English

Rehabiliteringsprocessen

Rehabiliteringsprocessen ger stöd till dig som chef med personalansvar, så att du kan säkerställa att dina medarbetare ges förutsättningar att förebygga ohälsa samt återfå arbetsförmåga så snart som möjligt.

Rehabiliteringsprocessen beskriver vad som ska göras, när aktivitet ska ske och vem som ska agera. Här kan du läsa mer om de olika delarna i processen och vad du som chef behöver göra.

Verktygslådan innehåller alla dokument i rehabiliteringsarbetet.

Rehabiliteringsprocessen vid Stockholms universitet består av flera delar.

Stockholms universitets rehabiliteringsprocess


Det är viktigt att du som chef följer upp och agerar på tidiga signaler för att förebygga framtida ohälsa hos dina medarbetare. Ju tidigare ett problem uppmärksammas desto större är möjligheten att nå ett positivt resultat med ditt förebyggande rehabiliteringsarbete. Om det finns anledning att misstänka att en medarbetare inte mår bra är det av stor vikt att tidigt söka orsaken till problem och sätta in lämpliga stödåtgärder för att förebygga risken att medarbetaren på sikt hamnar in i en lång sjukskrivning.

Några exempel på tidiga signaler hos medarbetaren:

  • upprepad korttidssjukfrånvaro (6 sjukfrånvarotillfällen senaste 12 månader)
  • beteendeförändringar, t.ex. isolerar sig från arbetskamraterna, blir tyst och inåtvänd
  • irritation, aggressivitet, oro, rastlöshet, ”allt är tungt och jobbigt”
  • arbetar överambitiöst
  • arbetsprestationen minskar
  • svårigheter att passa tider
  • har ofta olika krämpor
  • samarbetssvårigheter.

Undersök sjukfrånvaro

Undersök medarbetarens sjukfrånvaro. Det är ofta nödvändigt att se ett år bakåt i tiden för att få en uppfattning om det finns något mönster eller när en förändring har börjat uppträda. Långtidssjukfrånvaro börjar ofta som upprepad korttidssjukfrånvaro, den ökar ofta till tätare och längre frånvarotillfällen. Att uppmärksamma detta i tid kan förhindra att medarbetare blir långtidssjukskrivna. Orsakerna till sjukfrånvaron kan vara medicinska men också ha sin grund i medarbetarens arbets- och/eller privatsituation. Genom en kartläggning kan vi som arbetsgivare lättare vidta åtgärder för att förebygga framtida ohälsa och arbetsoförmåga.

Du som chef ska därför arbeta systematiskt med upprepad korttidssjukfrånvaro genom att:

En av åtgärderna kan vara att läkarintyg kan krävas från första sjukdagen. Ta kontakt med din rådgivare på Personalavdelningen för råd och stöd.

Förebyggande rehabiliteringssamtal

Förebyggande rehabiliteringssamtal ska genomföras med en medarbetare:

  • som haft upprepad sjukfrånvaro, dvs. sex sjuktillfällen de senaste 12 månaderna eller
  • när du bedömer att det finns anledning till samtal på grund av att allt inte verkar vara som det borde vara eller
  • när medarbetare initierar samtalet.

Genom ett samtal med medarbetaren kartlägger du som chef orsaken till problemet och ser vilka möjligheter som finns för att ge stöd eller vilka åtgärder som behöver vidtas. Syftet med samtalet är att förebygga eventuell sjukskrivning och fånga tidiga signaler på att din medarbetare inte mår bra samt vidta åtgärder för att förebygga framtida ohälsa och arbetsoförmåga. Samtal är bästa sättet att identifiera behov av åtgärder. Våga fråga!

Genom att konkretisera och formulera en handlingsplan ökar möjligheten att hitta rätt åtgärd och stöd så att medarbetaren får den hjälp som behövs för att fungera på arbetet.

Utifrån det systematiska arbetsmiljöarbetet är det viktigt att du även tar hand om de organisatoriska och sociala aspekter som framkommer i samtalet; exempelvis arbetsbelastning, arbetstid, resurser och befogenheter med mera.

Den chef som behöver stöd inför det förebyggande rehabiliteringssamtalet kan kontakta sin rådgivare på Personalavdelningen.

Verktygslåda, förebyggande rehabiliteringsarbete


Det här behöver du som chef göra när din medarbetare är sjukskriven mellan 1 och 7 dagar, oavsett om sjukskrivningen är på del- eller heltid.

Sjukanmälan

Sjukskrivning börjar med att din medarbetare sjukanmäler sig till dig som närmaste chef. Sjukanmälan bör komma direkt från medarbetaren via telefon, sms eller e-post.

Läs mer på Om du blir sjuk.

Initiera och håll kontakten med medarbetaren

Om du inte har pratat med medarbetaren direkt, följ upp med ett telefonsamtal senast dag 3 för att stämma av situationen och tidigt skapa en dialog om när medarbetaren kan tänkas komma åter i arbete.

Tidig och regelbunden kontakt med sjukskriven medarbetare har stor betydelse i hur lyckad och snabb återgången i arbetet blir.

