Ekonomi

Ekonomiska rutiner och riktlinjer hjälper till att säkerställa en effektiv och ansvarsfull hantering av resurser. Här hittar du information om inköp, ersättningar, arvodering och annan ekonomiadministration.

Inköp och upphandling

Alla inköp måste följa Stockholms universitets riktlinjer (regler för representation, upphandling, resepolicy etc.). Avvikelse från riktlinjerna måste på förhand godkännas av prefekt eller administrativ chef.

Inköp ska i första hand ske genom universitetets upphandlade avtal, i andra hand via Kammarkollegiets avtal (www.avropa.se) och i sista hand via direktupphandling. Universitetets upphandlade avtal hittar du i universitetets Avtalskatalog. Där hittar du information om eventuell rangordning, kontaktuppgifter till leverantörerna och information om hur beställning eller avrop ska gå till. Det är möjligt att söka efter lämpliga avtal genom fritext, avtalsnamn, leverantör eller avtalsområde. Läs mer på den gemensamma Medarbetarwebben.

Har du frågor som är relaterade till inköp och upphandling, kontakta

inkop@edu.su.se

Skapa en lathund för Inköp och direktupphandling ?

Fakturering

Enligt lag måste alla leverantörer skicka e-faktura. Lagen gäller både för inköp i Sverige och utomlands oavsett värde. En PDF-faktura eller skannad pappersfaktura räknas inte som en e-faktura. Leverantörer kan skicka e-faktura till universitetet via PEPPOL eller universitetets leverantörsportal. Som referens anger du institutionens referensnummer 306.

Till våra leverantörer som känner sig osäkra på hur man ska göra, kan du hänvisa till denna länk Information till dig som är leverantör

Alla fakturor måste kontrolleras av beställaren senast en vecka efter att de skickats ut så att prefekt/motsvarande hinner attestera i god tid före förfallodatum. Förbered därför obligatoriskt fakturaunderlag så att det är klart när fakturan skickas till dig för kontroll. Försenade svar ger upphov till förseningsavgifter och i värsta fall inkassokrav.

Representation, konferenser och möten

Vid inköp av mat och dryck finns flera regler att förhålla sig till. Det är till exempel inte tillåtet att bjuda på lunch/middag vid vanliga seminarier och planeringsmöten. Det är heller inte tillåtet att ge dricks i något sammanhang. Vid inköp av mat och dryck måste alltid deltagarlista och program/inbjudan bifogas till fakturan så att revisorerna kan se vad syftet med inköpet var, läs mer under rubrik Fakturering – Fakturaunderlag och kvitton.

Övergripande information samt riktlinjer för extern representation går att se i universitetets Regelbok.

• Stockholms universitets riktlinjer för representation

Kontakta ekonomi_personal.edu@su.se vid frågor.

Tjänsteresor

Tjänsteresor ska utföras på uppdrag av Stockholms universitet och i enlighet med SU:s policy för möten och resor. Innan du bokar en resa ska du alltid överväga om resan kan ersättas med digitala möten. Läs igenom all information avseende tjänsteresor på den gemensamma Medarbetarwebben.

Observera att det inte är tillåtet att använda aktörer som Uber, Lyft, Airbnb och liknande företag på grund av risk för penningtvätt! Universitetets upphandlade resebyrå är för närvarande Amex GBT.

• SU:s policy för möten och resor

Tjänstereseförsäkring

Statens tjänstereseförsäkring

Vid alla tjänsteresor, såväl inrikes som utrikes, omfattas alla som reser i Stockholm universitets namn av Statens tjänstereseförsäkring.
På utrikes resa tar resenären med sig intyg (Insurance certificate) som intygar att du är försäkrad hos Stockholms universitet via Kammarkollegiet.

Intyget utfärdas av personalhandläggare Marie Hurtig.

