vanligt bidrag / ansökan visas för- och efternamn i fältet ‘projektledare’, medan det i ett organisationsbidrag / ansökan alltid står universitetet.