Om det redan nu framgår att sjukskrivningen kan bli långvarig är det viktigt att du som chef bokar in regelbundna avstämningar (till exempel en gång i veckan) med din medarbetare för att följa upp hur medarbetaren mår samt prognosen för återgång i arbete.

Läs mer i kontaktsamtal (guide) Word, 223.9 kB..

Bedömning, dag 1–7

Rätten till sjuklön

Det är du som chef som, enligt lagen om sjuklön (1991:1047), bedömer rätten till sjuklön. För att ha rätt till sjuklön gäller att medarbetarens arbetsförmåga är nedsatt på grund av sjukdom i förhållande hens ordinarie arbete. Sjuklönen är steglös, det vill säga den kan betalas med vilken procentsats som helst.

De första sju dagarna i en sjukskrivningsperiod krävs i vanliga fall inte något läkarintyg, men om det finns särskilda skäl (Villkorsavtalet 7 kap, 3 §) kan du som chef begära att medarbetaren ska lämna läkarintyg tidigare än dag 8. Detta kan exempelvis gälla när det finns en misstanke om en felaktig sjukanmälan, t.ex. när en medarbetare ”hotar” med att vara sjuk om hen inte får vara ledig. Detta ska inte förväxlas med förstadagsintyg då det endast gäller vid enstaka tillfällen och inte under en överenskommen period.

Om du behöver råd och stöd vid bedömningen, ta gärna kontakt med din rådgivare på Personalavdelningen.

Upprepad korttidssjukfrånvaro

Ta ut rapporten i Primula om antal sjukfrånvarotillfällen, se lathunden:

Lathund för att ta fram rapport sjuktillfällen i Primula Pdf, 297.8 kB.

Om medarbetarens korttidssjukfrånvaro överstiger 6 tillfällen under en 12 månaders period, följ rutinerna enligt förebyggande rehabiliteringsarbete:

Förebyggande rehabiliteringsarbete

Förstadagsintyg

Enligt Villkorsavtalet, 7 kap. 3 §, har arbetsgivaren möjlighet att kräva att medarbetaren styrker sin frånvaro med läkarintyg från första sjukdagen. Detta är en åtgärd som endast vidtas i enstaka fall och beslutas av personalchefen. Om du överväger denna åtgärd, ta kontakt med din rådgivare på Personalavdelningen.

Anpassningar eller reseersättning

Du kan redan nu i samråd med medarbetaren undersöka, om tillfälliga anpassningar skulle göra det möjligt för medarbetaren att arbeta trots sin sjukdom.

Till exempel anpassningar av ordinarie arbetsuppgifter, anpassningar av arbetstider, andra arbetsuppgifter eller att arbeta hemifrån.

Om sjukdomen hindrar medarbetaren att ta sig till och från arbetet på ordinarie sätt, har du möjlighet att betala ersättning för merkostnader för resor till och från arbete i stället för sjuklön. Reseersättningen är skattepliktig och kan bara betalas ut om medarbetaren är sjukskriven på heltid.

Planera och dokumentera

Om du gör en bedömning att medarbetaren blir sjukskriven en längre period, gör snarast en preliminär plan för vad du behöver göra under olika delar av sjukskrivningsperioden. Till din hjälp finns rehabkalender.

Rehabkalender – viktiga datum i rehabärendet Excel, 36.9 kB.

Kom ihåg att dokumentera alla viktiga händelser i ärendet. Använd gärna mallen för minnesanteckningar.

Minnesanteckningar, mall Word, 227.4 kB.

Verktygslåda, dag 1–7

Läkarintyg från dag 8

Från och med dag åtta i sjukskrivningsperioden ska medarbetaren lämna in ett läkarintyg till dig som chef. Läkarintyget ska lämnas i sin helhet, bara diagnosen får döljas. Medarbetaren har rätt att själv välja läkare, förutom i de fall där du som chef efterfrågat ett intyg tidigare än från och med dag åtta (exempelvis vid förstadagsintyg), där medarbetaren ska gå via företagshälsovården.

Läkarintyget ska lämnas in skyndsamt. Vid problem att få tag på läkaren eller att läkartiden är inbokad efter dag åtta, ska medarbetaren ha en dialog med dig som chef så att du känner till varför läkarintyget dröjer. Det är dock viktigt att läkarintyget är skrivet från och med dag åtta, vilket kan innebära att läkaren eventuellt får skriva läkarintyget retroaktivt.

Den delen av läkarintyget där informationen om sjukskrivningsgrad, sjukperiod och medarbetarens namn och personnummer framgår ska därefter skickas vidare till Lönesektionen på Personalavdelningen.

Håll alla läkarintyg och all annan dokumentation i ärendet ordnade och förvara det på ett säkert sätt.

Hantering av ofullständiga läkarintyg

Det är medarbetarens ansvar att genom ett läkarintyg styrka nedsättning av arbetsförmågan. Medarbetaren ska även lämna in andra upplysningar som behövs för att kartlägga behovet av rehabilitering, t ex beslut från Försäkringskassan. Om ett läkarintyg inte innehåller tillräckliga uppgifter för att du som chef kan göra den bedömningen, får medarbetaren ta kontakt med sin läkare för att få läkarintyget kompletterat.