På intyget står kontaktinformation till Falck Global Assistance som ska kontaktas till exempel vid händelse av olycka, akut sjukdom, aktiv skadehjälp, naturkatastrof, kris – konflikt eller vid behov av annan akut assistans. Uppge försäkringsnumret! De hänvisar dig till vårdinrättning, sjukhus du ska ta dig till eller läkare du ska kontakta etc.

Är tjänsteresan till EU-land ska du också ta med dig ditt EHIC = European Health Insurance Card. Kortet beställer du från Försäkringskassan.
EHIC ger dig rätt till vård på lika villkor i det EU-land du befinner dig i.

Eurocard

Är du ute och reser mycket i tjänsten finns det möjlighet att ansöka om ett företagsupphandlat privatkort med personligt betalansvar. Kortet används för utlägg i tjänsten och tjänsterelaterade kortnader. Kortet är avsett att användas vid tjänsteresor och för tjänsterelaterade kostnader. Stockholms universitet som arbetsgivare kan erbjuda EUROCARD som betalkort med personligt betalansvar. Vilket innebär att fakturan kommer hem till dig och du betalar den själv.

Efter din tjänsteresa behöver du som vanligt göra en reseräkning eller utlägg i personalsystemet Primula för att få ersättning för dina kostnader. I samband med detta lämnar du in dina originalkvitton som styrker de utlägg du gjort. Då fakturan från Eurocard som kommer till dig, har en kredittid på 30 dagar, behöver du inte ligga ute med pengar om reseräkningen/utlägget görs i tid. From juni 2022 kommer utbetalningar göras 2 gånger i månaden från personalsystemen, men glöm inte att kryssa i rutan för detta, när du gör din reseräkning.

Hur ansöker jag?

Du tar kontakt med prefekt Carina Carlhed Ydhag/adm chef Pia Vångö, för att få ett godkännande om att ansöka om Eurocard, och i samband med detta får du en länk där du ansöker direkt (länken gäller endast för dig och får inte spridas). Efter kreditprövning och godkännande kommer kortet sedan att skickas hem till dig.

Institutionens Eurocard

På institutionen har även vi på ekonomi tillgång till Eurocard, och vi kan hjälpa dig att betala kostnader online, som konferensavgifter, medlemsavgifter, hotellkostnader mm. Vi som har tillgång till korten är:

Pia Vångö
Maria Swanberg

Inköp via betalkort får dock inte ersätta fakturering som betalningssätt utan så långt det är möjligt ska inköp faktureras. Reseförsäkring ingår inte i kortet.

Läs mer om Betalkort

Ersättning för utlägg

Ansökan om ersättning för utgifter i tjänsten ska registreras i Primula inom 6 månader från det att kostnaden uppstod.

I Primula rapporterar du utlägg under Mina sidor > Resor/Utlägg. Notera att det enbart är formulär "1. Utlägg/bilersättning" som ska användas vid utlägg. Reseräkning används endast då man har fått traktamente beviljat av finansiär.

Det är viktigt att du anger all nödvändig information (projektnummer, kostnadsställe, syfte, belopp, namn på leverantörer, datum etc) i Primula innan du skickar in ärendet. Kontakta ekonomi_personal.edu@su.se om du är osäker på hur kostnaden ska konteras, d.v.s. om du inte vet vilket projekt eller vilket kostnadsställe som ska belastas eller om du vill ha hjälp vid registreringen.

Bifoga kvitton och alla andra underlag som krävs (se rubriken Fakturering > Fakturaunderlag och kvitton). Observera att bokningsbekräftelser och vanliga fakturor måste kompletteras med bankutdrag med ditt namn på om det inte framgår att kostnaden är betald. Digitala kopior av papperskvitton måste vara av god kvalitet och alla uppgifter måste tydligt framgå av kopian.

Ansökan måste vara inlämnad senast den 4:e varje månad för att ersättningen ska kunna utbetalas med kommande lön (runt den 25:e varje månad).

Friskvård

Information om friskvårdsbidrag, läkemedelsersättning och bildskärmsglasögon hittar du under Min anställning > Hälsa.