Håll kontakten

Fortsätt att hålla en kontinuerlig kontakt med medarbetaren. Följ gärna upp informationen i läkarintyget och ställ frågor om prognosen för återgång i arbete. Du behöver fortsätta att utreda möjliga arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder för att öka möjligheten till återgång i arbete. Om medarbetaren inte har någon arbetsförmåga alls kan ni diskutera om det finns andra sätt att hålla en god kontakt med arbetsplatsen, exempelvis genom att delta vid gemensamma aktiviteter och besök.

Läs gärna mer i kontaktsamtal (guide) Word, 223.9 kB..

Om det framgår att medarbetaren blir sjukskriven en längre tid, kan du skicka Rehabilitering – informationsblad till medarbetaren. Skriv gärna ut informationsbladet och posta det hem till medarbetaren. Du kan nämna det till medarbetaren under ditt kontaktsamtal.

Rehabilitering – informationsblad för medarbetare Pdf, 370.3 kB.

Bedömning, dag 8–14

Rätten till sjuklön

Du som chef ska utifrån uppgifterna i läkarintyget bedöma rätten till sjuklön. Precis som tidigare gäller att rätten till sjuklön föreligger när medarbetarens arbetsförmåga är nedsatt på grund av sjukdom i förhållande ordinarie arbete. Medarbetaren kan välja att arbeta mer än vad läkarintyget anger, men aldrig mindre.

Rätten till sjukfrånvaro

Om du som chef har bedömt att medarbetaren har rätt till sjuklön får även hen vara frånvarande från arbetet.

Arbetslivsinriktade åtgärder

Det kan framgå från läkarintyget eller på annat sätt att det är aktuellt att sätta in arbetslivsinriktade åtgärder, i form av tillfälliga anpassningar, arbetsträning, arbetsresor m.m. Då är det viktigt att du bokar ett möte tillsammans med medarbetaren och sätter igång planeringen för återgång i arbete.

Företagshälsovården

Om du som chef ser behovet kan det vara bra att koppla in företagshälsovård tidigt. Det kan exempelvis vara lämpligt vid misstänkt missbruksproblematik, arbetsrelaterad ohälsa, stressproblematik med mera. Det går också bra att bara ringa för att få rådgivning i ditt ärende med företagshälsovården.

Företagshälsovården är experter på kopplingen mellan det medicinska sjukdomstillståndet och arbetet och kan ge dig som chef stöd och råd under rehabiliteringsprocessen. Hos företagshälsovården finns det kompetens i egenskap av case managers (rehabsamordnare), företagsläkare, psykologer, sjukgymnaster med flera. Du som chef kan anlita företagshälsovården fast medarbetaren har kvar sin sjukskrivande läkare inom hälso- och sjukvården. Däremot kan företagshälsovården aldrig erbjuda några medicinska behandlingar.

Läs mer om vår företagshälsovård
eller på Avonovas webbplats.

Vid arbetsskada eller arbetssjukdom

Om det framgår från läkarintyget eller om du får information på annat sätt att sjukskrivningen beror på arbete eller arbetsskada, ska en anmälan göras anmälan i IA-systemet. Observera att stressrelaterade besvär som har koppling till arbetet kan klassas som arbetssjukdom och därmed också anmälas i IA-systemet.

Följ rutinerna som finns på arbetsskador och tillbud.
IA-systemet

Dokumentera

Kom ihåg att dokumentera alla viktiga händelser, bedömningar och beslut i ärendet.

Använd gärna mallen för minnesanteckningar Word, 227.4 kB..

Verktygslåda, dag 8–14

Bedöm rätten till sjukfrånvaro

Från och med dag 15 i sjukskrivningsperioden betalar Försäkringskassan ersättning i form av sjukpenning till din medarbetare. Medarbetaren behöver ändå inkomma med ett läkarintyg till dig som chef, bland annat för att du ska kunna bedöma rätten till sjukfrånvaro. Observera att även om Försäkringskassan inte beviljar sjukpenning kan medarbetaren fortfarande ha rätt att vara frånvarande från arbetet på grund av sjukdom.

Håll kontakten

Fortsätt att hålla kontakten med medarbetaren med hjälp av de regelbundna avstämningar som ni tidigare kommit överens om. Fokus bör vara att bedöma när medarbetaren är redo att påbörja den arbetslivsinriktade rehabiliteringen.

Läs mer i kontaktsamtal (guide) Word, 223.9 kB..

Kom ihåg att dokumentera dina kontakter med medarbetaren, bedömningar och beslut.

Använd gärna mallen för minnesanteckningar Word, 227.4 kB..

Kontakta din rådgivare – senast dag 20

Hör av dig till din rådgivare på Personalavdelningen senast dag 20 i medarbetarens sjukskrivningsperiod. Då kan du i ett tidigt skede få hjälp och stöd med att hantera ärendet.

Diarieför ärendet – dag 30

När medarbetarens sjukskrivningsperiod går över dag 30 ska du som chef begära ett diarienummer. Ärenden som skapas i Förvaltningen diarieförs centralt, ärenden som skapas på institutionerna diarieförs lokalt. Ärendet ges en ärendemening: Rehabiliteringsärende; sekretessbelagt. Ärendet i diariet följer Stockholms universitets rutiner för hantering av ärenden med sekretess och ska inte innehålla några handlingar. Det ska finnas en hänvisning i diariet att handlingarna förvaras i rehabiliteringsakten på institutionen/motsvarande. Uppdatera diariet om det sker en ändring i var handlingarna förvaras; exempelvis om medarbetaren slutar eller byter arbetsplats.

Läs mer i Dokumentation i rehabiliteringsärenden.

Plan för återgång i arbete – senast dag 30

Senast dag 30 i sjukskrivningsperioden ska du tillsammans med din medarbetare upprätta en Plan för återgång i arbete, oavsett om sjukskrivningen är på hel- eller deltid.

Använd Stockholms universitets plan för återgång i arbete Word, 171 kB..

Om du och din medarbetare ska planera för deltidsarbete:

Använd även mallen kartläggning av arbetsuppgifter, planering av deltidsarbete Word, 225 kB..

Om du bedömer att det inte är aktuellt med några arbetslivsinriktade åtgärder vid detta tillfälle, ska Planen för återgång i arbete ändå upprättas. Markera i planen att inga åtgärder vidtas och motivera varför.

Medarbetarens motivation att komma tillbaka i arbetet är högst i början av sjukskrivningsperioden och det är därför betydelsefullt att komma igång med ett aktivt rehabiliteringsarbete inom de tre första månaderna.

Håll Planen för återgång i arbete levande och aktuell genom att följa upp aktiviteterna samt upprätta en ny plan om du bedömer att det behövs.

Planen för återgång i arbete kan begäras in av Försäkringskassan, men den är i första hand till för dig som chef och för din medarbetare.

Åtgärder i Planen för återgång i arbete

Om det inte finns några medicinska hinder för att påbörja den arbetslivsinriktade rehabiliteringen, ska planering för återgång i ordinarie arbete göras, på del- eller heltid.

Medarbetaren ska vara delaktig och aktiv i planeringen. Lyssna på din medarbetare, be hen att beskriva sin arbetsförmåga och komma med egna förslag på åtgärder. Om medarbetaren, utan godtagbara skäl, inte medverkar i sin rehabilitering eller avbryter den i förtid, ta kontakt med din rådgivare på Personalavdelningen för vidare hantering av ärendet.

Ta hänsyn till vad den sjukskrivande läkaren skriver om medarbetarens begränsningar i arbetsförmågan och vad ni behöver tänka på vid återgång i arbete.

Ta också hänsyn till vad som är realistiskt i din verksamhet. Som arbetsgivare har vi ett långtgående rehabiliteringsansvar. Vi är dock inte skyldiga att anpassa arbetet, om detta

  • leder till en försämrad arbetsmiljö för andra medarbetare
  • innebär utvidgning av verksamheten (nya anställningar tillskapas eller arbetsuppgifter som inte är motiverade ur verksamhetssynpunkt)
  • innebär betydande organisationssvårigheter eller om anpassningen inte är ekonomiskt försvarbar.

Exempel på åtgärder

Åtgärder som förbereder medarbetaren för återgång i arbete

När medarbetaren fortfarande är heltidssjukskriven, kan dessa åtgärder hjälpa till att förstärka och uppbygga medarbetarens arbetsförmåga.

Det kan exempelvis handla om att uppmuntra till fysisk aktivitet, stöd vid missbruksproblematik, stödsamtal hos företagshälsovården, besök på arbetsplatsen, lunch eller fika med kollegor, arbetsprövning i samarbete med Försäkringskassan.

Anpassning av det ordinarie arbetet

Innan ni börjar med att göra anpassningar av medarbetarens ordinarie arbete, ska du och din medarbetare kartlägga hens arbetsuppgifter och uppdrag.

Använd mallen kartläggning av arbetsuppgifter, planering av deltidsarbete. Word, 225 kB.

Anpassningsåtgärderna kan vara av följande slag:

  • anpassning av de ordinarie arbetsuppgifternas mängd, innehåll och variation
  • ändrade arbetsmetoder eller arbetsorganisation (t.ex. att arbeta på annat sätt än tidigare, att ingå i en annan arbetsgrupp m.m.).

Ändrade arbetstider

Till exempel att komma senare eller sluta tidigare)

Anpassning av var arbetet utförs

Ni kan komma överens om att medarbetaren under en begränsad period får arbeta hemifrån någon dag i veckan. Ibland kan det istället vara bäst ur rehabiliteringssynpunkt att medarbetaren befinner sig på kontoret alla dagar i veckan.

Arbetsträning

Under en arbetsträning kan medarbetaren i långsamt takt och utan krav på prestation träna upp sin arbetsförmåga. Detta kan vara lämpligt om medarbetaren har varit sjuk på heltid under en längre period.

I vissa fall kan medarbetaren arbetsträna med rehabiliteringsersättning från Försäkringskassan. Försäkringskassan fattar då beslut och ansvarar för planering och utvärdering av arbetsträningen.

Deltidsarbete

Medarbetaren arbetar deltid med ordinarie eller anpassade arbetsuppgifter.

Tillfällig omplacering

Ibland finns det en anledning till att medarbetaren tillfälligt omplaceras till en annan arbetsplats inom Stockholms universitet för att t.ex. arbetsträna. Kontakta i så fall din rådgivare på Personalavdelningen för vidare planering.

Mentor/fadder

Du som chef kan utse någon av medarbetarens kollegor att vara ett extra stöd under en period för att hjälpa medarbetaren till exempel med olika frågor eller att lära sig nya rutiner m.m. Du som chef behåller fortfarande ditt rehabiliteringsansvar.

Anpassning av arbetsplatsen

Åtgärderna handlar om förändringar i den fysiska arbetsmiljön, till exempel anskaffande av arbetshjälpmedel eller att anpassa lokaler.

Försäkringskassan

Arbetsresor

Om sjukdomen hindrar medarbetaren att ta sig till och från arbetet på ordinarie sätt, kan Försäkringskassan byta ut sjukpenning mot arbetsresor. Det är medarbetaren som ansöker om arbetsresor hos Försäkringskassan.

Uppföljning

Kontinuerlig uppföljning av Planen för återgång i arbete syftar till att utvärdera de tidigare åtgärderna och eventuellt besluta om nya åtgärder. Skriv i så fall en ny Plan för återgång i arbete med uppdaterad information. Uppföljningen bör ske i ett möte men ibland kan det även fungera över telefon.

Under hela den arbetslivsinriktade rehabiliteringen är kortare och regelbundna avstämningar ett viktigt instrument för att lyckas med åtgärderna. En halvtimmes avstämning en gång i veckan (exempelvis på måndag morgon eller fredag eftermiddag) är att rekommendera. Fysiska möten är att föredra, men avstämningen kan även ske på telefon eller digitalt (exempelvis via Zoom). Vi rekommenderar inte att stämma av via e-post, då dialogen är viktig för uppföljningen.

Stöd i planeringen

Vid planeringen av åtgärder för återgång i arbete kan du ta hjälp av

  • Din rådgivare på Personalavdelningen
    Rådgivaren kan vara ett bollplank samt hjälpa till exempelvis med arbetsträning i andra delar av verksamheten, omplaceringar, samtalsstöd, arbetsrättsliga frågor med mera.
  • Företagshälsovården
    Du kan anlita en case manager på företagshälsovården som hjälper till med samordningen i ärendet och kan vara ett bra stöd när ni planerar olika åtgärder. Andra tjänster hos företagshälsovården som kan vara aktuella är exempelvis bedömning av företagsläkare, ergonomiutredning av arbetsplatsen, samtalsstöd, konflikthantering, krishantering med mera.

Dokumentera

Kom ihåg att dokumentera alla viktiga händelser, bedömningar och beslut i ärendet.

Använd gärna mallen för minnesanteckningar Word, 227.4 kB..

Försäkringskassan

Ersättning

Från och med dag 15 i sjukskrivningen beslutar Försäkringskassan om ersättning till medarbetaren. Ersättningen är i form av sjukpenning. Dag 15 anmäler lönehandläggaren första sjukdag till Försäkringskassan. Medarbetaren själv ansvarar för att hantera sitt ärende hos Försäkringskassan, dvs. ansöker om sjukpenning, lämnar in läkarintyg samt uppger sin inkomst till Försäkringskassan. Om Försäkringskassan vill ha medarbetarens inkomst styrkt, kan medarbetaren vända sig till Lönesektionen på Personalavdelningen. Under tiden som medarbetaren uppbär sjukpenning betalar vi som arbetsgivare ett sjukpenningtillägg. Sjukpenningtillägget upphör om Försäkringskassan beslutar att inte längre bevilja sjukpenning.

Rätt till sjukpenning

Försäkringskassan bedömer rätten till sjukpenning enligt den så kallade rehabiliteringskedjan. Mellan dag 15 och 90 i sjukskrivningsperioden har medarbetaren rätt till sjukpenning om arbetsförmågan är nedsatt i förhållande till medarbetarens ordinarie arbete eller annat lämpligt arbete som arbetsgivaren tillfälligt kan erbjuda.

Rehabiliteringskedjan

För att kunna bedöma rätten till sjukpenning kan Försäkringskassan behöva kontakta arbetsgivare (via arbetsgivarutlåtande eller telefon) för att utreda i fall det finns möjlighet att tillfälligt erbjuda medarbetaren andra arbetsuppgifter, eller om det går att anpassa arbetsplatsen eller arbetsförhållandena så att medarbetaren kan arbeta trots sjukdomen. Försäkringskassan kan även begära in er Plan för återgång i arbete. Skicka då en kopia på den senaste planen som du och din medarbetare har upprättat.

Om Försäkringskassan beslutar att inte betala ut sjukpenningen till medarbetaren, ta kontakt med din rådgivare på Personalavdelningen för rådgivning om fortsatt handläggning.

Avstämningsmöte

Försäkringskassan kan utifrån sitt samordningsansvar kalla dig som chef och din medarbetare till ett avstämningsmöte. Även andra aktörer kan delta, som exempelvis behandlande läkare, Arbetsförmedlingen, företagshälsovården, fackligt ombud med flera. Syftet med avstämningsmötet är att klarlägga vilka arbetsuppgifter medarbetaren, trots sin sjukdom, kan utföra samt ta ställning till vilka åtgärder som krävs för att medarbetaren ska komma tillbaka till arbetet. Försäkringskassan leder och dokumenterar avstämningsmötet.

Läs mer om Försäkringskassans information för arbetsgivare för dag 1–90 på Försäkringskassans webbplats.

Verktygslåda, dag 15–90

Fortsätt med den tidigare planeringen

I den här delen av rehabiliteringsprocessen handlar det om att följa er tidigare planering som ni lagt under föregående period i rehabiliteringsprocessen, det vill säga under Sjuk, dag 15–90.

Det som skiljer sig från den tidigare perioden är hur Försäkringskassan bedömer i medarbetarens ärende och hur Försäkringskassans beslut kan påverka vår hantering i ärendet. Se mer information nedan under rubriken Försäkringskassan.

Det viktigaste är att du som chef regelbundet håller kontakten med din medarbetare.

Medarbetaren ska inkomma med ett komplett läkarintyg (endast diagnosen får döljas) till dig som chef för att du ska kunna bedöma rätten till sjukfrånvaro och planera återgång i arbetet. Håll er Plan för återgång i arbete aktuell och anpassa åtgärderna till nyinkommen information, bedömningar och händelser som påverkar medarbetarens arbetsförmåga.

Kom ihåg att du kan få stöd i planeringen. Om du inte har gjort det tidigare, bör du kontakta din rådgivare på Personalavdelningen för få hjälp med planeringen och att eventuellt sätta in fler åtgärder, som till exempel företagshälsovården.

Kom ihåg att fortsätta dokumentera i ärendet.

Omplacering

Under den här perioden är målet med den arbetslivsinriktade rehabiliteringen fortfarande att i första hand rehabilitera din medarbetare till hens ordinarie anställning. Men i vissa fall kan det bli aktuellt med en tillfällig omplacering för att pröva medarbetarens arbetsförmåga i ett annat arbete på Stockholms universitet.

När alla möjligheter att återgå i den ordinarie anställningen är uttömda kan det bli fråga om en varaktig omplacering.

Ta alltid kontakt med din rådgivare på Personalavdelningen om du bedömer att omplacering kan bli aktuell.

Försäkringskassan

Rätt till sjukpenning

Från och med dag 91 i sjukskrivningsperioden skärper Försäkringskassan bedömningen och medarbetarens arbetsförmåga bedöms i förhållande till annat arbete inom Stockholms universitet. Medarbetaren har bara rätt till sjukpenning i den omfattning hen inte kan utföra något arbete inom Stockholms universitet.

Om Försäkringskassan beslutar att inte betala ut sjukpenningen till medarbetaren, är hen skyldig att meddela det till dig som chef. Ta kontakt med din rådgivare på Personalavdelningen för rådgivning om fortsatt handläggning. Meddela även Lönesektionen att medarbetaren inte längre har rätt till sjukpenning och från vilket datum beslutet gäller.

Observera att medarbetaren kan fortsatt ha rätt till sjukfrånvaro och att ditt rehabiliteringsansvar kvarstår så länge medarbetaren är sjukskriven och anställd hos oss, även om rätten till sjukpenning upphör. Medarbetaren ska därför fortsatt inkomma med läkarintyg till dig som chef.

Kontakt med Försäkringskassan

För att kunna bedöma rätten till sjukpenning kan Försäkringskassan behöva kontakta arbetsgivare för att utreda om medarbetaren klarar av ett annat arbete inom Stockholms universitet. Det kan ske via brev eller telefon.

Försäkringskassan kan även begära in er Plan för återgång i arbete. Skicka då en kopia på den senaste planen som du och din medarbetare har upprättat.

Försäkringskassan kan i samordningssyfte kalla till ett avstämningsmöte som du som chef och arbetsgivarrepresentant är skyldig att närvara vid.

Arbetsträning i samarbete med Försäkringskassan

I vissa fall kan Försäkringskassan hjälpa medarbetaren med en långsam upptrappning av arbetsförmågan i form av arbetsträning. Om du tror att arbetsträning skulle hjälpa din medarbetare att komma tillbaka till arbetet kan du ta kontakt med dennes handläggare på Försäkringskassan. Om Försäkringskassan bedömer att detta är en effektiv rehabiliteringsåtgärd för din medarbetare, tar de fram en plan tillsammans med dig som arbetsgivare, medarbetaren och hens läkare.

Under arbetsträningen betalar Försäkringskassan ut rehabiliteringsersättning till medarbetaren. Medarbetaren ska arbetsträna minst en fjärdedel av sin normala arbetstid under längst tre månader. Ofta behöver arbetsträningen kombineras med andra åtgärder, till exempel anpassning av arbetsplatsen och arbetstiderna eller olika arbetshjälpmedel.

Läs mer om Försäkringskassans information för arbetsgivare från dag 91 på försäkringskassans webbplats.

Verktygslåda, dag 91–180

Fortsätt med den tidigare planeringen

Nu har din medarbetare varit sjuk i över ett halvår och det är av största vikt att du aktivt arbetar med ärendet för att driva det framåt.

Följ er planering som ni lagt tidigare i ärendet. För detaljerad beskrivning, läs gärna i rehabiliteringsprocessen under Sjuk, dag 15–90.

Det som skiljer sig från den tidigare perioden är hur Försäkringskassan bedömer i medarbetarens ärende och hur Försäkringskassans beslut kan påverka vår hantering i ärendet. Se mer information nedan under rubriken Försäkringskassan.

Det viktigaste är att du som chef regelbundet håller kontakten med din medarbetare.

Medarbetaren ska inkomma med ett komplett läkarintyg (endast diagnosen får döljas) till dig som chef för att du ska kunna bedöma rätten till sjukfrånvaro och planera återgång i arbetet. Håll er Plan för återgång i arbete aktuell och anpassa åtgärderna till nyinkommen information, bedömningar och händelser som påverkar medarbetarens arbetsförmåga.

Även här kan det bli aktuellt att ta ställning till en tillfällig eller permanent omplacering. Ta i så fall kontakt med din rådgivare på Personalavdelningen.

Kom ihåg att du kan få stöd i planeringen. Om du inte har gjort det tidigare, bör du kontakta din rådgivare på Personalavdelningen för att få hjälp med planeringen och för att eventuellt sätta in fler åtgärder.

Och kom ihåg att fortsätta dokumentera i ärendet.

Försäkringskassan

Rätt till sjukpenning

Från och med dag 181 i sjukskrivningsperioden bedömer Försäkringskassan medarbetarens arbetsförmåga utifrån alla normalt förekommande arbeten på arbetsmarknaden, det vill säga att medarbetaren bara har rätt till sjukpenning i den omfattning som hen inte kan utföra något arbete på den vanliga arbetsmarknaden. Det kan innebära att Försäkringskassan inte betalar någon sjukpenning trots att medarbetaren inte har någon arbetsförmåga i sin ordinarie anställning.

Det finns fyra undantag:

  • Om Försäkringskassan bedömer att övervägande skäl talar för att medarbetaren kan gå tillbaka till arbete vid Stockholms universitet inom ett år från den första sjukdagen. Med övervägande skäl menas att mer talar för än emot att medarbetaren kan återgå i arbete hos oss som arbetsgivare. För att Försäkringskassan ska kunna bedöma detta krävs exempelvis att du och din medarbetare har tagit fram en plan för återgång i arbete.
  • Om det kan anses oskäligt att bedöma medarbetarens arbetsförmåga i förhållande till arbete på den vanliga arbetsmarknaden, till exempel om hen är svårt sjuk.
  • Försäkringskassan bedömer att särskilda skäl talar för en återgång till arbete hos arbetsgivaren senast dag 550. Prognosen för återgång i arbete måste vara tydlig och det måste vara stor sannolikhet att personen kan återgå senast dag 550.
  • Medarbetaren är 62 år eller mer.

Om Försäkringskassan beslutar att inte betala ut sjukpenning till medarbetaren, är hen skyldig att meddela detta till dig som chef. Ta då kontakt med din rådgivare på Personalavdelningen för rådgivning om fortsatt handläggning. Meddela även Lönesektionen att medarbetaren inte längre har rätt till sjukpenning och från vilket datum beslutet gäller.

Observera att medarbetaren kan fortsatt ha rätt till sjukfrånvaro och att ditt rehabiliteringsansvar kvarstår så länge medarbetaren är sjukskriven och anställd hos oss, även om rätten till sjukpenning upphör. Medarbetaren ska därför fortsatt inkomma med läkarintyg till dig som chef.

Kontakt med Försäkringskassan

Försäkringskassan kan ta kontakt med dig som chef utifrån sitt samordningsuppdrag. De kan till exempel begära in er kopia på Plan för återgång i arbete eller kalla till ett avstämningsmöte som du som chef och arbetsgivarrepresentant är skyldig att närvara vid. Försäkringskassan kan även besluta om en arbetsträning som en lämplig åtgärd för medarbetaren.

Läs mer om Försäkringskassans information för arbetsgivare från dag 181 på Försäkringskassans webbplats.

Verktygslåda, dag 181–365

Fortsätt med den tidigare planeringen

Nu har din medarbetare varit sjuk i över ett år och ni har säkert en pågående planering som ni följer upp. Läs gärna i rehabiliteringsprocessen under Sjuk, dag 15–90.

Det som skiljer sig från den tidigare perioden är hur Försäkringskassan bedömer i medarbetarens ärende och hur Försäkringskassans beslut kan påverka vår hantering i ärendet. Se nedan under rubriken Försäkringskassan.

Det viktigaste är att du som chef regelbundet håller kontakten med din medarbetare.

Medarbetaren ska inkomma med ett komplett läkarintyg (endast diagnosen får döljas) till dig som chef för att du ska kunna bedöma rätten till sjukfrånvaro och planera återgång i arbetet. Håll er Plan för återgång i arbete aktuell och anpassa åtgärderna till nyinkommen information, bedömningar och händelser som påverkar medarbetarens arbetsförmåga.

Även här kan det bli aktuellt att ta ställning till tillfällig eller permanent omplacering. Ta i så fall kontakt med din rådgivare på Personalavdelningen.

De flesta långa sjukfall är komplexa och svåra att hantera. Du kan få stöd i planeringen. Om du inte har gjort det tidigare, bör du kontakta din rådgivare på Personalavdelningen för få hjälp med planeringen och att eventuellt sätta in fler åtgärder.

Och kom ihåg att fortsätta dokumentera i ärendet.

Försäkringskassan

Rätt till sjukpenning

Innan dag 365 i sjukskrivningsperioden gör Försäkringskassan en utredning om medarbetaren kan klara av ett annat arbete på arbetsmarknaden. Om utredningen visar att medarbetaren kan klara ett annat arbete, upphör rätten till sjukpenning efter 365 dagar.

Försäkringskassan kan göra undantag om:

  • Försäkringskassan bedömer att särskilda skäl talar för en återgång till arbete hos arbetsgivaren senast dag 550. Prognosen för återgång i arbete måste vara tydlig och det måste vara stor sannolikhet att personen kan återgå senast dag 550.
  • Det kan anses oskäligt att bedöma medarbetarens arbetsförmåga i förhållande till arbete på den vanliga arbetsmarknaden, till exempel om hen är svårt sjuk.
  • Medarbetaren är 62 år eller äldre.

Om Försäkringskassan beslutar att inte betala ut sjukpenningen till medarbetaren, ta kontakt med din rådgivare på Personalavdelningen för rådgivning om fortsatt handläggning. Meddela även Lönesektionen att medarbetaren inte längre har rätt till sjukpenning och från vilket datum beslutet gäller.

Observera att medarbetaren kan fortsatt ha rätt till sjukfrånvaro och att ditt rehabiliteringsansvar kvarstår så länge medarbetaren är sjukskriven och anställd hos oss, även om rätten till sjukpenning upphör. Medarbetaren ska därför fortsatt inkomma med läkarintyg till dig som chef.

Kontakt med Försäkringskassan

Försäkringskassan kan ta kontakt med dig som chef utifrån sitt samordningsuppdrag. De kan till exempel begära in er kopia på Plan för återgång i arbete eller kalla till ett avstämningsmöte som du som chef och arbetsgivarrepresentant är skyldig att närvara vid. Försäkringskassan kan även besluta om en arbetsträning som en lämplig åtgärd för medarbetaren.

Läs mer om Försäkringskassans information för arbetsgivare från dag 366 på Försäkringskassans webbplats.

Verktygslåda, från dag 366


När medarbetaren har uppnått sin arbetsförmåga och inte längre är sjukskriven, ska den arbetslivsinriktade rehabiliteringen formellt avslutas.

De vanligaste skälen till att avsluta den arbetslivsinriktade rehabiliteringen är att:

  • medarbetaren är åter i sitt ordinarie arbete eller annat arbete inom Stockholms universitet
  • medarbetaren har fått sjukersättning på hel- eller deltid
  • vi som arbetsgivare har fullgjort vårt rehabiliteringsansvar.

Avslutssamtal

Bjud medarbetaren till ett samtal där ni formellt avslutar den arbetslivsinriktade rehabiliteringen. Om flera aktörer har medverkat i en längre rehabilitering, kan det vara lämpligt att de också bjuds till mötet.

Syftet med det här mötet är att sammanfatta den arbetslivsinriktade rehabiliteringen samt lyfta det stöd som medarbetaren eventuellt behöver under en övergångsperiod. Både du och medarbetaren skriver under att nu är den arbetslivsinriktade rehabiliteringen avslutad.

Använd mallen för Avslutssamtal Word, 223.5 kB..

Övergångsperiod

Det är viktigt att du som chef är uppmärksam på medarbetarens mående och arbetsprestation under en begränsad period framöver, även när medarbetaren är åter i arbete på heltid. Boka gärna in korta avstämningar en gång i veckan där du som chef kan följa upp och skapa ett forum för dialog.

Använd gärna guiden för Avstämningar Word, 215.9 kB..

Om ni under ert avslutssamtal har kommit överens om några stödåtgärder under en övergångsperiod, följ gärna upp och uppdatera dessa vid behov.

Verktygslåda – avsluta rehabilitering

Kontakt

Kontaktpersoner vid Personalavdelningen och funktionsadresser

Senast uppdaterad: 2024-11-25

Sidansvarig: Personalavdelningen